היכולת לשמר ידע בארגון היא אחד המשאבים היותר חשובים שכל ארגון זקוק לו, כדי להתפתח על פני זמן.
החשיבות של שימור הידע נובעת מהעובדה, שכל עוד אין תיעוד ושימור של הידע בתוך הארגון, הארגון מאבד ידע שהינו חשוב ומהותי לחברה.
להלן 6 כללים ונהלים שארגון יכול ליישם כדי לשמר ידע בארגון:
1 הגדרת מטרות מחלקתית בשילוב עם תיעוד שוטף של כל מידע חדש שנצבר במחלקה:
חשוב מאוד שבכל מחלקה ינוסח מסמך בו יפורטו בצורה מאוד מדוייקת, האסטרטגיה של המחלקה ומטרותיה לטווח קצר וארוך.
במהלך הפעילות השוטפת של הארגון, יש לתעד את מכלול הידע שנצבר בכל מחלקה, בכל צוות ואצל כל עובד.
מסמכים אלה צריכים להיות מעודכנים בכל פעם שמתווסף ידע חדש, ובכל פעם שידע קיים משתנה.
בנוסף, יש להגדיר את אופן זרימת העבודה ואת דרכי קבלת ההחלטות. כמו כן יש לזהות ולהגדיר, מי הם בעלי התפקידים שאצלם נצבר או אמור להצטבר שיעור ניכר מהידע החשוב.
2 הגדרת סוגי הידע לפי סדר חשיבות:
על כל מחלקה להגדיר את קבוצות וסוגי הידע שנאגר בה, שהם החשובים ביותר, קבוצות וסוגי הידע בעלי החשיבות המשנית.
במקרים בהם יש צורך להגדיר סוגי ידע נוספים, ניתן להגדיר גם קבוצות וסוגי ידע ברמת החשיבות השלישית.
3 תיעוד ידע שהגיע מחוץ לארגון או שנצבר מחוץ לארגון:
יש צורך לאסוף ולארגן את הידע שנצבר מחוץ לארגון, כל עוד זה ידע שהוא קשור לארגון ולדרכי פעולתו.
לדוגמה, הידע על הארגון שנצבר אצל לקוחות, שותפים וספקים. יש להגדיר את הידע הזה, לסווגו לסוגים וקבוצות ולתעד אותו בהתאם לכך.
4 פוטנציאל זו רק ההתחלה – להפוך את הידע לבר ביצוע או בר שימוש:
לאחר שהוגדרו כל קבוצות וכל סוגי הידע, יש להגדיר את כל הדרכים בהן ניתן להפוך את הידע התיאורטי לידע בר ביצוע.
כלומר לידע שניתן להשתמש בו כדי לשדרג התפתחות את הארגון. כמו כן יש לרענן את המידע הזה בפגישות מחלקה, צוותים וכו.
5 לבנות פתרון אינטגרטיבי כלל ארגוני לצורך אגירה חכמה של הידע:
את כל המסמכים הכוללים ידע שנשמר בארגון, מכל המחלקות והצוותים, יש לצרף לפיתרון אחד אינטגרטיבי המיועד לארגון כולו.
הפתרון האינטגרטיבי צריך להיות נגיש לכל העובדים, באמצעות רשת חברתית פנימית של החברה, או כל כלי אחר שבאמצעותו ניתן להפיץ מידע, ושיאפשר הנגשתו הפשוטה והמהירה לכל עובד.
6 ולבסוף: לוודא שהעובדים מיישמים את כל הנהלים והכללים הללו:
על מנהלי משאבי האנוש לוודא שכל המנהלים והעובדים, בכל מחלקה וצוות, מודעים לכל ההגדרות, מבינים את המסמך המשולב ואת החשיבות שיש לאגירת הידע, ויודע לבצע את החלק שרלוונטי לתפקידו.
