העברת משוב הנדרש להערכת ביצועי העובדים הינו מרכיב חשוב מאוד מהתפתחותו והתנהלותו של כל ארגון.
מנהלים רבים חוששים מתגובת העובדים למשוב, בעוד שעובדים רבים חוששים מעצם העברת המשוב.
את החשש הזה יש צורך לפוגג שכן משוב הוא לא נזיפה והוא גם לא אמור להיות שבחים מפליגים. במילים אחרות, משוב הוא לא מערך של שכר ועונש. הוא מיועד לשמש ככלי שמאפשר לעובד להשתפר, ולשפר את ביצועיו.
לכן הדרך להעביר את המשוב היא כאמור לא לנזוף בעובד ולא לבייש אותו.
מצד שני, המטרה היא גם לא לשבח את העובד על חשבון חברי הצוות האחרים תוך השוואת הישגיו לעומת היעדר הישגים של עובדים אחרים, שכן הדבר היחיד שנוצר כתוצאה מכך הוא טינה של שאר חברי הצוות כלפי אותו עובד.
יש מנהלים שחושבים שאם הם יעבירו את המשוב בשלושה חלקים, כאשר החלק הראשון והשלישי מועברים כנזיפה או כהטלת דופי ביכולות העובד והחלק השני (האמצעי – בין נזיפה לנזיפה) הוא משוב חיובי, זה יכול לרכך את המכה.
שיטה זו יוצרת בלבול עבור העובד ובה בעת מערערת את אמינות המשוב, דבר שעלול להפחית את מידת הרצינות שבה העובד יתייחס למשוב.
אם כן, איך צריך לנהל הערכות עובדים והעברות משוב:
1 יש להגדיר את כל הציפיות מהעובדים עד לפרט הקטן ביותר:
במסגרת זו יש להגדיר מה בדיוק הנהל מצפה מכל עובד ועובדת, ויש לוודא שכל היעדים והמטרות שהוצבו להם הינם ניתנים למדידה.
2 יש להגדיר את המטרות בצורה מאוד מדוייקת:
לשם כך כדאי לדון עם העובדים במטרות ובדרכים להשגתן, ולא פחות חשוב: יש לרתום את העובדים למען מטרות אלה. כלומר העובדים אמורים להרתם להשגת המטרות מתוך תחושה של הישג אישי.
3 לתעד את העברות המשוב ואת ההערכות:
בשגרה יש לקיים דיון משוב אחת לחצי שנה במהלכו המנהל דן עם העובד בביצועיו. הדיון צריך לכלול הצבעה על נקודות החוזק והתורפה של העובד ודיון מעשי לגבי איך ניתן לשפר את נקודות התורפה.
כמו כן, על המנהל לברר עם העובד האם הוא זקוק לעזרה מצד עמיתים או מצד המנהל עצמו כדי לשפר את נקודות התורפה ולחזק אותן.
אם יש עובדים שמתקשים לאורך זמן להשיג את המטרות שהוצבו להם, יש לשקול קיום מפגשים כאלה בתדירות גבוהה יותר כמו למשל אחת לחודש.
בכל מקרה, חשוב לוודא שכל שיחת המשוב מתועדת וכי המשוב וגם תיעוד משקפים נכונה את כל התקופה הנסקרת במשוב.
4 לוודא שההערכה והמשוב מבוצעים באופן ישר ואמין:
ההערות שהמנהל רושם במהלך מפגש המשוב חייבות להתבסס על עובדות, ועל פרטים ומקרים ספציפיים. לא על תחושות בטן והשערות בלתי מבוססות. כמו כן יש לוודא שמדובר בביקורת בונה שמטרתה לייצר שיפור ולא ביקורת שנועדה לבייש את העובד ולנזוף בו.
