שמירה על מקום העבודה בטוח ומאובטח היא משימה חשובה ביותר. ארגונים רבים שמים דגש על אבטחת מידע, שהינה חשובה ביותר כשלעצמה, אבל לחלוטין אינה מספיקה.
מסקר שנערך לפני כחמש שנים בארה"ב בנושא מדד אבטחת המידע והביטחון עולה, כי יותר משני שלישים ממומחי מערכות המידע (IT) אומרים כי הם אינם בטוחים שמערכות הגנת המידע שלהם ישרדו פריצה למשרד.
כ-27% מהעסקים בארה"ב הודו כי היתה פריצה אל משרדיהם, וכ-92% מהם דיווחו על הפסדים כתוצאה מפריצות. מדובר בהפסדים בעלי אופי פיננסי, משפטי, ופגיעה במוניטין. לכן, אבטחת מתחם משרדי הארגון היא משימה בעלת חשיבות ראשונה במעלה.
הנה כמה טיפים שמאפשרים להגביר את האבטחה במשרד ולוודא שאתרי הארגון העסקיים וכל מה שבתוכם נשאר בטוח:
1 לשמור על מחשבים שיש בהם נתונים חשובים, תחת מנעול ובריח:
לכאורה נשמע פשוט וטריוויאלי. אבל מסתבר שמספר גדול מאוד של פריצות וגניבות ממשרדים התרחשו בפרק הזמן הקצר שבו עובדים עזבו את המקום שבו הם יושבים ללא השגחה, ובלי לנעול.
זהו פגם ביטחוני גדול, וניתן להימנע ממנו בקלות, על ידי קביעת מדיניות לפיה לעולם אין להשאיר את המשרד בלתי מאויש ופתוח. זה כולל גם ארונות, מסמכים וכל המחשבים ותחנות העבודה.
2 תיוג ופיקוח על כל הציוד המשרדי:
יש לשמור מקרוב על כל הציוד המשרדי ולסמן אותו בתגיות מיוחדות הנושאות את לוגו החברה ומזהה מלאי ייחודי. תוויות זיהוי אלה יכולות לשמש כלי חשוב לחיזוק אבטחת המשרד.
כדאי להיעזר בעובדים על ידי פרסום רשימות תגיות הציוד במקום גלוי, ולהנחות את העובדים לבדוק מדי פעם אם חסר ציוד.
3 תגי זיהוי לעובדים ולמבקרים:
תגי זיהוי הם דרך נוחה ופשוטה לאמת במהירות אם האדם שנמצא במשרד אמור להיות בו או לא. ניתן גם להעביר כרטיס עובד בכל יציאה מהמשרד וכניסה אליו.
יתר על כן, עובדים העונדים את שמם על החולצה עשויים למלא את תפקידם אפילו טוב מהרגיל. כאמצעי נוסף, כדאי לספק לכל המבקרים תג אורח מתאים בצבע שונה, כדי שיהיה קל יותר להבחין בין עובד לבין מבקר.
4 מערכת טלוויזיה במעגל סגור:
שליטה באמצעות מצלמה היא אחד הכלים היותר יעילים להגברת האבטחה במשרד. מצלמות אבטחה מהוות גם גורם הרתעתי חזותי לכל הפורצים הפוטנציאליים.
מצלמות האבטחה מתעדות כל פעילות לא תקינה, גם אם הן לא מצליחות להרחיק את הפורצים בפועל. יש לוודא שהארגון שלכם מקבל את הטלוויזיה במעגל סגור בעלת התקן העדכני ביותר בתעשייה.
יש לזכור לכסות עם המצלמה גם את אזורים הפחות ברורים מאליהם, כמו סמטאות אחוריות, מוסכים או מסדרונות מחוץ לשטח המשרד הראשי.
5 מערכת אזעקה:
בדומה לטלוויזיה במעגל סגור, גם אזעקות הינן בולטות מבחינה ויזואלית, ולכן יש להן ערך מוסף להרתעה מפעילות פלילית בעסק.
כמובן שתפקידה העיקרי של מערכת האזעקה הוא לאתר פריצות באופן אוטומטי ולהודיע לאנשי הבטחון במשרד או לחברת אבטחה פרטית, כדי שאלה יוכלו לטפל במצב במהירות ובמקצועיות.
אזעקה היא אחד הכלים העתיקים ביותר להגברת אבטחת המשרד, והיא עדיין נמצאת בראש הרשימה.
