בניית חבילת טכנולוגית אפקטיבית המותאמת לצרכי הארגון בתחום משאבי האנוש הינה חיונית למנהלי משאבי אנוש המעוניינים לשפר את יעילות העבודה, לשפר את חווית העובדים ולהניב תוצאות עסקיות טובות יותר.
חבילת טכנולוגית המיועדת למחלקת משאבי אנוש המתוכננת היטב, משלבת פתרונות תוכנה שונים לייעול תהליכים, החל מגיוס עובדים וקליטתם, עד לניהול ביצועים ומחוברות עובדים.
בניית חבילת טכנולוגית שמניבה לארגון תוצאות, מחייבת את מנהלי משאבי האנוש לנקוט בגישה אסטרטגית, תוך התחשבות בצרכים הייחודיים של הארגון, מתן עדיפות לחווית המשתמש (אנשי צוות משאבי האנוש) והתמקדות באינטגרציה ומדרגיות.
מינוף טכנולוגיות מתקדמות כמו בינה מלאכותית וניתוח נתונים, תוך הבטחת אבטחת מידע ותאימות, מאפשר למנהלי משאבי אנוש ליצור חבילת טכנולוגית שלא רק משפרת את היעילות התפעולית אלא גם משפרת את שביעות רצון העובדים ותורמת להצלחה עסקית ארוכת טווח.
הערכה והתאמה מתמשכת של הטכנולוגיות לצרכי הארגון היא המפתח לשמירה על חבילת טכנולוגית שמתפתחת עם הארגון וממשיכה לספק ערך.
לפני בחירת כלים טכנולוגיים כלשהם, על מנהלי משאבי אנוש להבין היטב את הצרכים והיעדים הספציפיים של הארגון שלהם.
להלן 3 היבטים שיש לבחון כדי להבין אילו כלים טכנולוגיים מתאימים לארגון ועונים על צרכיו:
1 זיהוי נקודות מאתגרות:
יש לקבוע מהם האתגרים הנוכחיים בתהליכי משאבי אנוש, כגון חוסר יעילות בגיוס, מעורבות נמוכה של עובדים או קשיים בניהול צוותים מרוחקים.
2 הגדרת יעדים ברורים:
על מנהל משאבי האנוש להגדיר מה הוא רוצה להשיג בעזרת המערך הטכנולוגי שיעמוד לרשותו.
האם הוא שואף להפחית את שיעורי התחלופה, לשפר את רכישת הכישרונות או לשפר את הלמידה וההתפתחות.
3 התאמה ליעדים העסקיים:
על מנהל משאבי האנוש לוודא שחבילת הטכנולוגית שיבחר, תומכת ביעדים העסקיים הרחבים יותר, כגון הרחבת משימות, שיפור פרודוקטיביות העובדים, וטיפוח חדשנות ועוד.
להלן 6 דרכים לבחירת חבילת הטכנולוגיות המתאימה ביותר לארגון שתניב תוצאות:
1 לתת עדיפות לחווית משתמש:
ההצלחה של כל חבילת טכנולוגית תלויה במידה רבה באימוץ המשתמש.
מנהלי משאבי אנוש צריכים לתת עדיפות לכלים טכנולוגיים המציעים חוויה אינטואיטיבית וידידותית לאנשי צוות משאבי האנוש שמשתמשים במערכות הטכנולוגיות.
לשם כך יש לבחור בפלטפורמות שקל לעובדים ולצוות משאבי האנוש להשתמש בהן מדי יום. זה כולל נגישות ניידת, אפשרויות שירות עצמי וממשקי משתמש פשוטים לתפעול.
בנוסף, יש לספק הכשרה מספקת לעובדים ולצוות משאבי האנוש כדי לוודא שהם יכולים להשתמש ביעילות בכלים החדשים. תמיכה ומשאבים שוטפים צריכים להיות זמינים.
