מערכת היחסים בין עובדים למנהלים הישירים שלהם עברו מבחנים לא פשוטים במהלך משבר הקורונה, בעיקר בחברות בהן רוב העובדים או כולם עברו בבת אחת לעבוד מהבית.
לפתע, מנהלים ישירים נאלצו לשנות בין לילה את שיטות הניהול שלהם. הפיקוח על העובדים במהלך יום העבודה כבר הפך לבלתי רלוונטי ונוצר צורך למצוא דרכים ושיטות אחרות כדי להמשיך לנהל את העובדים תוך שמירה על פרודוקטיביות שאינה נופלת מזו שהיתה נהוגה טרם פרוץ המשבר.
מסקרים שנערכו בקרב עובדים ומנהלים בארה"ב עולה, כי פתאום התברר שכ-58% מהמנהלים מעולם לא קיבלו הכשרה בניהול עובדים.
כתוצאה מכך, גם מנהלי משאבי האנוש גילו לפתע שהם לא יכולים לסמוך על ההנחה כי כל המנהלים הם בעלי יכולת מנהיגותית המאפשרת להם לתמוך בעובדים שעובדים מהבית.
אם כן, מה מוטל על המנהלים לעשות ומה עליהם לשנות בשיטות הניהול כדי להמשיך לנהל את העובדים מביתם.
להלן 5 עצות איך להמשיך לנהל את העובדים מרחוק ולשמור על רמת מוטיבציה, מחוברות, נאמנות, ופרודוקטיביות כפי שהיה טרם המשבר:
1 לבצע הערכה מחדש של משימות התפקיד הניהולי:
מנהלים רבים רגילים לפקח על העובד באופן שוטף ולוודא שכל עובד מבצע את המשימות שלו ומסיים אותן על פי לוחות הזמנים שנקבעו מראש.
כאשר העובדים למעשה עובדים מביתם, רמת שליטה זו אינה אפשרית. כלומר, ניהול יעיל של צוותים מרוחקים דורש מערכות מיומנות שונות.
כדי לשמור על אותה רמת פרודוקטיביות ואיכות העבודה וביצוע המשימות, חשוב להבין את הצרכים והאתגרים הייחודיים של כל עובד ולמצוא דרכים חדשות לעזור לכולם להצליח.
2 לנהל שיחות תכופות עם כל אחד מחברי הצוות, בנפרד וביחד:
יש להגדיר את הציפיות מכל עובד ולזהות דרכים חדשות לניהול תפוקת העבודה בצוות. יש לשפר את מיומנויות ההקשבה האקטיבית כדי להיות מסוגלים ליצור אינטראקציות אחד על אחד ובקבוצות, כאשר התקשורת מתבצעת בשיטה הווירטואלית.
כמו כן, יש צורך במיומנויות הקשבה אקטיביות כדי למקסם את ההשתתפות של כל עובד בשיחות אלה ולהבטיח את האפקטיביות שלהן.
3 תקשורת בונה ומועילה:
אם חששות או אתגרים באים לידי ביטוי במהלך פגישות עם הצוות, יש להקפיד לשאול את העובדים שאלות.
מדובר בשאלות שהתשובות עליהן יסייעו למנהלים להבין טוב יותר לאילו בעיות העובדים נקלעים ולעזור להם על ידי כך שיספקו להם מידע ובהירות לגבי מצב העובדים והאתגרים והדילמות שהם מתמודדים איתם.
4 לשמור על מיקוד גבוה:
יש לוודא שהעובדים ממוקדים בעבודתם, כמו גם בפגישות הצוות. לדוגמה, יש להעביר לעובדים את המסר שכל אחד מהם לוקח אחריות על הימנעות משליחה או קריאה של הודעות במהלך המפגשים.
כמו כן יש להמנע מריבוי משימות מעל לאפשרי ולנדרש ויש לוודא שכל עובד מודע לסדר היום שנקבע.
זאת ועוד, על המנהלים לוודא במהלך הפגישות של אחד על אחד עם העובדים כי כל עובד אינו חושש לבקש עזרה מהמנהל.
לכן, חשוב שכל מנהל ישאל בצורה יזומה את העובד האם הוא צריך עזרה ואיזה סוג של עזרה הוא צריך.
מאחד הסקרים שבוצעו בקרב עובדים ארה"ב עלה, כי בראש סדר העדיפויות של העובדים נמצא הרצון של העובדים לקבל מהמנהל הישיר שלהם תמיכה והבנה.
מבצעי הסקר ציינו כי תמיכה בעובדים מהבית מעולם לא היתה קריטית יותר משהיא בימים אלה.
5 להתמקד בתוצאות לא בתהליכי פיקוח:
בהיעדר פיקוח ישיר או שליטה על האופן שבו עובדים מבצעים את עבודתם בבית, על המנהלים להתמקד בתוצאות.
עובדים שנאלצים להתמודד כעת עם מצב בו הם אחראים על ההכוונה העצמית שלהם ולא על הכוונת המנהל הישיר, עשויים להזדקק לעזרה בביצוע המשימות שלהם.
לכן חשוב לקבל מכל עובד משוב לגבי איך ניתן לשפר את הפגישות הווירטואליות ולהקפיד שלא להתעלם מהחשיבות של שימוש בווידיאו לאינטראקציות חברתיות.
