האם טכנולוגית הענן יכולה לשרת היטב את היעילות של עבודתה של מחלקת משאבי האנוש או שהיא עלולה לשים בפניה מכשולים ולהציב בפניה אתגרים.
טכנולוגיית הענן מספקת יתרונות רבים למנהלי משאבי אנוש, לרבות נגישות, סקלביליות וחיסכון בעלויות.
עם זאת, חשוב שמנהלי משאבי האנוש יהיו מודעים לחסרונות פוטנציאליים שעלולים לנבוע מהשימוש בטכנולוגית הענן במשאבי האנוש כמו למשל חששות לפרטיות הנתונים והפרעות בשירות.
כדי שמנהלי משאבי האנוש יוכלו להתמודד היטב עם האתגרים שמציבה בפניהם טכנולוגיה זו, עליהם להעריך בקפידה את הצרכים הספציפיים ואת הדרישות הרגולטוריות של הארגון שלהם לפני שהם מחליטים לאמץ פתרונות מבוססי ענן.
במילים אחרות, טכנולוגיית הענן מציעה יתרונות רבים למנהלי משאבי אנוש, אך הכרחי לקחת בחשבון גם את היתרונות וגם את החסרונות הפוטנציאליים.
להלן 7 היתרונות של השימוש בטכנולוגיית ענן עבור מנהלי משאבי אנוש:
1 מדרגיות (סקלביליות):
פתרונות משאבי אנוש מבוססי ענן הם פתרונות שניתנים בקלות להרחבה במידה רבה מאוד.
המשמעות היא שמנהלי משאבי אנוש יכולים להתאים בקלות את צרכי האחסון או העיבוד שלהם ככל שהארגון גדל (ככל שעולה מספר העובדים), מה שהופך אותו לחסכוני ויעיל.
2 נגישות:
השימוש בענן מאפשר למנהלי משאבי אנוש לגשת לנתוני משאבי אנוש וליישומים באופן מקוון מכל מקום ובכל עת. זה חשוב במיוחד עבור עבודה מרחוק וניהול כוח עבודה מפוזר גיאוגרפית.
3 חיסכון בעלויות:
טכנולוגיית ענן כוללת בדרך כלל מודל מבוסס מנוי (כלומר העלויות הן על פי מספר העובדים). בכך פוחת הצורך ברכישה ותחזוקה של הרבה מאוד מערכות חומרה ושל תוכנה מקומית, דבר שמפחית עלויות. זה גם מבטל את הצורך בצוות IT פנימי לניהול תשתית.
4 עדכונים אוטומטיים:
פתרונות ענן מקבלים לעתים קרובות עדכונים ותחזוקה אוטומטיים, מה שמבטיח שמערכות משאבי אנוש תמיד מעודכנות בתכונות ובתיקוני האבטחה העדכניים ביותר.
5 שיתוף פעולה:
כלי משאבי אנוש מבוססי ענן כוללים לרוב תכונות שיתופיות כמו שיתוף מסמכים, שיכולים לשפר את עבודת הצוות בין מנהלי משאבי האנוש וצוותיהם לבין מחלקות אחרות.
6 אבטחת נתונים:
ספקי מערכות ענן בעלי מוניטין, משקיעים רבות באבטחת מידע, ומגנים על נתוני משאבי אנוש מפני פריצות ואובדן נתונים. בנוסף, בדרך כלל יש להם מערכות גיבוי ושחזור חזקות.
7 אינטגרציה:
רבות ממערכות משאבי האנוש מבוססות הענן משתלבות בקלות עם יישומים עסקיים אחרים כמו תוכנות פיננסים או ניהול פרויקטים, ומייעלות את זרימת הנתונים.
להלן 7 חסרונות של שימוש בטכנולוגיית ענן למנהלי משאבי אנוש:
1 חששות לפרטיות נתונים:
אחסון נתוני משאבי אנוש רגישים מחוץ למערכות הנמצאות פיזית בארגון עלול לעורר חששות לגבי פרטיות נתונים ועמידה בתקנות הגנת מידע. מנהלי משאבי אנוש חייבים להבטיח שספק הענן שלהם עומד בחוקים הרלוונטיים.
2 זמן השבתה:
אמנם, ספקי מערכות הענן בדרך כלל שומרים על שיעורי זמן פעולה גבוהים, אבל תמיד קיים סיכון להפרעות בשירות עקב הפסקות או תחזוקה, שעלולות להפריע באופן זמני לפעילות משאבי אנוש.
3 מהירות העברת נתונים:
גישה לכמויות גדולות של נתוני משאבי אנוש או הפעלת משימות עתירות משאבים עלולה להיות איטית יותר כאשר מסתמכים על שרתי ענן, במיוחד אם החיבור לאינטרנט איטי.
4 תלות בספק השירות:
מנהלי משאבי אנוש עלולים להיות תלויים בביצועים של ספק שירותי הענן, אשר עלולים להיות מחוץ לשליטתם. בעיות פיננסיות של ספק שירות, למשל, עלולותת להשפיע על איכות שירות משאבי אנוש.
5 חריגות עלויות:
בעוד ששירותי ענן יכולים לחסוך כסף, מנהלי משאבי אנוש חייבים לנהל ביעילות את העלויות. הוצאות הקשורות למערכות הענן עלולות להצטבר, במיוחד אם לא מפקחים על כך בקפידה.
6 התאמה אישית מוגבלת:
מערכות משאבי אנוש מסוימות בענן עלולות להציע אפשרויות התאמה אישית מוגבלות בהשוואה לפתרונות מקומיים.
המשמעות היא שיתכן שמנהלי משאבי אנוש יצטרכו להתאים את התהליכים שלהם כך שיתאימו לעיצוב התוכנה.
7 דאגות אבטחה:
למרות שספקי ענן משקיעים רבות באבטחת מידע, ארגונים מסוימים עדיין עלולים להרגיש לא בנוח עם הרעיון להפקיד את נתוני משאבי האנוש הרגישים לצד שלישי, במיוחד בתעשיות שמאופיינות בפיקוח גבוה.
