לפני כ-20 שנה, ידיעה קטנה בשולי החדשות דיווחה על עזיבתו של מנהל בדרג ביניים בחברה גדולה, לאחר שנים רבות שעבד בחברה בתפקיד זה.
התקשורת ברובה המכריע התעלמה מהידיעה שכן, בשל דרגתו הנמוכה יחסית של המנהל, היא נחשבה למאורע חסר חשיבות.
אלא שעבור החברה עצמה, לאירוע זה היתה חשיבות רבה. אותו מנהל, שבפועל פוטר ולא עזב מרצונו, נהג, במשך שנים רבות, לקחת שוחד מספקי הציוד של החברה.
התוצאה היתה שציוד שהיה קריטי להתפתחותה של החברה נרכש לא בגלל איכותו אלא משום שהספקים שסיפקו את הציוד, שילמו שוחד לאותו מנהל.
התקלה היתה אף גדולה יותר משום שכולם בחברה – כולל ההנהלה – ידעו שהוא רוכש ציוד על פי תשלום השוחד ולא על פי עלויות ואיכות, ולמרות זאת הוא המשיך בתפקידו.
חשש ההנהלה היה שאם הוא יפוטר, סיבת הפיטורים תתגלה, מה שיגרום לפגיעה בחברה גם בשוקי היעד שלה וגם בשוק המניות.
לפני כ-20 שנה התחלפה ההנהלה ולאחר כניסת ההנהלה החדשה לתפקיד, אותו מנהל, כאמור, פוטר.
שוחד במקום העבודה הוא הפרה אתית ומשפטית חמורה שעלולה לכרסם באמון, לפגוע במוניטין של החברה ובמניה שלה (במקרים בהם החברה נסחרת בבורסה) ולהוביל להפסדים כספיים משמעותיים.
כאשר האדם שמקבל שוחד הוא מנהל, ההשפעה שלו גדולה עוד יותר, שכן כמנהל הוא מחזיק בכוח לגבי קבלת החלטות, משפיע על הפעילות העסקית והוא אחד מנותני הטון לתרבות הארגונית.
מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד קריטי בזיהוי וטיפול בצורת התנהגות בלתי הולמת זו לפני שהיא מתפשטת או מתבצרת.
להלן 5 אסטרטגיות לזיהוי נורות אדומות המתריעות על לקיחת שוחד וחקירתו:
1 לחפש שינויים בלתי מוסברים באורח החיים:
אחד הסימנים המוקדמים והבולטים ביותר הוא שינוי פתאומי באורח החיים של מנהל שמתחיל לפתע לבצע רכישות מפוארות, לנסוע לעיתים קרובות לחו"ל וחיות הרבה מעבר לרמת ההכנסה הידועה שלו.
הצלחה כלכלית אמנם אינה חשודה מטבעה, אבל שינויים דרמטיים ללא הסבר ברור צריכים להרים גבות.
כשמתעורר חשד, יש להשתמש בשיקול דעת ולאסוף ראיות הניתנות לצפייה ומעקב, לפני הסקת מסקנות. יש לשים לב שדפוסי התנהגות חשובים יותר מאירועים בודדים.
2 לשים לב לחביבות וקבלת החלטות יוצאת דופן:
שוחד מביא לעתים קרובות להחלטות עסקיות מוטות, כמו למשל הענקת חוזים תמיד לאותו ספק או עבודה עם ספקים שאין להם כל המיומנויות והאיכויות הנדרשות.
אם מנהל מתעלם בעקביות מהנחיות רכש, עוקף אישורים נאותים או מקדם עסקאות מסוימות ללא הצדקה, הדבר עשוי להצביע על השפעה בלתי הוגנת.
זאת ועוד, יש לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם צוותי רכש, כספים ועורכי הדין של החברה כדי לבדוק דפוסי התנהגות.
3 מעקב אחר משוב עובדים ודוחות של עובדים שמדווחים על חריגות:
לעתים קרובות, יש עובדים שמבחינים בהתנהגות מפוקפקת, לפני שמנהל משאבי האנוש מבחין בכך.
עמיתים עשויים לחשוד בהעדפה או בהתנהגות בלתי הולמת, אבל יחששו לדבר ללא ערוץ אנונימי ובטוח.
לכן חשוב ליצור מערכות דיווח אנונימיות ולקד תרבות ארגונית שבה ניתן להעלות חששות אתיים ללא חשש מנקמה.
4 ביקורת תפקידים ועסקאות בסיכון גבוה:
מנהלים המעורבים במכירות, רכש, ניהול ספקים או כספים, נמצאים בסיכון גבוה יותר להזדמנויות לשוחד.
ביקורות פנימיות וסקירות עסקאות רגילות יכולות לסייע בזיהוי חוסר עקביות או ניגודי עניינים.
יש לשתף פעולה עם צוותי ביקורת פנימיים כדי לסמן פעילות חשודה ולהצליב אותה עם נתוני ביצועים או התנהגות.
5 התנגדות לפיקוח:
מנהל שמתנגד לשקיפות, נמנע מתיעוד או מתגונן כשהוא מתבקש להסביר החלטות, עשוי לעשות זאת משום שהוא מנסה להסתיר התנהגות לא אתית.
יש לוודא שלכל המנהלים יהיו תקני דיווח ברורים ונתונים לבדיקות שגרתיות, ללא קשר לוותק.
בשורה התחתונה, איתור שוחד מצריך ערנות, שיתוף פעולה בין המחלקות והלך רוח פרואקטיבי של מנהל משאבי האנוש.
מעקב אחר רמזים התנהגותיים, העצמת עובדים לדווח וחיזוק השקיפות, מאפשרים למנהלי משאבי האנוש לסייע בהגנה על היושרה הארגונית ללא קשר לדרגה.
