רבות מדברים על משוב שהמנהלים מעבירים לעובדים, אבל רק מעט ארגונים יודעים להעביר משוה שהוא גם יעיל לאורך זמן ומסייע לשפר תוצאות.
ממחקרים שבוצעו בארה"ב עולה, כי משוב של מנהלים לעובדים יכול להיות כלי ניהולי עצמתי ביותר אבל רק כל עוד הוא מתבצע בצורה הנכונה.
למשוב שמתבצע בצורה נכונה יש יכולת לא רק לפתח את העובדים, אלא גם לשפר את רמות האמון והתקשורת ולחזק את הקשר בין העובדים למנהלים.
למרבה הצער, לעתים קרובות מנהלים נמנעים מלהעביר משוב מחשש שהוא לא יתקבל היטב.
הנה כמה טיפים איך להעביר משוב בצורה נכונה:
1 הימנעו מלתת עצות בלתי רצויות:
מחקרים שבוצעו בקרב עובדים בארה"ב מצביעים על כך שרק כ-33% מהעובדים מאמינים שהמשוב שהם מקבלים הוא אכן מועיל.
אחת הסיבות העיקריות לכך היא שברוב המקרים המנהלים נותנים לעובדים עצות שאין להם צורך בהן. התוצאה היא יצירת לחץ נפשי על העובד שאינו יודע מה לעשות בעצה שאינה מקדמת אותו לשום מקום.
במקום זאת, יש לשאול את העובד במה הוא צריך סיוע ולגבי אילו נקודות בעבודתו הוא היה מעוניין לקבל עצות.
בדרך זו המנהל יכול לתת לעובד עצות שיועילו לו במהלך עבודתו השוטפת, וגדלים מאוד הסיכויים שהעובד גם יפעל על פי העצות שניתנו לו.
2 על המנהל להיות ממוקד וספציפי בהעברת המשוב:
משוב שמנהל מעניק לעובדים חייב להיות מאוד מכוון פתרון וברור ובהיר ככל האפשר.
משובים שנאמרים בסגנון של הערות כלליות מדי, כמו למשל: אתה צריך להשתפר, או – המשימות שביצעת לא בוצעו בצורה מספיק טובה, וכו, הם כלליים מדי ואינם מעוילים כלל שכן לעובד לא ברור באיזו נקודה בדיוק ביצוע המשימה לא היה מדוייק או טוב דיו.
בערות כלליות שכאלה מותירות את העובד בעלטה והופכות אותו למתסכל משום שלא ברור לו מה הוא אמור לתקן.
לכן חשוב מאוד לתת הערות ספציפיות שמתייחסות בצורה מדוייקת למה שהמנהל רוצה שעובד יעשה. ובה בעת על המנהל להציע הנחיות איך לשפר את ביצוע המשימות וליישם את המשוב.
בנוסף, חשוב גם לתת משוב חיובי לגבי דברים שהעובד ביצע בצורה טובה, וגם כאן יש להיות ספציפיים לגבי כוונת המנהל.
3 להגיע למשוב עם הרבה אמפתיה כלפי העובד:
מסירת משוב לעובד דורשת מידה רבה של רגישות מצד המנהל. משוב שמביע ביקורת לגבי ביצועים של העובד, שנמסר בצורה לא נכונה עלול להיות מאוד פוגע, דבר שיכניס את העובד למגננה ולא יאפשר שיתוף פעולה בין הצדדים לגבי שיפור.
4 לא להמתין למשוב של אחת לכמה חודשים:
משוב חייב להנתן בתדירות גבוהה ומה שיותר חשוב – בקרבת זמן לביצוע המשינה שלגבי הוא ניתן.
משוב שעובדים מקבלים מייד לאחר ביצוע המשימה הוא משוב שיש לו השפעה הרבה יותר גדולה מאשר משוב שניתן זמן רב לאחר ביצוע המשימה, כאשר אף אחד מהצדדים לא זוכר את כל הפרטים.
תדירות נכונה של משוב היא בדרך כלל אחת לשבוע, ואם לא ניתן אז לכל היותר אחת לשבועיים.
זכרו שנושאים בעייתיים שנותרו ללא טיפול, עלולים להפוך לבעיה גדולה הרבה יותר ולפעמים אף לגרור איתם בעיות גדולות יותר כתוצאה מכך.
5 שמרו על פרטיותו של העובד:
לפני כמעט שני עשורים היתה חברת הייטק גדולה שנהגה לתלות על לוח המודעות את הציונים שהעובדים קיבלו במסגרת המשוב, וכל שאר העובדים יכלו לדעת בדיוק מי מצליח יותר ומי נכשל.
זוהי טעות חמורה שגרמה נזק רב למוניטין ולמותג המעסיק של החברה. לעולם אין להעביר ביקורת על עובד בפומבי. זה משפיל אותו ועושה לו שיימינג ללא צורך.
יתרה מכך זה גם לא מועיל. עבור העובד זה יוצר תחושה של מרירות ומפחית את המוטיבציה שלו להשתפר, ועבור עובדים אחרים זה יוצר אווירה של פחד.
