ההון אנושי הוא המשאב היקר ביותר עבור כל עסק, בין אם מדובר בעסק קטן, בינוני או גדול, בין אם מדובר בחברה חדשה שנמצאת בהקמה או בחברה ותיקה.
ככל שתחום משאבי אנוש מתפתח, כך גדלה כמות הנתונים שמחלקת משאבי אנוש צריכה לעבוד איתם. לעדכן בתדירות גבוהה, להצליב ביניהם, ולנתח אותם בהיבטים רבים.
במקביל, ככל שמתפתחת הטכנולוגיה, כך מחלקות משאבי האנוש בארגונים זקוקות לתוכנות המיועדות לניהול כוח אדם, שהן מותאמות במדויק לסוג החברה, לתחום עיסוקה, לתחומי ההתמחות הספציפיים של העובדים, למספר העובדים שהחברה מעסיקה ולקטגוריות רבות נוספות.
אחרי הכול, מחלקת משאבי אנוש היא זו שאחראית על הטיפול בכל מחזור חיי העובד, החל מגיוס מועמדים ועד פרישת העובדים לגמלאות.
תוכנות משאבי אנוש המתאימות במדויק ככל הניתן לצרכי החברה, יכולות לנהל בעיות בקלות, לצמצם טעויות, לייעל את תהליכי משאבי האנוש, לחסוך בכסף ובמאמץ, ובה בעת לסייע בצמיחתו והרחבתו של הארגון.
להלן 4 תכונות שיש לחפש בתוכנות לניהול משאבי אנוש, בהתאם לסוג החברה, גודלה ושלב ההתפתחות בו היא נמצאת:
1 חברות קטנות ובינוניות במגוון רחב של מגזרים, זקוקות לפלטפורמה מבוססת ענן שיש בה מגוון רחב של פיצ'רים, ובאמצעותה ניתן לבצע כל דבר בתחום משאבי אנוש, תוך אפשרות גישה מכל מקום בכל זמן.
פתרון מבוסס ענן זה צריך להיות גמיש מספיק כדי שניתן יהיה להוסיף לו מודולים ופיצ'רים על פני זמן.
פלטפורמה כזאת צריכה לאפשר פעולות אוטומטיות הקשורות למשאבי אנוש, ולאפשר לעובדים גישה לאתר בכל שעה משעות היום.
2 חברות קטנות בצמיחה זקוקות לתוכנה ששמה דגש חזק יחסית על נהלים חיוניים המיועדים לכך שהחברה תצליח לגדול במהירות.
תוכנה זו צריכה לענות על דרישות לקוחותיה (הארגונים) על ידי גמישות והתאמה אישית מלאה, תוך הצעת מגוון פריטים המבוססים על הצרכים והרצונות הספציפיים של הארגון.
3 תכונה נוספת שצריכה להיות לפלטפורמות מבוססות תוכנה היא היכולת להבטיח את הגברת יעילות הצוותים. בין השאר, המשמעות היא אוטומציה של תהליך בחירת המועמדים, המייעלת את תהליך הגיוס והסינון.
כלק מהגברת יעילות הצוותים, התוכנה צריכה לבצע ניטור נוכחות של העובדים בכל איזור גיאוגרפי בו הם נמצאים (כאשר העובדים עובדים מהבית או ממוקמים מעבר לים). המשמעות היא שיש אפשרות לעקוב בזמן אמת אחר נוכחות העובד שעובד מרחוק.
4 תוכנות המיועדות לגיוס עובדים ומיון מועמדים הנמצאות בענן, צריכות לספק מערכת מעקב אינטואיטיבית אחר מועמדים, ולספק קישורים אל אתרי הדרושים.
מדובר בתכונה של המערכת המאפשרת להבטיח שהמועמדים המתאימים ביותר למשרות הנכונות יתקבלו לעבודה. כאשר התוכנה כוללת בתוכה צ'ט בוט, זה מאפשר לה לבצע את העבודה במהירות.
הוספת צ'אט בוט לתוכנה יכול לייעל גם את העבודה מול עובדים קיימים של החברה (ולא רק מועמדים). דרכו, עובדים יכולים לברר את סטטוס יתרות החופשה שלהם, לבקש חופשות, להעלות תלונות ולבצע פעולות רבות נוספות בלי להמתין שאנשי משאבי האנוש יתפנו לכך.
