ככל שיותר עובדים עוברים לעבוד מהבית, במשך יותר ימים בשבוע או לעבודה מהבית באופן מלא, כך יותר ויותר תוכניות מנטורינג וירטואליות הופכות לכלים חיוניים לפיתוח עובדים, מעורבות ושיתוף ידע.
עם זאת, כדי שתוכנית חונכות וירטואלית תצליח, היא דורשת תכנון מחושב היטב וכללים ברורים כדי להתגבר על אתגרים כמו מרחק פיזי, מחסומי תקשורת ואזורי זמן משתנים.
במילים אחרות, תוכנית חונכות וירטואלית מוצלחת דורשת את הטכנולוגיה הנכונה, תקשורת קבועה ושוטפת ומעקב מתמשך אחר התקדמות החניך.
הקפדה על הכללים הבסיסיים מאפשרת למנהלי משאבי אנוש ליצור תוכנית חונכות וירטואלית המניעה צמיחת עובדים, משפרת מעורבות ומטפחת מערכות יחסים משמעותיות, גם בסביבת עבודה מרוחקת.
להלן 5 כללים בסיסיים שהינם חיוניים להבטחת האפקטיביות של תוכנית חונכות וירטואלית:
1 להגדיר יעדים וציפיות ברורים:
תוכנית חונכות וירטואלית מוצלחת מתחילה בבהירות. גם המנטורים וגם החונכים צריכים להבין את מטרת התוכנית, את תפקידיהם ואת התוצאות הצפויות.
מנהלי משאבי אנוש צריכים להגדיר את מטרות התוכנית, כגון פיתוח מיומנויות, הכשרת מנהלים וגיוס עובדים חדשים.
המנטורים והחניכים חייבים גם לבסס ציפיות הדדיות, כולל התדירות שבה הם יפגשו, שיטות תקשורת המועדפות עליהם (למשל, שיחות וידאו, אימיילים או הודעות ווטסאפ), ומטרות ספציפיות שהם רוצים להשיג.
בהירות זו מונעת אי הבנות ושומרת על תיאום טוב בין שני הצדדים לאורך תהליך ההדרכה.
2 להשתמש בטכנולוגיה ובכלים הנכונים:
חונכות וירטואלית מסתמכת במידה רבה על טכנולוגיה כדי לגשר על הפער בין מנטורים לחניכים.
חברות חייבות לספק כלים אמינים וידידותיים למשתמש כדי להקל על תקשורת ושיתוף פעולה.
ניתן להשתמש בפלטפורמות המיועדות לפגישות וירטואליות. כלים טכנולוגים אחרים יכולים לעזור במעקב אחר היעדים וההתקדמות.
חשוב להבטיח שלכל המשתתפים יהיה נוח עם הטכנולוגיה שנבחרה ושיש להם גישה להכשרה או לתמיכה הטכנית הדרושה.
חוויה טכנולוגית פשוטה וחלקה מעודדת אינטראקציה ומעורבות עקבית.
3 הצבת תקשורת רגילה בעדיפות גבוהה:
תקשורת עקבית היא עמוד השדרה של כל תוכנית חונכות, אבל היא קריטית אפילו יותר בסביבה וירטואלית.
שיחות מתוזמנות מסייעות לשמור על המומנטום ולמנוע מהקשר לאבד מיקוד לאורך זמן.
על המנטורים והחניכים להסכים על קצב פגישות קבוע (למשל, שבועי או דו-שבועי) ולהתחייב לפגישות אלו.
מנהלי משאבי אנוש יכולים לספק מסגרת לדיונים אלה, כולל סקירות התקדמות, התאמות יעדים ומפגשי סיעור מוחות, כדי לשמור על פגישות פרודוקטיביות ומשמעותיות.
4 לטפח קשר אישי:
בעוד שחונכות וירטואלית מתמקדת בצמיחה מקצועית, בניית קשר אישי בין חונכים לחניכים חיונית לאמון ולתקשורת פתוחה.
עידוד שיחות לא רשמיות על תחביבים, תחומי עניין או שאיפות קריירה יכול לעזור למנטורים ולחניכים ליצור קרבה.
יצירת מרחב בטוח לחניכים לדון באתגרים ובשאיפות שלהם מבטיחה שהחניכים יחושו שהם מקבלים תמיכה.
5 לעקוב אחר התקדמות ולמדוד הצלחה:
כדי להבטיח שתוכנית חונכות וירטואלית תספק תוצאות, מנהלי משאבי אנוש חייבים ליישם מערכת למעקב אחר התקדמות ולמדוד הצלחה.
מנטורים וחניכים צריכים לסקור באופן קבוע יעדים ולתעד אבני דרך. צוותי משאבי אנוש יכולים לאסוף משוב באמצעות סקרים או ראיונות כדי להעריך את יעילות התוכנית.
מדדי ביצועים מרכזיים, לרבות שיפור שביעות רצון העובדים או פיתוח מיומנויות משופר, יכולים לעזור להעריך את ההשפעה הכוללת של התוכנית.
