יש הרבה מאוד יתרונות לעבודה מהבית, בפרט בכל הקשור ליכולת של הארגון למשוך טלנטים מבוקשים.
עם זאת, בעבודה מהבית יש גם אתגרים, במיוחד בתחום התקשורת הפנים ארגונית.
תקשורת פנים ארגונית יעילה הינה חיונית לשיתוף פעולה בין עובדים, לתיאום בין עובדים במהלך פרויקטים ולשמירה על סביבת עבודה מגובשת.
חשוב מאוד לבקש באופן קבוע משוב מחברי צוות מרוחקים לגבי יעילות התקשורת והאתגרים.
משוב זה יכול ליידע לגבי שיפורים והתאמות מתמשכים באסטרטגיות התקשורת. בנוסף, השקעה בתוכניות הכשרה המשפרות את מיומנויות התקשורת מרחוק יכולה להועיל לכל הצוות.
ניווט מוצלח של אתגרי התקשורת בסביבת עבודה מרוחקת דורש שילוב של טכנולוגיה, קווים מנחים ברורים וגישה פרואקטיבית לבנייה ותחזוקה של תרבות צוות חזקה.
להלן 5 אתגרים נפוצים הנובעים מעבודה מהבית וקשורים לתקשורת פנים ארגונית, בצד פתרונות להתמודדות איתם:
1 חוסר אינטראקציה פנים אל פנים:
אתגר: עבודה מרחוק מבטלת את האינטראקציות המסורתיות פנים אל פנים. כתוצאה מכך יש אתגר מהותי בהעברת מידע שיש בו ניואנסים, לבנות קרבה ולהבין רמזים לא מילוליים.
פתרון: לבצע שיחות ועידה בווידאו קבועות לישיבות צוות, פגישות של אחד על אחד ופגישות משותפות. שיחות וידאו יכולות לגשר על הפער על ידי מתן קשר אישי יותר והקלה על תקשורת טובה יותר.
2 עומס תקשורת:
אתגר: עבודה מרחוק כרוכה לרוב בגידול במספר ערוצי התקשורת הדיגיטליים, מה שמוביל לעומס מידע, הודעות שהוחמצו וירידה באפקטיביות הכוללת.
פתרון: לקבוע פרוטוקולי תקשורת ברורים והנחיות. לעודד את השימוש בפלטפורמות תקשורת מרכזיות כדי לייעל מידע, להגדיר ציפיות לזמני תגובה ולתעדף מסרים חיוניים. יש להדגיש את החשיבות של תקשורת תמציתית ורלוונטית.
3 הבדלי אזור זמן:
אתגר: חברי צוות העובדים באזורי זמן שונים יכולים להתמודד עם אתגרים בתיאום לוחות זמנים ושיתוף פעולה בזמן אמת.
פתרון: לקבוע שעות עבודה של משימות ליבה שהן חופפות על פני אזורי זמן שונים כדי להקל על התקשורת בזמן אמת.
לעודד את חברי הצוות לקבוע פגישות תוך מודעות להבדלים באזורי הזמן, ולשקול שיטות תקשורת אסינכרוניות, כגון מסמכים משותפים וכלי שיתוף פעולה.
4 פרשנות שגויה של טון וכוונה:
אתגר: בתקשורת מבוססת טקסט, כמו למשל אימיילים, הודעות ווטסאפ וכד, חסר ההקשר של הטון ושפת הגוף, מה שעלול ליצור אי הבנות.
פתרון: לעודד את השימוש בשפה ברורה ותמציתית בתקשורת בכתב. לספק קווים מנחים לשימוש באימוג'י או אינדיקטורים אחרים להעברת טון.
במידת האפשר, רצוי להשלים את התקשורת הכתובה עם הודעות וידאו או קוליות כדי להוסיף הקשר וניואנסים.
5 קושי בבניית תרבות צוות:
אתגר: עבודה מרחוק יכולה להפוך את טיפוח תרבות צוות חזקה, אחווה ותחושת שייכות למשימה מאתגרת.
פתרון: ליישם פעילויות וירטואליות לבניית צוות, כגון אירועים חברתיים מקוונים, הפסקות קפה וירטואליות או אתגרי צוות.
ניתן להשתמש בפלטפורמות תקשורת כדי לשתף עדכונים אישיים, לחגוג הישגים ולהכיר בתרומות. לטפח סביבה מכילה שבה חברי הצוות מרגישים מוערכים ומחוברים.
