לא רק בראיונות עבודה, הקשבה פעילה מתבקשת. הקשבה פעילה נדרשת במצבים של פתרון בעיות ומחלוקות, בהבנת צרכי העובדים והלקוחות, בבחינת הצעות לשיפור וייעול, בהחלטה אם לאשר פרויקטים ואף בתהליכים מורכבים מאוד כגון משא ומתן, מיזוגים ורכישות של חברות.
להלן 5 טיפים שסייעו לכם לך לפתח את כישורי ההקשבה הפעילה:
שמירה על קשר עין
נסו לשוחח עם מישהו בעוד הוא סורק את החדר בעיניו, קורא עיתון או ממוקד במסך המחשב, העניין משול לפגיעה במטרה נעה, וכמעט ואינו אפשרי. כמה תשומת לב אתה מקבל מאדם שאינו מביט בעיניך? התשובה היא שתשומת הלב היא כמעט אפסית.
בניגוד לשיחה עם בן הזוג, כשאתה נמצא בראיון או בשיחה עם לקוח, אינך יכול לדרוש מהאדם השני "תסתכל עליי כשאני מדבר איתך". הבקשה הזו אינה אתית. עם זאת, כאשר אתה הוא המראיין, או איש המכירות, עליך לאמץ את עקרון השמירה על קשר העין, ככלל ראשוני בשיחה ובהקשבה פעילה.
הקשבה פעילה מתחילה במבט ישיר שאינו מתחמק, אל האדם היושב מולך. עוד בטרם הוא מתחיל לדבר ואתה מתחיל להקשיב, עליך להמחיש בפניו את העובדה שיש עם מי לדבר ושאתה קשוב לו. באמצעות קשר העין, זה מתבצע.
בטרם אתם מתחילים ראיון עבודה, שיחה עם עובד או לקוח, הרחיקו משולחנכם כל דבר שעשוי להסיח את דעתכם. סגרו את מסך המחשב, הרחיקו את הטלפון הנייד ואת חומר הקריאה מהשולחן. ככל שיהיו פחות הסחות, כך תצרו קשר עין טוב יותר ותעניקו לאדם שמולכם את תשומת הלב המלאה.
היו שלווים
כעת משיצרתם קשר עין, אין צורך להמשיך ולנעוץ עיניכם באדם שממול מבלי למצמץ אפילו. כאשר הוא מדבר, אתם יכולים להסיט ואז להשיב את המבט. המטרה היא לספק עבורו תחושה רגועה ואותנטית, ולא לגרום לו להרגיש תחת איומו של נץ חד עיניים ורב טפרים. המשחק עם קשר העין המשתנה בהתאם לחשיבות דבריו, מייצר תחושת סובלנות והקשבה נינוחה.
הגיעו רגועים לפגישה
את הפגישה עליכם לקיים כשאתם רגועים, מנוטרלים ככל האפשר מרעשי רקע ומעומס העניינים האישיים והמקצועיים שאתם סוחבים איתכם. על מנת לייעל את ההקשבה הפעילה, רצוי לנסות ולנטרל את העניינים שמכבידים עליכם, כך שתהיו מרוכזים ככל האפשר באיש המדבר. זה יכול להתבצע באמצעות מדיטציה או ספורט שתעשו בטרם הפגישה, ארוחה קלה, משקה מרגיע וכל דבר שמסייע לכם להתרכז.
שקפו את המילים החשובות
שימו דגש בהקשבתכם על מילים חשובות ונושאים מהותיים עליהם האדם שמולכם מדבר ושקפו לו אותם ע"י חזרה עניינית על דבריו. "אני מבין שעבדת בחברת שמתכננת מערכות אבטחה.." לדוגמה. שאלו שאלות המתייחסות לדבריו שאמר, כמו לדוגמה: "בפרויקט להקמת מערכת חדשה עליו סיפרת, כיצד אפיינת את דרישות המערכת?..". כך הדובר יידע שאתם מקשיבים לו ומתייחסים לדבריו.
ספקו משוב מהיר
כלל חשוב בהקשבה פעילה, שאינו בהכרח מתקיים בכל זוג אחר של הקשבה, הוא, לספק לדובר משוב מהיר על דבריו. אם לדוגמה המרואיין מספר לכם שהוא סיים לא מזמן קורס טכנולוגי ואתם סבורים שהידע שצבר בקורס יוכל לסייע לו בתפקיד, ספקו לו משוב גלוי ומיידי על כך. הגידו לו שאתם חושבים שהקורס יוכל לסייע לו בתפקיד במידה ויתקבל. אין הדבר אומר כי המועמד התקבל לתפקיד, זה רק אומר שאתם מקשיבים לדבריו ומספקים לו משוב לכך.
