מצב בו עובד מפתח עוזב את החברה, בתקופה שהחברה כלל לא העלתה על דעתה שהוא עומד לעזוב, מכניס את מנהלי משאבי האנוש למצוקה רצינית. את המצוקה הזאת היה אפשר למנוע על ידי תכנון נכון של הכשרת מחליפים שיורשים את מקומם של העוזבים.
תכנון מערך יורשים הוא תהליך שבמסגרתו מזהים בארגון את התפקידים הקריטיים ומתכננים תוכנית לאיוש תפקידים אלה בטווח המיידי, כאשר עובדים שממלאים אותם עוזבים.
העובד שבסופו של דבר מקבל את התפקיד הקריטי הזה הוא כאמור, היורש.
תכנון מערך יורשים מאפשר לארגון לאייש את התפקידים המתאימים עם העובדים המתאימים בכל רגע נתון.
תכנון כזה יכול לשרת את החברה לא רק במצבים שבהם עובד עוזב לפתע את החברה אלא גם במצבים בהם עובד חלה במחלה שדורשת ממנו להיעדר לזמן רב מהעבודה, או בתקופה בה מתרחש אסון טבע וכו.
בלי תוכנית למערך יורשים שכזה, הארגון לא יהיה מוכן לקראת אירועים בלתי צפויים כאלה.
במילים אחרות, תכנון רצף עבודה, כאשר לא משאירים תפקיד ללא איוש מיידי, הינו חיוני להמשכיות עסקית ולביצועים ארגוניים.
בסופו של דבר, תכנון מערך היורשים עוסק בזיהוי ההפרעות לעבודת הארגון, שעלולות להתרחש, אם עובדים מסוימים יעזבו באופן בלתי צפוי, והכנת מחליפים שיכנסו לתפקידם בהתראה של רגע.
המטרה היא תמיד לקבל גיבויים לתפקידים קריטיים למשימה, ולהימנע מהפקדת כל הידע על פעולות קריטיות לאדם אחד בלבד.
ארגונים לא צריכים להגביל את תכנון מערך היורשים רק לתפקידי הניהול. אם יש תפקידים שאינם ניהוליים ושהיעדרות פתאומית של העובדים הממלאים אותם, עלולה לשבש את פעילות הארגון, יש לתכנן רצף איוש גם לתפקידים אלה.
יש 5 יתרונות חשובים לתכנון מערך יורשי תפקידים:
1 הסתגלות מיידית לעזיבת טלנטים.
2 שילוב היורשים כמחליפים בתפקיד בתוך טווח זמן מיידי.
3 שמירת הידע הארגוני כך שהארגון יוכל להמשיך להתנהל בצורה חלקה במהלך השינויים בכוח האדם.
4 העלאת המורל של העובדים שנשארו בארגון ושימור עובדים על ידי תוכניות הכשרה, פיתוח וקידום.
5 הצבת מחליפים בעלי ידע, כישורים ויכולות שהינם יחודיים לתפקיד.
אם כן, כמה זמן אמור לקחת תכנון מערך היורשים והכשרתם. מסקר שנערך בארה"ב בקרב מנהלי משאבי אנוש עולה, כי תכנון מערך היורשים נמשך בדרך כלל בין שנה לשלוש שנים.
התהליך מבוסס על הכנת העובדים לקראת איוש משרות מסויימות, ולא על בחירת עובדים מחליפים מראש. בסופו של התהליך ההכנה, על המחליף (היורש) להיות מוכן היטב לקראת קבלת התפקיד ואיושו בבוא הזמן.
הסקר בדק באיזו מידה מוכנים הארגונים עם תוכניות מערכי יורשים המוכנות להפעלה מיידית. מהסקר עולה, כי רוב הארגונים אינם ערוכים לקראת נטישות בלתי מתוכננות של עובדי מפתח:
כ-21% ממנהלי משאבי האנוש שהשתתפו בסקר אמרו כי לחברה שלהם יש תוכנית מערך יורדים רשמית, כ-24% אמרו שיש להם תוכנית מערך יורדים בלתי רשמית, כ-20% אמרו שאין להם כלל תוכנית מערך יורשים אבל הם מתכוונים ליצור תוכנית זו, וכ-36% אמרו שאין להם כלל תוכנית מעך יורשים.
