"אחד האתגרים המהותיים שארגונים מתמודדים איתם כיום בתחום של מחוברות עובדים הוא היעדר ניצול אופטימלי של הידע שנצבר בארגון, שיתופו וקיום דיונים והתייעצויות לגביו, בין עובדי החברה ובינם לבין ההנהלה. ככל שתחום שיתוף המידע באינטרנט פורח ומשגשג בשימושים פרטיים, כמו למשל שיתוף מידע הדדי ברשתות החברתיות באמצעות פוסטים ותגובות, כך גדל הפער לעומת מידת שיתוף המידע בארגונים. הסיבה לפער ההולך וגדל נעוצה בכך שרובם המכריע של הארגונים לא מיישמים את הכלים המתקדמים שעומדים כיום לרשות כל משתמש ביתי", דברים אלה אומרת גלית גנאור, מנכ"לית Social Knowledge, העוסקת בהקמת סביבות עבודה ותקשורת דיגיטליות דו כיווניות בארגונים.
בשיחה עם HRus מפרטת גנאור פתרונות פרקטיים לאתגרי מחוברות עובדים בארגונים, לקראת הרצאתה בכנס משאבי אנוש השנתי בנושא סביבת העבודה הדיגיטלית. הכנס, שהשנה נערך בנושא מנהיגות, מחוברות ומה שביניהן, יתקיים ב-26.6.17 בכפר המכביה.
ברוב הארגונים כיום, כאשר מנכ"ל החברה, רוצה להעביר מסר לעובדים, הוא שולח אימייל לכולם או מכנס אותם לפגישה", מסבירה גנאור. "במעמד זה, יתכן ששניים שלושה עובדים יענו או ישאלו שאלה, אבל רוב העובדים לא יגיבו, אלא ישמרו את תגובותיהם עמוק בבטן.
"כיום עומדות בפני המנכ"ל שיטות יותר אפקטיביות להעברת המסר. הוא יכול, לדוגמה, להעביר את אותו המסר בבלוג הארגוני. היתרון של שיטה זו טמון באפשרות לקיים שיח במרחב הציבורי המשותף, ובכך ליצור תקשורת דו כיוונית פתוחה ומקצועית בתוך הארגון".
לדברי גנאור, "ברגע שהמנכ"ל (או כל מנהל בהנהלה הבכירה או מנהל אחר) ידבר עם העובדים, או ישמע את הרעיונות שהעובדים מעלים, או יתייחס לנושאים שהעובדים מעלים, תיווצר תקשורת דו כיוונית, שקיפות ומחוברות".
גלית גנאור מציעה 4 תהליכים לתקשורת דו כיוונית שיחזקו את מחוברות העובדים:
1. תקשורת פנים ארגונית קלה ומהירה: בלוג של מנכ"ל ומקום בו מנהלי יחידות יכולים לתקשר בקלות ובמהירות עם העובדים, לקבל התייחסויות ולדייק את המסר שלהם בהתאם.
2. להביא את חוכמת ההמונים לארגון: ניתן לעשות זאת באמצעות תהליכים שמייצרים שיתוף בין עובדים, מומחים ועמיתים. מדובר בשיתוף של ידע שנצבר מניסיונם, סביב נושאים מסוימים. במילים אחרות, ליצור קהילות עמיתים, במסגרתן יכולים העמיתים להתייעץ זה עם זה, להחליף רעיונות ולמצוא, תוך סיעור מוחות, דרכים טובות יותר לבעיות שאיתן הם מתמודדים. למשל אפשר לייצר מקום בו ניתן לשאול מומחים או העמיתים שאלות בנושא מסוים, לכתוב פוסטים, לכתוב וויקי ועוד.
3. פתרונות לחיזוק ידע של עובדים חדשים: ניתן לייעל את תהליך קליטת עובד חדש על ידי הנגשה של הידע, שעובד חדש צריך לדעת בחודש הראשון לעבודתו בארגון. בדרך זו ניתן להכשיר את העובדים במהירות ולצמצם עלויות הדרכה של תהליך האוריינטציה הראשוני.
פרט לכך, אם זה ארגון שקולט הרבה מאוד עובדים על פני זמן, אפשר גם להקים קבוצה שהחברים בה הם כל העובדים החדשים שנקלטו באותה נקודת זמן, באופן שהם יוכלו לעזור זה לזה".
