תכנון מראש של הליכי גיוס עובדים והליכי קליטת עובדי חדשים הינו הכרחי עבור מנהלי משאבי אנוש, כדי להבטיח שילוב חלק של עובדים חדשים בארגון.
תוכנית מובנית היטב לתכנון גיוס עובדים חדשים וקליטתם, מאפשרת למשוך את הכישרונות הנכונים, יוצרת מתאם גבוה בין תהליכי הגיוס עם היעדים הארגוניים ומציבה ציפיות ברורות מהרגע הראשון.
קליטה אפקטיבית מטפחת מחוברות מיידית, מפחיתה את שיעורי התחלופה ומאיצה את הפרודוקטיביות על ידי מתן הכלים, הידע והתמיכה הדרושים לעובדים החדשים כדי להצליח.
השקעת הזמן בתכנון קפדני מאפשרת למנהלי משאבי אנוש לשפר את חווית העובדים הכוללת, להניע שימור עובדים לטווח ארוך ובסופו של דבר לתרום להצלחת הארגון.
להלן 6 שלבים חיוניים לתכנון מקדים של הליכי הגיוס וקליטת עובדים חדשים:
1 תכנון נכון של גיוס עובדים:
ראשית, יש לאסוף מידע מדויק לגבי הסוגייה, איך התוכנית העסקית משפיעה על מצבת כוח האדם של הארגון.
כלומר, אילו משרות הארגון יצטרך בטווח הקרוב והארוך, אילו תפקידים וסוגי מיומנויות, אילו תחומים חדשים ועוד.
כדי לאסוף את המידע הזה יש לערוך דיאלוגים מקצועיים עם המנהלים הישירים שהגיוס מיועד לצוותים שלהם. לדוגמה, יש לבצע ניתוח של נתוני גיוס מהעבר, לצורך הפקת לקחים.
בד בבד יש לאסוף מידע על מתחרים בתחומים כמו למשל סקרי שכר, מצב היצע וביקוש לעובדים בתחום הספציפי שהארגון עוסק בו ועוד.
2 לבנות פלטפורמה לבניית תוכנית עבודה:
לאחר איסוף הנתונים והסקת המסקנות יש לתכנן פלטפורמה לבניית תוכנית עבודה המותאמת לצרכים.
פלטפורמה זו צריכה להיות בנויה מארבעה חלקים: תשתיות העבודה הנדרשות לגיוס עובדים כמו למשל מערכת לניהול מועמדים, מקורות הגיוס (סורסינג), תהליכי הגיוס, וצוות הגיוס.
על גבי הפלטפורמה הזאת יש לבנות את תוכנית העבודה. על פי תוכנית העבודה יש לתכנן את התקציב שבמסגרתו ניתן להוציא את התוכנית לפועל. כלומר, תוכנית העבודה היא למעשה השלד.
במהלך השנה ניתן להשתמש בפלטפורמה זאת, כבפלטפורמה שעומדת בבסיס העבודה השוטפת, ועליה ניתן לבצע את השינויים הנדרשים במהירות, ביעילות ובמקצועיות.
לדוגמה, אם התוכנית כוללת גיוס מספר רב של עובדים בתחום מסוים, ניתן להשתמש בה לגיוס מספר רב של עובדים גם בתחום אחר.
לא פחות חשוב: פלטפורמות למידה אלקטרוניות. יש להציע לעובדים קורסים בפלטפורמות הכשרה מקוונות כדי לעזור להם לשפר את כישוריהם בקצב שלהם.
3 פיתוח מנהלים:
ראשית יש להתמקד בשיפורים הנדרשים בכל הנוגע להכשרת מנהלים.
יש ספק הדרכה ספציפית למנהלים כיצד לתקשר ביעילות עם הצוותים שלהם, כולל מתן משוב, ניהול פגישות וטיפוח דיאלוג פתוח.
שנית, יש להקים תוכניות חונכות שבהן עובדים מנוסים יכולים להדריך אחרים ולתמוך באחרים בפיתוח כישורי התקשורת הבינאישיים שלהם.
4 תקשורת יעילה ושקיפות:
יש להגדיר בבירור ערוצי תקשורת עבור סוגים שונים של תקשורת, כגון דיווח על בעיות, שיתוף עדכונים ומתן משוב.
בנוסף, יש לוודא שהתקשורת והתפקידים מוגדרים היטב בצוותים כדי למנוע בלבול ולהבטיח לקיחת אחריות על יד בעלי התפקידים הרלוונטיים.
5 קבלת החלטות שקופה:
יש לשתף את העובדים בתהליכי קבלת ההחלטות וברציונל מאחורי החלטות מפתח.
שקיפות זו עוזרת לבנות אמון והבנה בקרב העובדים החדשים ובקרב הצוותים הוותיקים כאחד.
כמו כן יש לשלב עובדים בתהליכי קבלת החלטות במידת הצורך, כגון באמצעות מפגשי סיעור מוחות או סקרים.
6 להטמיע הליכי ביקורת:
יש לערוך ביקורות סדירות של שיטות תקשורת פנימיות כדי לזהות נקודות חוזק ותחומים שיש לשפרם. יש להשתמש במשוב מהעובדים כדי להנחות הערכות אלה.
במקביל, יש לקבוע מדדי ביצועים מרכזיים, למדידת האפקטיביות של מאמצי התקשורת הפנימית. יש לעקוב אחר שיעורי המחוברות, זמני תגובה של המשוב ומידת שביעות הרצון כללית של העובדים.
יש להשתמש בתובנות שהושגו מהביקורות ומהשוב כדי לבצע שיפורים מתמשכים באסטרטגיות.
ולבסוף, יש להיות מעודכנים כל העת לגבי שיטות התקשורת עם העובדים ולגבי מגמות חדשות כדי לשמור על נהלי התקשורת של החברה מעודכנים ואפקטיביים.
