שיתוף הפעולה בין מחלקת משאבי אנוש למחלקת התפעול בעונת השיא הוא קריטי לניהול הביקוש המוגבר, להבטחת תהליכים עסקיים חלקים ולשמירה על מורל כוח העבודה.
שיתוף פעולה מוצלח בין מחלקות אלו מאפשרות תיאום מלא בכוח האדם, הגברת הפרודוקטיביות ורווחת העובדים.
שיתוף פעולה כזה יוצר סביבה יעילה שמספקת מענה למטרות העסקיות ולצרכי העובדים כאחד.
השותפות בין מחלקות משאבי אנוש ותפעול בתקופות של שיא הביקושים למוצרי ושירותי החברה, חיונית לאיזון בין היעילות העסקית לרווחת העובדים.
שיתוף פעולה בתכנון כוח אדם, גיוס, תזמון ומחוברות עובדים, מאפשר לקיים פעילות חלקה תחת לחץ.
יתרה מכך, תקשורת מתמשכת וניתוח שלאחר עונת שיא הביקוש יוצרים בסיס לשיפור מתמיד, מה שמסייע לארגון להתחזק.
כאשר מחלקות משאבי האנוש והתפעול מתואמות ביניהן ביעילות, הארגון עומד בדרישות של עונת השיא, ובה בעת מטפח כוח עבודה בעל מוטיבציה וחוסן שמוכן לאתגרים עתידיים.
להלן 6 דרכים לשיתוף פעולה בין מחלקת משאבי אנוש למחלקת התפעול בשיא עונת הביקושים:
1 תכנון כוח עבודה שיתופי וחיזוי:
תפקידה של מחלקת התפעול הוא לספק תובנות לגבי תחזיות עסקיות, כגון יעדי מכירות או דרישות ייצור.
תחזיות אלה מאפשרות למחלקת משאבי האנוש לצפות את צרכי כוח האדם ולפתח תוכנית גיוס.
שיתוף פעולה ביניהן מאפשר לבחון אפשרויות גמישות כמו גיוס של עובדים במשרה חלקית, צוות זמני, פרילנסרים או ביצוע שינויים במשמרות כדי להתאים לעלייה בעומס העבודה.
תפקידה של מחלקת משאבי אנוש הוא לוודא שלעובדים חדשים או עובדים עונתיים יש את הכישורים הדרושים. מחלקת התפעול מזהה תפקידים קריטיים הזקוקים לתמיכה נוספת בזמני שיא.
לדוגמה, בתחום הקמעונאות, שיתוף הפעולה בין שתי מחלקות אלה יכול לאפשר העסקת צוות זמני בחודשים שלפני עונת החגים ובמהלכה, מה שמבטיח שיהיה כוח העבודה מיומן.
2 ייעול תהליכי גיוס וקליטה:
כדי להתמודד עם העלייה בגיוס עובדים, יתכן שיהיה צורך בהתאמת נוהלי הגיוס על ידי יעול תהליכי הגשת המועמדות, ראיונות וירטואליים או אירועי גיוס עובדים בכמות גדולה.
מחלקת התפעול מסייעת למחלקת משאבי האנוש לתכנן תוכניות להפעלה מהירה של העובדים החדשים, כולל הכשרה בדיוק בזמן, כך שעובדים עונתיים יכולים להשתלב במהירות בתהליכי העבודה.
בנוסף, הטמעת פלטפורמות טכנולוגיות לקליטת עובדים חדשים באופן אוטומטי, חוסכת זמן ומוודאת שלכל העובדים החדשים תהיה גישה עקבית לכלים ומידע חיוניים.
3 ניהול תזמון עובדים ואופטימיזציה למשמרות:
מחלקת התפעול ומחלקת משאבי האנוש יכולות להשתמש בתוכנת תזמון כדי לייעל משמרות, להבטיח כיסוי הולם בלי להעמיס על העובדים.
יצירת תקשורת ברורה בין מחלקת משאבי האנוש למחלקת התפעול, מאפשרת לקיים לוחות זמנים שקופים ולנהל ביעילות שינויים של הרגע האחרון.
מחלקת משאבי האנוש יכולה לפקח על שעות העבודה כדי למנוע שחיקה, במיוחד כאשר העובדים נדרשים לעבוד במשמרות ארוכות או לא סדירות. מחלקת התפעול מוודאת שהתחלפות המשמרות תהיה חלקה בלי לעכב את העבודה.
4 תמיכה במעורבות ורווחה של העובדים:
מחלקות משאבי אנוש ותפעול יכולות לשתף פעולה כדי לגבש תוכניות תמריצים, כגון בונוסים או כרטיסי מתנה, לעובדים שמשיגים בעונת שיא הביקוש, הישגים שמעבר ליעדים שהוצבו להם.
זאת ועוד, עונות שיא הביקוש יכולות להיות מלחיצות. מחלקת משאבי אנוש יכולה להציג תוכניות תמיכה לרווחה נפשית ובריאות פיזית, כדי שהעובדים ירגישו שמטפלים בהם בתקופות של לחץ גבוה.
מנהלי התפעול בשיתוף עם מנהלי משאבי האנוש, יכולים לבצע שיחות קבועות כדי לאסוף משוב מהעובדים, תוך התייחסות לאתגרים בעת שהם מתעוררים.
5 ניהול משברים ותכנון מגירה:
יש להכין תוכניות מגירה לעבודתן המשותפת של מחלקות התפעול ומשאבי האנוש כדי להתמודד עם אירועים בלתי צפויים, כגון שיבושים בשרשרת האספקה או מחסור בכוח אדם.
בנוסף, מחלקת משאבי האנוש יכולה לשתף פעולה עם מחלקת התפעול כדי להכשיר עובדים, תוך הבטחת המשכיות בתקופות בהן תפקידי מפתח אינם מאוישים באופן בלתי צפוי.
פרט לכך, מאגר גיבוי של עובדים זמניים מבטיח המשכיות עסקית במהלך פיקים בלתי צפויים של צורך בעובדים או בעת היעדרות עובדים.
6 ניתוח ושיפורים לאחר שיא העונה:
לאחר שמסתיימת עונת שיא הביקושים, יכולות מחלקות משאבי האנוש והתפעול לערוך ביקורות משותפות כדי להעריך מה עבד טוב ולזהות תחומים לשיפור.
בין השאר יש לאסוף משוב מהעובדים כדי לחדד אסטרטגיות לעונת השיא הבאה, ולשפר הן את היעילות התפעולית והן את שביעות רצון העובדים.
יתרה מכך, מחלקת משאבי האנוש יכולה להציע תמריצים או הזדמנויות תעסוקה עתידיות לעובדים עונתיים בעלי ביצועים גבוהים, ולהפחית את נטל הגיוס מחדש בעתיד.
