להליך גיוס עובדים יש עלויות ישירות אבל יש לו גם עלויות עקיפות שלפעמים לא לוקחים אותן בחשבון.
עלויות גיוס עקיפות הן נסתרות בדרך כלל אבל הן יכולות להשפיע באופן משמעותי על השורה התחתונה של החברה.
עלויות אלו לא מתבטאות בהוצאות הישירות של הליך הגיוס כמו למשל פרסום, עמלות לחברות השמה, וכו. אבל הן מהותיות ומצטברות לאורך תהליך הגיוס.
מדובר בעלויות גיוס עקיפות, כמו אובדן תפוקה בעת שעובדים חדשים נקלטים, בשלבים שהם עדיין לומדים את התפקיד, כמו גם הוצאות הכשרה, תחלופת עובדים שגורמת לאבדן ידע, אתגרים בנושא הקניית התרבות הארגונית לעובדים חדשים ונזקי מיתוג מעסיק, אם הם מתרחשים.
עלויות אלה יכולות להסתכם בסכומים משמעותיים. חישוב עלויות אלו דורש ניתוח מעמיק יותר של מדדי החברה, כגון תפוקת עובדים, הוצאות הכשרה ורמות מחוברות.
הכרה בעלויות נסתרות אלו וטיפול בהן מאפשרים למנהלי משאבי אנוש ליצור אסטרטגיות גיוס יעילות יותר ולצמצם את הסיכונים הפיננסיים הקשורים בהחלטות גיוס עובדים.
להלן 5 סוגים של עלויות הגיוס עקיפות, המאתגרות ביותר, ואיך לחשב אותן:
1 איבוד פרודוקטיביות:
כאשר משרה לא מאוישת, עומס העבודה נופל בדרך כלל על עובדים קיימים, מה שמפחית את הפרודוקטיביות שלהם.
אובדן פרודוקטיביות זה, מתגבר כאשר תפקידי מפתח פנויים ולא מאויישים, לרבות תפקידי ניהול או תפקידי מפתח אחרים.
כדי להעריך את העלות של אובדן פרודוקטיביות, יש לקבוע את ההכנסה הממוצעת לעובד.
לאחר מכן יש להכפיל את ההכנסה הממוצעת לעובד במספר הימים שהמשרה נותרה ללא איוש.
2 עלויות הכשרה וקליטה:
לאחר גיוסו, על העובד החדש לעבור הכשרה וקליטה, שבמהלכן התפוקה שלו נמוכה בדרך כלל מזו של עובד מנוסה.
בנוסף, יש להשקיע בו משאבים כמו חונכות, תוכניות הדרכה ותמיכה אדמיניסטרטיבית כדי להביא את העובד לתפוקה מלאה.
כדי לחשב את העלות הזאת יש להעריך את עלות הזמן של המנטורים והמדריכים בעל תקופת ההשתלבות וההכשרה.
יש להוסיף לכך עלויות כגון תוכנה, ציוד ולפעמים ספקי הדרכה של צד שלישי. יש לקחת בחשבון את הזמן הממוצע שלוקח לעובד להגיע לפרודוקטיביות מלאה.
כלומר יש להעריך את מספר החודשים הנדרשים לפרודוקטיביות מלאה, ולחשב את ההפרש בין התפוקה של העובד החדש בעת קליטתו, לבין התפוקה הצפויה של עובד מנוסה ולהוסיף את עלויות הנלוות (תוכנה, ציוד וכו).
3 תחלופת עובדים ועלויות החלפה:
גיוס שגוי עלול להוביל לתחלופת עובדים, הכרוכה בגיוס מחדש לאותו תפקיד. עלויות התחלופה כוללות את הזמן שהושקע על ידי משאבי אנוש בגיוס מחדש, ראיונות והצורך בבדיקות רקע נוספות.
יתרה מכך, תחלופה תכופה עלולה לפגוע במורל הצוות ולהפחית את מחוברות העובדים הכוללת. וגם לכך יש מחיר כלכלי.
כדי לחשב את העלות הזאת, יש להעריך את העלות של פרסום מחדש, המשאבים המושקעים בגיוס וזמן הראיונות על פי עלות זמנם של המנהלים הישירים ומנהל משאבי אנוש.
יש להוסיף את העלות של אובדן פרודוקטיביות בזמן שהתפקיד שוב פנוי.
מחקרים שבוצעו בשנים האחרונות בארה"ב מראים, כי עלויות התחלופה נעות בדרך כלל בין 50% ל-200% משכר העובד, בהתאם לתפקידו.
4 שיבוש תרבותי וצוותי:
גיוס שגוי או תהליך גיוס שנמשך זמן רב מדי, עלולים להוביל לסטרס, שחיקה וירידה במורל בקרב העובדים שצריכים למלא את המשימות של המשרה הפנויה עד לאיושה.
הפרעה זו משפיעה לרעה על שיתוף הפעולה, החדשנות ושביעות הרצון של העובדים, מה שמוביל לעלויות בטווח הארוך, בהן מחוברות נמוכה יותר ואתגרי שימור.
כדי לחשב עלות זו יש להעריך את אובדן הפרודוקטיביות בשל עומס גדול מדי על העובדים שנותרו.
אם למשל מצב זה גורם לכך שצוות של עשרה עובדים הפך לעשרה אחוזים פחות פרודוקטיבי, בגלל בעיות מורל, יש לחשב את העלות על ידי אבדן פרודוקטיביות של עובד אחד כפול מספר הימים שבהם המשרה נותרת פניה.
יש להשתמש בסקרי מעורבות עובדים כדי לעקוב אחר ההתנתקות והעלות שלה. מסקרים שנערכו בשוק העבודה האמריקאי עולה, כי בממוצע, עובדים מנותקים עולים לחברות כ-34% מהשכר השנתי שלהם באובדן תפוקה.
5 פגיעה במיתוג המעסיק:
תהליך גיוס המנוהל בצורה גרועה או שיעורי תחלופה גבוהים, הם שני גורמים שיכולים להשפיע לרעה על מותג המעסיק של החברה.
מחפשי עבודה מסתמכים יותר ויותר על ביקורות מעסיקים וחוות דעת מפה לאוזן. תפיסה שלילית של החברה עלולה להרתיע כישרונות מובילים מלהגיש מועמדות. זה עלול להוביל גם לחוסר שביעות רצון בקרב העובדים הנוכחיים.
כדי לחשב את העלות יש להשתמש במדד מיתוג מעסיק כדי למדוד עד כמה מוניטין מעסיק ירוד משפיע על פייפליין המועמדים של החברה.
ירידה בפניות מצד מועמדים איכותיים מאלצת את החברה להוציא יותר על משיכת כישרונות, כמו עלויות פרסום גבוהות יותר או עמלות לחברות השמה.
יש לחשב את ההפסד הפוטנציאלי ביתרון תחרותי, אם מותג המעסיק לא מצליח למשוך מועמדים ברמה גבוהה. זה יכול להפחית בעקיפין את החדשנות או פוטנציאל הצמיחה של החברה.