2 להתמקד ביכולות אינטגרציה:
חבילת טכנולוגית שאינה משולבת היטב בשאר מערכות החברה עלולה להוביל לחוסר יעילות ולמאגרי נתונים שלא ניתנים לשתפם.
מנהלי משאבי אנוש צריכים להתמקד בכלים המשתלבים היטב זה עם זה ועם מערכות קיימות:
- ניהול נתונים מרכזי: יש לבחור בפלטפורמות המאפשרות ניהול נתונים מרכזי, שבהן ניתן לגשת ולנתח מידע מכלים שונים במקום אחד.
- תאימות לממשקים אחרים: יש לוודא שלכלים שנבחרו יש ממשקים יעילים שמאפשרים להם לתקשר ולשתף נתונים בצורה חלקה.
- הזדמנויות אוטומציה: יש לחפש אינטגרציה המאפשרת אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן, כגון עיבוד שכר, ניהול הטבות ומיון מועמדים.
3 סקלביליות וגמישות:
ככל שהארגונים גדלים ומתפתחים, כך צרכי משאבי האנוש שלהם הולכים ומשתנים. לכן, על מנהלי משאבי אנוש לבחור בכלים גמישים הניתנים להרחבה.
יש להשקיע בפתרונות מודולריים, שניתן להרחיבם עם תכונות או מודולים נוספים לפי הצורך, במקום לשפץ את המערכת כולה.
בנוסף, יש לבחור בפלטפורמות המאפשרות התאמה אישית כדי להתאים לצרכים הייחודיים של הארגון, בין אם זה זרימות עבודה מותאמות אישית, דיווח או יוזמות מעורבות עובדים.
4 לתת עדיפות לאבטחת מידע ותאימות לדיני עבודה:
בעת הטיפול במידע רגיש של עובדים יש להקפיד מאוד על אבטחת נתונים ותאימות לדיני עבודה.
יש לוודא שחבילת הטכנולוגית מתואמת עם דיני העבודה הרלוונטיים, עם תקנות הגנת מידע, ועם תקני התעשייה.
בד בבד, יש לבחור באמצעי אבטחת מידע חזקים, כולל הצפנה, בקרות גישה וביקורות אבטחה רגילות כדי להגן על נתוני עובדים.
5 מינוף בינה מלאכותית ואנליטיקס:
טכנולוגיות מתקדמות כמו בינה מלאכותית וניתוח נתונים יכולות לספק תובנות עמוקות ולשפר את קבלת ההחלטות.
יש להשתמש בכלים המאפשרים לנתח תחזיות, כדי לחזות מגמות בתחלופת עובדים, צרכי מעורבות וגיוס עובדים.
כמו כן, יש להטמיע מערכות מבוססות בינה מלאכותית כדי לייעל את תהליך הגיוס, מבדיקת קורות חיים ועד להתאמת מועמדים, חיסכון בזמן והפחתת הטיה.
בנוסף, יש להשתמש באנליטיקה כדי לנטר את ביצועי העובדים, לזהות פערי מיומנויות ולפתח תוכניות למידה ופיתוח מותאמות אישית.
6 הערכה ושיפור מתמשכים:
בנייה ותכנון של חבילת טכנולוגיות המותאמת לצרכי הארגון ומניבה תוצאות, אינה מאמץ חד פעמי, אלא כזה שדורש הערכה ושיפור מתמשכים.
ראשית, יש לערוך ביקורות סדירות של מכלול הטכנולוגיות כדי להבטיח שהוא ימשיך לענות על צרכי הארגון וכדי לזהות פערים או חוסר יעילות.
לשם כך יש לאסוף משוב מצוותי משאבי אנוש ועובדים על השימושיות והיעילות של הכלים. יש להשתמש במשוב זה כדי לבצע את ההתאמות הנדרשות.
כמו כן חשוב להשאר מעודכנים במגמות האחרונות בטכנולוגיית משאבי אנוש כדי שחבילת הטכנולוגית תישאר מעודכנת ותחרותית.
