כניסה חלקה לתפקיד חדש בחברה חדשה, הבנת תחומי האחריות והדינמיקה של הצוות, ומיזעור המתח ואי הוודאות שעובד חדש חווה בעת כניסתו לתפקיד חדש בחברה שזה עתה קלטה אותו, הם רק חלק מעקרונות הקליטה המוצלחת של עובדים חדשים בארגון.
קליטה טובה ומוצלחת של עובדים חדשים היא בעלת חשיבות רבה ליכולתו של הארגון לשמר לאורך זמן את העובד, ובה בעת היא קובעת במידה לא מעטה את היכולת של העובד החדש להצליח בתפקידו החדש בחברה לרבות מידת הפרודוקטיביות שלו.
במילים אחרות, קליטה מוצלחת מאפשרת לעובדים חדשים ללמוד מהר יותר את דרישות התפקיד, להשתלב מהר יותר בביצוע המשימות ובצוות, ולבצע את המשימות שלהם ביעילות.
אלא שהמשימה לקלוט עובדים חדשים בהצלחה מהווה אתגר לא פשוט עבור מנהל משאבי האנוש. כדי להתמודד עם האתגר ולהצליח בכך, מנהל משאבי האנוש יכול להיעזר ב-ChatGPT.
הבינה המלאכותית באמצעות ChatGPT יכולה לסייע רבות בקליטה מוצלחת של עובדים חדשים, בין השאר על ידי הדרכה, מידע ותמיכה לאורך תהליך ההשתלבות של העובד החדש בחברה.
יצויין, כי ה-ChatGPT יכול אמנם לספק למנהלי משאבי האנוש תמיכה רבת ערך בהליך קליטת העובדים החדשים, אבל מנהלי משאבי אנוש צריכים גם להבטיח קיום אינטראקציות מותאמות אישית ואנושיות במהלך תהליך הקליטה.
בניית מערכות יחסים של העובדים החדשים עם העובדים הוותיקים, הקצאת מנטורים והצעת תמיכה ישירה, הינם חיוניים ליצירת חווית קליטה מסבירת פנים ומכילה עבור עובדים חדשים.
להלן 7 משימות ש-ChatGPT יכול לבצע כדי לסייע בקליטה מוצלחת של עובד חדש:
1 להנגיש מידע חיוני לעובדים החדשים:
מנהלי משאבי אנוש יכולים למנף את ChatGPT כדי לספק לעובדים חדשים מידע חיוני על הארגון, על התרבות הארגונית שלו, על המדיניות ועל הנהלים שלו.
ה- ChatGPT יכול לענות על שאלות נפוצות הקשורות להטבות, שעות עבודה, מדיניות החברה ועוד.
הוא גם יכול לספק לעובד החדש קישורים למסמכים רלוונטיים שעליו למלא או ללמוד, ספרי עזר ומקורות מידע שעובדים חדשים עשויים להזדקק להם במהלך עבודתם החדש בחברה.
2 סיוע מהותי בהבהרת ציפיות:
מנהלי משאבי אנוש יכולים להשתמש ב-ChatGPT כדי להבהיר לעובדים החדשים את הציפיות מהם.
ה- ChatGPT יכול לסייע בהסבר – לעובד החדש – לגבי מהות המשימות ותחומי האחריות של התפקיד החדש, פירוט ציפיות הביצועים ומדדי ביצועים מרכזיים הנדרשים ממנו.
ה-ChatGPT יכול לספק לעובד החדש תובנות לגבי הדינמיקה של הצוות, מבנה הדיווח ותהליכי שיתוף הפעולה. כלומר, לסייע לעובדים חדשים להבין את תפקידם בארגון ומה מצופה מהם.
3 סיוע במשימות הקליטה:
ה-ChatGPT יכול להדריך עובדים חדשים במשימות ותהליכים אדמיניסטרטיביים שונים במהלך תקופת הקליטה בארגון.
הוא יכול לסייע בהקמת חשבונות דואר אלקטרוני של החברה, גישה למערכות ולכלים של החברה, השלמת ניירת הכרחית (מילוי טפסים) והיכרות עם תהליכים פנימיים.
ה- ChatGPT יכול לספק הוראות שלב אחר שלב, ובבד בבד להפנות את העובדים החדשים למקורות מידע רלוונטיים או לאנשי קשר, לצורך סיוע נוסף.
4 שיתוף תובנות תרבותיות וארגוניות:
ה-ChatGPT יכול לסייע בהתאקלמות של עובדים חדשים ושילובם בתרבות הארגונית תוך הקניית הערכים של החברה.
ה- ChatGPT יכול לעזור למנהלי משאבי אנוש לתקשר לעובדים החדשים את התרבות הארגונית, הערכים והמטרות של הארגון.
בנוסף, ה-ChatGPT יכול להסביר לעובדים החדשים את ההיסטוריה של החברה, את החזון שלה לעתיד, ואת דרכי ההתנהגות הנהוגים בארגון.
ה- ChatGPT יכול גם לספק לעובד החדש תובנות על הדינמיקה של הצוות, על נורמות תקשורת ועל המסורות של החברה, מה שמאפשר לעובדים חדשים להבין ולהסתגל לתרבות הארגונית במהירות וביעילות.
5 הקלה על חיבור העובד החדש לעמיתים ובניית רשת קשרים בארגון:
ה- ChatGPT יכול להעלות הצעות לגבי הדרך בה עובדים חדשים יכולים להתחבר לעמיתיהם ולבנות רשת קשרים בתוך הארגון.
הוא יכול לספק טיפים ליצירת רשתות קשרים אפקטיבית, להציג לעובדים את חברי הצוות הרלוונטיים ולהציע הזדמנויות לאינטראקציות חברתיות או פעילויות לבניית גיבוש הצוות.
ה- ChatGPT יכול גם להמליץ על ערוצי תקשורת פנימיים או על קבוצות של עובדים, שהעובדים החדשים יכולים להשתלב בהם ולשתף פעולה עם עמיתיהם.
6 טיפול בחששות ושאילתות:
לעובדים חדשים יש לעתים קרובות שאלות או חששות במהלך תהליך הקליטה בחברה.
ה- ChatGPT יכול לסייע למנהלי משאבי אנוש בטיפול בשאלות אלו ובמתן תשובות בזמן אמת. אספקת מידע מדויק ורלוונטי מאפשרת ל- ChatGPT להקל על אי הוודאות ולהקל על חווית קליטה חלקה יותר לעובדים חדשים.
7 איסוף משוב מהעובדים החדשים לגבי תהליך הקליטה:
מנהלי משאבי אנוש יכולים להשתמש ב-ChatGPT כדי לאסוף משוב מעובדים חדשים על חווית הקליטה שלהם.
ה-ChatGPT יכול לבצע סקרים, לאסוף משוב על היבטים ספציפיים של תהליך הקליטה, ולרכז את התשובות למנהלי משאבי אנוש.
משוב זה יכול להיות בעל ערך בזיהוי תחומים בהם יש צורך בשיפור וביצוע התאמות כדי לשפר את תוכנית הקליטה.
לבסוף חשוב לציין, כי ChatGPT מהווה אמנם כלי מועיל כדי להשלים ולשפר את תהליך הקליטה של עובדים חדשים, אבל האינטראקציה האנושית, בניהולו של מנהל משאבי האנוש, נותרה חיונית לחוויית קליטה מוצלחת.
