פגישות עם העובדים
לרב אנשים שמקבלים ביקורת נוטים להתגונן, לתרץ ובמקרים מסוימים אף להתלהם. במקרים אחרים הם יקבלו את הערות ויקוו להשיג תוצאות טובות יותר להבא, אך מרגישים מאוכזבים מבפנים.
אין זה פלא אם כך, שמנהלים מהססים לקיים משוב שלילי על נושאים שהם פחות קריטיים, במיוחד כאשר התחושה היא שהם מסכנים את מערכת היחסים עם העובד שלהם.
כיצד אם כך ניתן להעביר משוב שלילי בצורה יעילה?
ציינו את מטרת המשוב
בטרם אתם פותחים בביקורת, ציינו בפני העובד שלכם את מטרת המשוב. כאשר תזכירו לו שהמטרה היא רק לשפר ולקדם ואין כאן עניין להצר את צעדיו, סביר שהגישה שלו לקבלת הביקורת תהיה פתוחה יותר. אל תתעכבו על הביקורת השלילית, ציינו כי בין יתר הדברים החיוביים והטובים שהוא עושה, ישנה סוגיה קטנה שהייתם רוצים לעבור עליה בקצרה ולהמשיך הלאה. אל תתנו לביצוע השלילי להשתלט על כל שיחת המשוב, הוא צריך להיות חלק קטן ממנה ועליו להיות "מרופד" במגוון חיזוקים חיוביים.
אל תתחילו מייד בביקורת. שאלו את העובד לשלומו, בקשו את דעתו לגביי הפרויקטים האחרונים שביצע והמשימות שלו, שאלו אותו לדעתו על המתרחש בחברה באופן כללי, ואז תוכלו "לגלוש" לביקורת באגביות ו"על הדרך". אל תדאגו, הוא בהחלט ייקח אותה בחשבון ולא יתעלם ממנה.
משוב מיידי
הקפידו על משוב מיידי גם בעת ביקורת שלילית. אין טעם להמתין לזמן נוח לשיחה ולהפך – ככל שעובר הזמן הביצועים הגרועים הופכים להיות ל"טריז" ביניכם. העובד ככל הנראה יודע שישנם דברים שהוא עושה או עשה פחות טוב. ככל שתתעלמו מכך כדור השלג יגדל עד למצב בו תתחילו להיות כעוסים וזה לא טוב לאף אחד. זכותו של העובד לדעת היכן הוא טועה ומחובתו של המעסיק להסביר לו זאת.
הציעו עזרה ומשאבים
אם הטעויות של העובד נעשות מתוך חוסר ידע או חוסר אמצעים להתעמת מול משימות מסוימות, ייתכן והוא זקוק להכשרה ולימוד ממוקד בנושא. ביקורת שלילית שמגיעה עם הצעה ללימוד וחניכה, הופכת להיות מחסרון ליתרון שכן העובד חש שאתם מקבלים אותו על אף חסרונותיו ואף מעוניינים לקדם ולפתח אותו. התחושה תהיה תחושת ביטחון ואמון בכם.
דיאלוג במקום מונולוג
משוב שלילי (כמו גם חיובי), צריך להיעשות בצורה של דיאלוג, של שיחה. אתה לא יושב מול העובד "ומרצה" לו, אלא שואל לדעתו. לדוגמה: "כיצד לדעתך התבצע פרויקט XXX?" "מה היו תובנותיך מהמשימות האחרונות שהצוות עבד עליהן?"
ייתכן והעובד עצמו יעלה את עניין הבעיות והקשיים ואת הביצועים הפחות טובים שלו כפי שחש בהם במהלך הפרויקט. כך יהיה יותר קל להיכנס לנושא במידה והוא יעלה זאת בעצמו. במידה ולא, עדיין תוכלו דרך הקשיים והאתגרים בפרויקט להגיע למקומות בו הוא היה חלש יותר ולחזק אותו.
דגש על העתיד
אל תתמקדו בעבר – דברו בלשון עתיד. במקום לומר "המשימה האחרונה שלך לא התבצעה באופן מלא", תוכלו לומר "הייתי רוצה שבמשימות הבאות תתעמק יותר בנושא ה- XXX". השיחה בלשון עתיד רכה ונעימה יותר וגם ממגרת תחושות איום על מקום עבודתו של העובד כיוון שהוא חש כי אתם מעוניינים להמשיך לעבוד איתו גם בעתיד. מלבד זאת לא ניתן לשנות את העבר רק ללמוד מכך באופן חיובי לדברים שיתרחשו בהמשך.