4. שיח עם הלקוחות: ניתן ליצור קבוצות (או מקומות באתר) שמיועדים לשיפור התקשורת עם הלקוחות, ולחיזוק הקשר איתם. ניתן, למשל, להקים קבוצות בהן הלקוחות מוזמנים לתרום לקידום ושיפור המותג . בד בבד, הארגון מעצים את הלקוחות ומעניק להם מידע חיוני שיאפשר להם להיות עצמאיים יותר באיתור מידע הנוגע לעסקיהם עם הארגון.
"בסופו של דבר", מדגישה גנאור, "הכלים הם מרחב המדיה. אבל כדי שכל יתרונות המדיה הללו ינוצלו, נדרשת התאמה לעובדים, לאופי הארגון, לתרבות הארגונית שלו, ולשיטות העבודה הספציפיות של הארגון, אשר יביאו ערך לאותו ארגון. אחרת זה לא יעבוד, אלא יהיה נטע זר.
מהם הפתרונות ש-Social Knowledge מספקת לארגונים בתחום זה?
"באמצעות תהליך ארגוני קצר ויעיל, נמצא יחד עם המנהלים את הנושאים שיתרמו הכי הרבה לשיפור סביבת העבודה של העובד ויתרמו למידת המחוברות שלו", מסביחרה גנאור. "נתכנן ונוציא את זה לפועל בתוך זמן קצר.
"אנחנו מקפידים להתייחס לכל היבטי התהליך, לאנשים המעורבים, לתהליכים הארגוניים, לנושאים עליהם מדברים או כותבים, ולכלים הנדרשים. זהו תהליך ספירלי של התפתחות רציפה משלב לשלב, שמאפשר לנו לתפור פתרון המותאם באופן מדויק לצרכי הארגון, ובד בבד לקדם את הארגון לשלב הבא".
עם אילו כלים אתם עובדים ליצירת תקשורת דו כיוונית בקלות ובפשטות?
"כיום ב-Social Knowledge אנחנו עובדים עם מגוון גדול של כלים שלכל אחד מהם יש יתרונות משלו", מסבירה גנאור. "מה שמאפיין את כל הכלים שאנחנו עובדים איתם הוא, שאלו הם כלים שקל מאוד להשתמש בהם. השימוש בהם לא צורך פיתוח מיוחד, ובתוך חודש עד חודשיים לכל היותר, ניתן להביא לארגון פתרון עובד. גם לאחר אותם חודש חודשיים, כל עובד ועובדת בארגון יכולים ללמוד בקלות איך להשתמש בכלים בצורה הטובה ביותר. אין צורך במפתחים.
"המוצרים שאנחנו עובדים איתם הם מוצרי ענן", מדגישה גנאור. "לכן ניתן להעניק ללקוחות, בחינם, כל הזמן ובאופן שוטף, יכולות חדשות שפותחו. כאמור ללא עלות נוספת".
גלית גנאור מפרטת מהם 3 הכלים ליצירת תקשורת פשוטה, קלה ודו-כיוונית:
Igloo .1
המוצר של חברת Igloo מתאים לחברות היי טק וחברות גלובליות. הוא מותאם לחברות קטנות ובינוניות המעסיקות החל מ-20 עובדים ועד כמה אלפים. המוצר הוא הדור הבא של הפורטלים הארגוניים. הוא קל, זול ומהיר לתפעול, ואנשים נהנים לעבוד איתו.
"Igloo מאפשר להנגיש את כל הידע הארגוני בקלות, במקום אחד מרכזי, בו ניתן למצוא בלוגים, חדשות ארגוניות, נהלים והנחיות. ניתן גם להקים אזורי עבודה משותפים לצוותים, ולחבר אותם להרבה מאוד כלים קיימים בארגון, כמו google, box, dropbox, slack, zendesk ועוד.
Connecteam. 2
חברת Connecteam היא חברה ישראלית שפיתחה אפליקציה המיועדת לארגונים שמעסיקים מספר גדול של עובדים ניידים, שברוב המוחלט של הזמן אינם נמצאים מול מסך מחשב, אבל כן זמינים בטלפון. מוצר זה מאוד מתאים לאנשי מכירות, אנשי שירות שמסתובבים בשטח, ועובדים בפסי ייצור.
רשתות מובילות, בהן רשת פוקס, ובמפעלים דוגמת שטראוס, כבר משתמשים במוצר זה.
