נתונים מראים כי עובדים משתתפים בממוצע בעד 62 פגישות עבודה בחודש, מחצית מהן נחשבות לבזבוז זמן.
בחודש יש 22 ימי עבודה בממוצע, כלומר שהעובדים משתתפים בכ- 2.8 פגישות ביום. מרבית הפגישות מתפשטות לאורך היום, גוזלות זמן עבודה יקר ולא תמיד יש להן תוצאות אפקטיביות.
גם לאחר הפגישה, קשה יותר לחזור למחשב ולהתמקד בעבודה ובפרויקט עליו אנו עובדים. נדרשות דקות ארוכות של הסתגלות, ולעתים בשל שבירת הרצף, לא נוכל לחזור בהצלחה באותו היום למקום בו היינו.
להלן 5 טיפים לייעול פגישות עבודה:
פיזור הפגישות לאורך החודש
פגישות צריכות להיות כמו תבלין ולא כמאכל בפני עצמו. הפגישו צריכות "לתבל" את חודש העבודה ולא להיות במרכז העניין. לכן, יש לפזר את הפגישות לאורך החודש ולא להכביד איתן על העובדים. יותר מדי פגישות פוגעות בזמן וברצף העבודה והן אינן תכליתיות. יש לשמור על מספר פגישות ריאלי לחודש, ולרווח אותן על פי כל התקופה.
סדר יום ברור
בטרם קובעים פגישה, יש לתכנן סדר יום ברור ולהפקיד עליו מדי יום. אנשים שאין להם סדר יום ברור, הולכים לאיבוד בפגישות. גם את סדר היום של הפגישה יש לתכנן מראש ולהקפיד להיות מיושרים אליו ללא ויתורים.
שלחו את סדר היום של הפגישה לכל משתתף, לפחות 24 שעות בטרם הפגישה.
הגדר יעד לסיום לפגישה, בהשתדלות לשעה וחצי של פגישה לכל היותר. זה הופך את כל הנוכחים לפרודוקטיביים יותר, כאשר הם יודעים שיש דד ליין לפגישה.
הנוכחים בפגישה
הזמינו לפגישה רק את האנשים שנחוצים בה. הקפידו שלא לבזבז את זמן העבודה היקר של אנשים שאינם נדרשים בפגישה ולא מוכרחים להשתתף בה. בתכני הפגישה תוכלו לעדכן את כולם בהמשך.
היו מאוד סלקטיביים עם מי שאתם מזמינים לפגישות, זו אינה מסיבת יום הולדת אלא פגישה תכליתית.
ודא שאתם מכבדים את זמנם היקר של כל הנוכחים בפגישה ואל תמרחו את הזמן.
התחילו בזמן
אל תחכו למאחרים והקפידו להתחיל את הפגישה במועד שנקבע. ייתכן ואנשים שמשתתפים בפגישה קבעו לעצמם דברים חשובים לאחריה, אין היגון בכך שלוח הזמנים שלהם יפגע בגלל המאחרים. בנוסף, זה מאוד מתסכל להגיע לפגישה בזמן ולהמתין לכל אלו שלא הגיעו.
תנו לכל אחד אפשרות לדבר
מחקר שנעשה לגבי פגישות מצא, כי מנהיגים בכירים היו יותר אגרסיביים ווקליים בפגישות.
המחקר מצא כי זה הרס כל סיכוי של חדשנות בחברה, כי ככל יתר חברי הקבוצה הסכימו לכל מה שלבכירים היה לומר ולא תרמו משלהם. זה מוביל לסביבה שבה הרעיונות היחידים בחדר יהיו של אנשים מסוימים.
הקפידו לשלב את כל הנוכחים בפגישה ואפשרו להם לדבר. אם לאנשים מסוימים קשה יותר לדבר מול קהל, נסו להפנות אליהם שאלות ספציפיות, שיהיה להם קל יותר לענות עליהן ולהוסיף מדבריהם.
