העצמת עובדים באמצעות שירות עצמי והתאמה אישית במערכות משאבי אנוש עוזרת ליצור כוח עבודה יעיל, מעורב ואוטונומי יותר.
בעזרת כלי משאבי האנוש הנכונים, העובדים יכולים לגשת למידע רלוונטי להם, האגור במערכות משאבי האנוש של הארגון, לבצע משימות מסויימות באופן עצמאי ולהתאים אישית את חוויית משאבי האנוש שלהם כך שתתאים לצרכים הייחודיים שלהם.
מינוף טכנולוגיה המאפשרת שירות עצמי והתאמה אישית במערכות משאבי אנוש, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להעצים את העובדים לקחת אחריות על צרכי משאבי האנוש שלהם, על הצמיחה המקצועית שלהם ועל האיזון בין עבודה לחייהם האישיים.
כלים כאלה מייעלים את זרימות העבודה, מטפחים פיתוח קריירה, מעודדים משוב ומגבירים את המעורבות הכוללת, ובסופו של דבר מועילים גם לעובדים וגם לארגון.
להלן 5 דרכים בהן שירות עצמי לעובדים והתאמה אישית מאפשרים להעצים עובדים ביעילות:
1 גישה יעילה למידע ולמשימות:
פלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי מספקות לעובדים גישה מהירה למידע אישי, להטבות המגיעות להם, לתלושי השכר שלהם, ולמשאבים אחרים שדרשו בעבר התערבות של מחלקת משאבי אנוש.
מתן האפשרות לעובדים לגשת ישירות למשאבים אלו, מפחית את העומסים האדמיניסטרטיביים על מחלקת משאבי האנוש ומאפשר לעובדים לפתור שאילתות או להשלים משימות בזמן שנוח להם.
ממחקר שנערך בארה"ב על ידי PwC עולה, כי חברות שהמשתמשות בפלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי דיווחו על ירידה של כ-20% בעומס על מחלקת משאבי אנוש.
הפחתה זו על העומס מאפשרת לצוותי משאבי אנוש להתמקד בפרויקטים אסטרטגיים ולא בתמיכה אדמיניסטרטיבית.
בנוסף, שירות עצמי משפר את השקיפות, שכן העובדים יכולים להישאר מעודכנים לגבי מדיניות, נהלים והטבות ללא עיכובים מיותרים.
2 מסלולי למידה ופיתוח מותאמים אישית:
מסלולי למידה מותאמים אישית בתוך מערכות משאבי אנוש מעצימים את העובדים על ידי מתן מודולי הדרכה המתואמים עם יעדי הקריירה וצרכי המיומנויות שלהם.
התאמה אישית זו מאפשרת לעובדים לקחת אחריות על התקדמות הקריירה שלהם ועל פיתוח המיומנויות שלהם, מה שמעודד ומגביר את המוטיבציה ואת מידת המחוברות.
מדו"ח שפורסם על ידי לינקדאין בנושא הלמידה במקום העבודה בשנת 2023 עולה, כי עובדים שמרגישים נתמכים בפיתוח קריירה נוטים פי 2.6 להישאר בחברה שלהם.
שילוב המלצות מבוססות בינה מלאכותית במערכות משאבי אנוש מאפשר לחברות להציע חומרי למידה התואמים את התפקיד הספציפי, תחומי העניין ויעדי הצמיחה של כל עובד, תוך טיפוח תרבות ארגונית של למידה מתמשכת.
3 חווית עובדים משופרת עם זרימות עבודה הניתנות להתאמה אישית:
מערכות משאבי אנוש רבות מאפשרות לעובדים להתאים את הממשק שלהם להעדפותיהם, וליצור חווית משתמש המותאמת להם טוב יותר.
לדוגמה, עובדים יכולים להתאים אישית את לוחות המחוונים שלהם כדי להציג את הנתונים והכלים שבהם הם משתמשים בתדירות הגבוהה ביותר, כגון בקשות לצאת לחופשה, פניות לגבי שכר ועדכוני פרויקטים.
כאשר לעובדים יש שליטה על האופן שבו הם מתקשרים עם כלי משאבי אנוש, הם חווים סיפוק ויעילות רבה יותר בניהול פעילויות העבודה היומיומיות שלהם.
התאמה אישית זו תורמת גם לתחושת אחריות, שהיא חיונית להעצמת העובדים ולאוטונומיה.
4 מנגנוני משוב יעילים ותוכניות הכרה בהישגים:
מערכות שירות עצמי מאפשרות לעובדים לספק ולקבל משוב בזמן אמת, מה שהופך את תהליך ניהול הביצועים למעניין ורלוונטי יותר.
באמצעות כלי משוב, העובדים יכולים לעקוב אחר יעדי הביצועים שלהם, לבקש ביקורות מעמיתים ולקבל עדכונים מהמנהלים.
משוב מתמשך מסייע לעובדים להישאר מתואמים עם יעדי החברה ולהרגיש שמכירים בתרומתם, מה שמגביר את תחושת המטרה והמחויבות שלהם.
ממחקר שנערך בארה"ב על ידי דלויט עולה, כי בארגונים בעלי מערכות משוב יעילות יש שיעורי תחלופה נמוכים בכ-14.9%, מה שמדגיש את ההשפעה החיובית שיש למשוב והכרה בהישגים בזמן אמת, על שימור העובדים.
5 שיפור האיזון בין העבודה לחיים אישיים וגמישות:
פלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי מאפשרות לעובדים לנהל באופן עצמאי היבטים כמו חופשה, לוחות זמנים לעבודה ובקשות לעבודה מרחוק.
גמישות זו חשובה במיוחד לאיזון בין התחייבויות מקצועיות ואישיות, מה שמוביל לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה ולהפחתת מתח.
האפשרות להתאים את סידורי העבודה בהתאם לחייהם האישיים מאפשרת לעובדים לחוות אוטונומיה רבה יותר, המשפיעה ישירות על הפרודוקטיביות והנאמנות שלהם.
מסקר שנערך בארה"ב על ידי חברת המחקרים גרטנר עלה, כי בארגונים שמאפשרים גמישות בעבודה ניתן לראות עלייה של פי 2.6 בתפוקת העובדים, מה שמדגיש את הערך העסקי של התאמה אישית של אפשרויות האיזון בין עבודה לחיים אישיים.