"אחד האתגרים הגדולים של ארגונים אלו הוא להגיע עד אחרון העובדים", מסבירה גנאור. "כיום, בשיטות הקיימות, מחלקת משאבי האנוש מתקשה מאוד לתקשר ולהגיע אל כל העובדים. באמצעות האפליקציה בטלפון, ניתן להגיע אל עובדים אלה בקלות ולהעביר אליהם מידע, החל מחדשות ארגוניות, מבצעים, דיווח על תקלות בפס ייצור, אירועי ומפגעי בטיחות, הדרכות ועוד. ניתן אפילו ניתן למלא באמצעותה, בקלות, טופס 106 דיגיטלי. ארגונים שמשתמשים במוצר הזה דיווחו, למשל, שקיצרו משמעותית את זמן ההדרכה לעובדים חדשים.
"בהקשר של עובדים חדשים ובכלל, חשוב להדגיש שהמפגש האישי הוא חשוב מאוד ליצירת מחוברותם של העובדים. לארגונים יקר מאוד להביא את כל העובדים לימי הדרכה ואוריינטציה. אפליקציה כזו משלימה את תהליך ההדרכה של עובדים חדשים ומאפשרת להם ללמוד תוך כדי העבודה".
3. Workplace
"פייסבוק יצאה עם מוצר שמחקה את ההצלחה של מוצר ה-Workplace במגזר הפרטי, והיא מציעה כיום להקים סביבות עבודה דיגיטליות לארגון", אומרת גנאור. "זהו פייסבוק פנימי לארגונים. המוצר Workplace מותאם לצרכי הארגון מבחינת אבטחת מידע וניהול המשתמשים, ועם זאת, מעניק לעובדים בארגון חווית עבודה זהה לזו שהם מקבלים בפייסבוק. הארגון יכול להקים קבוצות לנושאים שונים, במסגרתן הם יכולים להתייעץ, לשאול שאלות ולשתף בידע מקצועי".
האם חייבים לקנות כלים חדשים?
"לא בהכרח", אומרת גנאור. "אנחנו יכולים לעבוד גם עם כלים שהארגון רגיל אליהם או כלים שנמצאים בשימוש בארגון. לקחת אותם קדימה ולגרום לעובדים להשתמש בהם יותר.
"מדובר בכלים כמו Slack או Confluence או מוצרי מיקרוסופט שכיום הם נפוצים מאוד בחברות, אבל לא תמיד ברור מה בדיוק לעשות איתם. אני בטוחה שבאמצעות חשיבה נכונה ניתן לנצל כלים אלה במידה רבה יותר לטובת הארגון לעומת מה שקיים כיום, ולייצר סביבת עבודה דיגיטלית ארגונית יעילה".
גנאור מסבירה איך ניתן ליישם את השיטות והכלים הללו בצורה חכמה:
"ראשית, חשוב לזכור שאנשים שמגיבים ברשתות החברתיות אינם אנונימיים, ולכן לא צריך לחשוש מתגובות שליליות", היא מסבירה. "במהלך 15 השנים בהן אנחנו מקדמים תקשורת דו כיוונית, לא ראינו מקרה אחד בו עובדים ניצלו את הפלטפורמה כדי להגיד משהו נגד החברה בצורה שאינה מכבדת ומאפשרת לייצר שיח. ארגונים רבים קיים אמנם חשש מפני יצירת ערוצי שיח דו כיווני, אבל הניסיון מראה שברגע שנותנים לעובדים שיטות וערוצים, ארגונים מופתעים לטובה מהערך הרב שהעובדים מביאים איתם.
"שנית, מתן הכרה, הערכה ומילה טובה היא אחד הדברים החשובים ביותר למחוברות של עובדים. בכל הכלים הללו קיימת אפשרות לעודד ולתגמל את עובדים שתורמים מהידע והניסיון שלהם באמצעות לייקים, חיוכים, וצבירת נקודות. כאשר אנו הופכים את תהליכי השיתוף למשחק, אנו מעצימים את העובדים, מחברים אותם לארגון ומייצרים להם מוטיבציה להתבלט ולהוכיח את עצמם בצורה חיובית שגם העובד וגם הארגון מרוויחים מכך".
השורה התחתונה – לחבר את הנקודות
"סביבת עבודה דיגיטלית מוצלחת מחברת את העובדים לארגון, ומאפשרת להם להרגיש שהם חלק משמעותי שתורם לקידום הארגון", אומרת גנאור. "סביבה זו נותנת מענה רוחבי לכל הארגון יחד עם היכולת לתת ביטוי לקבוצות קטנות בתוך הארגון ומרחב פרטי לכל אדם. בוא נעשה מאמץ לחבר את כל הנקודות. כי השלם גדול יותר מסך חלקיו".
לכתבה הראשונה בסדרה: איך להגביר את מחוברות העובדים בעזרת כלים לתקשורת דיגיטלית דו-כיוונית
