תהליך הצטרפות לחברה וקליטת עובדים חדשים, שיהיה מסביר פנים ויעיל הינו חיוני כדי לעזור לעובדים חדשים להשתלב בצורה חלקה בארגון.
יש שיטות עבודה מומלצות שמטרתן להפוך את תהליך ההצטרפות לחברה וקליטת העובדים החדשים לחוויה תומכת, חינוכית ומהנה עבור עובדים חדשים.
הענקת מבנה, חונכות, הכשרה אינטראקטיבית, תקשורת ברורה וטיפוח הכלה, מאפשרת למנהלי משאבי אנוש להפחית משמעותית את גורם החרדה, כלומר את תחושת החרדה של עובדים חדשים בעת שהם מתחילים לעבוד במקום חדש.
נטרול גורם החרדה והחשש מועיל לעובדים החדשים ובה בעת תורם לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה ושיעורי שימור טובים יותר.
להלן 5 שיטות מומלצות למנהלי משאבי אנוש כדי להפוך את תהליך קליטת העובדים לפחות מאיים:
1. להכין תוכנית קליטה מקיפה:
בעיה: היעדר מבנה קבוע מראש עלול לגרום לעובדים חדשים להרגיש אבודים ובהלם ראשוני. ייתכן שהם לא יודעים למה לצפות במהלך תהליך הקליטה.
פתרון: לפתח תוכנית הפעלה מפורטת המתארת את כל התהליך, מהיום הראשון ועד החודשים הראשונים. תוכנית זו צריכה לכלול לוח זמנים ברור של הדרכה, פגישות ואבני דרך, כך שעובדים חדשים ידעו למה לצפות ויוכלו לעקוב אחר ההתקדמות שלהם.
2. למנות הקצה חונך (מנטור) או חבר מסור:
בעיה: תחילת עבודה חדשה יכולה לגרום לתחושה מאיימת, ולעובדים חדשים יש לעתים קרובות שאלות רבות הקשורות לתרבות הארגונית, לשגרת יומיום ולחוקים הלא כתובים.
פתרון: להקצות חונך או חבר לכל עובד חדש. עמית מנוסה זה יכול לספק הדרכה, לענות על שאלות ולהציע תמיכה במהלך הימים הראשונים. הקשר האישי הזה עוזר לעובד החדש להרגיש יותר בנוח ומעודד תקשורת פתוחה.
3. הדרכה אינטראקטיבית:
בעיה: מפגשי מנטורינג וקואצ'ינג ממושכים ומונוטוניים עלולים להיות מרתיעים ולא יעילים. עובדים חדשים עלולים להתקשות בלזכור את כל המידע.
פתרון: להטמיע שיטות אימון אינטראקטיביות ומרתקות. ניתן להשתמש במולטימדיה, בתוכן משחקי או בפעילויות מעשיות, כדי להפוך את תהליך הלמידה למהנה יותר. יש לחלק את ההדרכה למודולים ניתנים לניהול עם הזדמנויות לדיון ותרגול.
4. תקשורת ברורה וציפיות:
בעיה: תקשורת וציפיות לא ברורות עלולות לגרום לעובדים חדשים לחוש חרדה לגבי התפקידים ותחומי האחריות שלהם.
פתרון: לשמור על תקשורת פתוחה ושקופה לאורך תהליך הקליטה. יש לנסח בבירור את תחומי האחריות של כל תפקיד, את הציפיות לביצועים ואת ערכי החברה. יש לספק ערוץ לעובדים חדשים כדי שיוכלו לשאול שאלות או לבקש הבהרות. שיחות משוב ושיחות מוטיבציה קבועות יכולות לוודא שהם יישארו במסלול הנכון.
5. טיפוח הכלה ובניית צוות:
בעיה: עובדים חדשים עלולים להרגיש בהתחלה כמו מחוץ לעניינים, מה שעלול לגרום להם להרגיש מאוימים. לכן חשוב לעזור להם להתחבר לעמיתיהם ולהרגיש חלק מהצוות.
פתרון: יש לשלב פעילויות לבניית צוות והזדמנויות לאינטראקציה חברתית במהלך תהליך הקליטה. זה יכול לכלול ארוחות צוהריים של כל הצוות ביחד, אירועים לאחר העבודה או פרויקטים משותפים. יש לעודד את חברי הצוות הקיימים לקבל בברכה ולתמוך בעמיתים חדשים. אווירה מכילה עוזרת להפחית את תחושת החרדה והחששות ולבנות תחושת שייכות.
