ריאיון העבודה הטלפוני ממשיך לשמור על מקום של כבוד בארגז הכלים העומד לרשות רכזי גיוס. הטלפון עדיין נחשב לכלי עבודה זול ואפקטיבי לסינון עובדים ראשוני וניהול ראיונות עומק למועמדים פוטנציאליים. אז למרות שיש רשתות חברתיות, טכנולוגיית וידיאו וסקייפ, ציידי ראשים, מרכזי הערכה ועוד כלים חדשניים לגיוס מועמדים, רכזי הגיוס עדיין מאמינים בטלפון ולכן אתר HR Letter Formats ריכז עבורכם את 5 הטיפים החשובים ביותר לראיונות עבודה אפקטיביים באמצעות הטלפון.
איסוף מידע מקסימלי במינימום זמן
אל תבזבזו זמן בשיחות נימוסים בטלות (כי זמנכם חשוב) ולחילופין, אל תמהרו לתאם פגישה (כי יתכן שבעקבות הריאיון הטלפוני תגלו שאתם בכלל לא חושבים שנכון לקדם אותו לשלב הריאיון הפרונטלי). נצלו את משך השיחה הטלפונית כדי לדלות מהמעומד כמה שיותר פרטים ענייניים לתפקיד.
למרות שאתם מתקשרים אל המועמדים בזמן לא צפוי, זכרו כי הם בשלבי חיפוש עבודה ולכן הם שלחו קורות חיים למשרה. שימו לב לא רק למה שהמועמד אומר אלא ל'איך' שהוא מגיב לשיחה. ככל שהוא משתדל יותר לפנות זמן לשיחה ומאריך בדיבור, כך הוא רציני יותר לגבי חיפוש העבודה או ספציפית לגבי המשרה המדוברת. מועמד שלא מצליח לפנות זמן לשיחה, שנשמע כאילו הוא ממהר, טרוד בעניינים אחרים או לא מגלה עניין בריאיון הטלפוני מכל סיבה שהיא, הוא לא מועמד חזק ולכן כדאי לוותר עליו כבר בשלב הטלפוני. זו ההזדמנות שלכם ללמוד על המועמד כמה שיותר בכמה שפחות זמן ולכן יש לבצע שיחה זאת תוך השמת דגש על כל פרט ופרט שנאמר ו/או לא נאמר.
שלב שני 2: בדיקת התאמה מקצועית לתפקיד
לאחר תהליך אפיון התפקיד מול המנהל המקצועי, שימו את עיקר הדגש על מאפיינים מקצועיים לפי רשימה סגורה. שלב זה הוא קריטי כי אם למועמד חסר ולו אחד מהפרמטרים שהגדיר המנהל המקצועי כ-must, הרי שאין שום טעם להזמין אותו לריאיון פרונטלי ולגזול זמן יקר של מחלקת משאבי אנוש ו/או מנהלים מקצועיים. מסמך קורות החיים לא תמיד חושף בדיוק את האינפורמציה לה אתם זקוקים כדי לקבל החלטה. במקרים רבים מועמדים מפרטים על אופי החברה יותר משהם מפרטים את התפקיד שמילאו בה וחסר לכם מידע על תחומי עיסוק עיקריים, תחומי אחריות, ידע וכישורים מקצועיים להם הזדקקו כדי למלא את התפקיד וכו'. הריאיון הטלפוני הוא ההזדמנות להתמקד בניסיון קונקרטי, בכישורים וביכולות של המועמד.
שלב 3: יצירת קשר
ההתקשרות הטלפונית הראשונה מהווה את הקשר הראשון בין המועמד לחברה וזו ההזדמנות הראשונה ליצור רושם חיובי ולבסס מערכת יחסים. רכזי גיוס נוטים לעתים לשכוח כי ראיון עבודה דורש היענות הדדית לתהליך ולא חד צדדית. ככל שתגדילו ליצור קשר טוב יותר עם המועמדים, כך יהיה לכם קל יותר לזמן את המתאימים מבניהם לראיונות פרונטליים ומן הסתם, כך יגדל הסיכוי שלכם לגייס מועמד מצוין.
שלב 4: גלו מהם המניעים של המועמד
מדוע הוא מחפש עבודה? האם הוא עדיין עובד או מחוסר תעסוקה? מדוע עזב או שוקל לעזוב את עבודתו? זה לא חטטנות כל עוד אתם פונים אליו בשאלות מקצועיות ולא אישיות. ניתן ללמוד רבות על המועמד הן מתוך הקשבה לסיבות שבגינן הוא עוזב עבודה או מועזב והן מהדרך שבה הוא מתנהל בתהליך סיום העבודה. כל אלו יכולים לספק לכם מידע רב על המועמד כמו: האם כסף זה גורם מניע במיוחד או דווקא יחסי אנוש. האם הוא אמוציונאלי או קר רוח. האם הוא שקול הוא פזיז. האם הוא אתי או חסר עקבות. מעבר לעובדה שניתן ללמוד רבות על מועמד רק מהקשבה לסיבות שלו למעבר מקומות עבודה, ניתן ללמוד מה באמת מניע אותו והאם הוא ישתלב בתפקיד החדש ובתרבות הארגונית החדשה, על סמך תכונות אלה.
שלב 5: הציגו את התפקיד באור החיובי ביותר
ריאיון טלפוני נועד להוות בידיכם כלי לסינון מועמדים אולם בו בעת הוא נועד לאפשר לכם לשווק את החברה ובפרט את התפקיד. אל תסיקו שאם המועמד שלח קורות חיים או שהצגתם לו את הגדרת התפקיד בתחילת השיחה הוא נרתם לתהליך. הקדישו כמה דקות טובות להצגת התפקיד בהתאם לנתונים שהתקבלו מידי המנהלים המקצועיים. שימו דגש על תחומי עיסוק, תחומי אחריות, רוטינה יומית, מסגרת עבודה, סביבת עבודה וכל פרמט אחר שניתן למסור כדי לתאר את התפקיד בצורה מהימנה ומוחשית כך שהמועמד מצדו ישאף להמשיך בתהליך הגיוס.
הזמן הטוב ביותר לשווק את המשרה הוא לקראת סיום הריאיון כי את החלק הזה המועמד יזכור טוב יותר. בנוסף, אחרי שהקשבתם לו ואתם יודעים מה מעניין אותו, מה חשוב לו, מה הוא מחפש בעבודה החדשה, מדוע עזב או עוזב את העבודה הנוכחית ועוד, אתם יודעים בדיוק מה מניע אותו וזה המסר שעליכם להעביר (לדוגמה: 'אצלנו בחברה מקדמים אנשים שמוכיחים את עצמם' או 'אצלנו תזכה במידת העצמאות שאתה מחפש').
