מנהלי משאבי אנוש אינם חסינים מפני דחיינות והיא יכולה להתרחש מסיבות שונות. חשוב לציין שלא כל מנהלי משאבי אנוש נקלעים למצבים של דחיינות ובכל זאת, יש כמה גורמים שלפעמים יוצרים מצב בלתי נשלט של דחיינות.
אחד הגורמים האלה הוא עומס עבודה גדול מאוד. למנהלי משאבי אנוש יש לרוב מגוון רחב של תחומי אחריות ומשימות לטפל בהן ובראשן, גיוס עובדים, קליטת עובדים, שימור, חווית עובדים, ניהול ביצועים, הכשרה ופיתוח, פתרון סכסוכים, יישום מדיניות ועוד.
נפח העבודה העצום הזה יכול לפעמים להוביל לתחושה שמנהל משאבי האנוש טובע בעבודה ולא יודע מה לעשות קודם. התוצאה היא התמהמהות כדי לנסות להבין למה לתת עדיפות ואיך לנהל את המשימות ביעילות.
אחת התכונות שלעיתים קרובות גורמות לדחיינות היא פרפקציוניזם. מנהלי משאבי אנוש שואפים לרוב למצוינות בעבודתם, דבר שעלול להוביל לשאיפה לשלמות.
החשש לטעות, או לא לעמוד בסטנדרטים הגבוהים של עצמם, עלול לגרום להם לדחות משימות מתוך רצון להבטיח שהכול יתבצע בצורה מושלמת. אלא שהפרפקציוניזם הזה עלול לעכב את הפרודוקטיביות ולתרום לדחיינות.
גורם מסוג אחר שיוצר דחיינות הוא אילוצי הזמן. מנהלי משאבי אנוש מתמודדים לעתים קרובות עם לוחות זמנים צפופים ומשימות שחייבות להתבצע בזמנים מוגדרים, כמו למשל שלבים בתהליכי גיוס, קליטת עובדים וכדומה.
הלחץ לעמוד בלוחות הזמנים הצפופים הללו עלול לפעמים להוביל לדחיינות מכיוון שמנהל משאבי האנוש מרגיש מוצף בעבודה ולא בטוח במה להתחיל.
ברקע יש כל הזמן הסחות דעת והפרעות. מנהלי משאבי אנוש מקיימים לעתים קרובות אינטראקציה עם עובדים, מנהלים וספקים או יועצים חיצוניים וכדומה.
אינטראקציות אלו עלולות להוביל להפרעות תכופות, לשיחות טלפון או פגישות, שעלולות לשבש את הריכוז ולתרום לדחיינות אם המשימות אינן מנוהלות ביעילות.
ויש גם מצבים של היעדר מוטיבציה לגבי משימות מסויימות, שהן פחות אטרקטיביות או מרתקות מאחרות. חוסר מוטיבציה או להט להיבטים מסוימים של התפקיד יכולים לתרום לדחיית משימות אלו.
עם זאת, כדי לשמור על הפרודוקטיביות ועל יעילות העבודה בניהול ההון האנושי, מנהלי משאבי האנוש חייבים להתמודד עם מצבי הדחיינות בצורה נכונה.
להלן 4 פעולות שמנהלי משאבי אנוש יכולים ליישם כדי להתמודד עם מצבי דחיינות:
1 להגדיר יעדים ולוחות זמנים ברורים:
כאשר למנהלי משאבי אנוש יש יעדים ולוחות זמנים ברורים, זה יכול לספק תחושת כיוון ומטרה. הגדרה ברורה של מה שצריך להשיג וקביעת זמנים ספציפיים, יוצרות תחושת דחיפות ומסייעות ביצירת סדר עדיפויות של משימות.
2 הגדרת סדרי עדיפויות למשימות ורשימת מטלות:
תעדוף הוא חיוני לניהול משימות יעיל. מנהלי משאבי אנוש צריכים לזהות את המשימות החשובות ביותר ואלה שזמן הביצוע שלהן הוא מרכיב קריטי עבורן, ולדרג אותן בהתאם.
יצירת רשימת מטלות עוזרת לארגן את עומס העבודה ומשמשת כתזכורת ויזואלית למה שצריך לעשות.
על ידי התמודדות תחילה עם משימות בעדיפות גבוהה, מנהלי משאבי אנוש יכולים למנוע משימות להצטבר ולהימנע ממלכודת הדחיינות.
3 להסיר הסחות דעת וליצור סביבה פרודוקטיבית:
דחיינות גוברת לעתים קרובות בסביבה מלאה בהסחות דעת. מנהלי משאבי אנוש צריכים לזהות הסחות דעת פוטנציאליות המעכבות את הפרודוקטיביות ולקטוע אותן.
זה עשוי להיות כרוך בכיבוי התראות מיותרות במכשירים, סגירת כרטיסיות לא רלוונטיות של הדפדפן או מציאת סביבת עבודה שקטה שבה יש פחות הפרעות.
יצירת סביבה פרודוקטיבית המתאימה לעבודה ממוקדת עוזרת לשמור על ריכוז ומפחיתה את הפיתוי לדחות.
4 לחלק את המשימות לשלבים ולהגדיר מסלול התקדמות:
משימות גדולות או מורכבות עלולות לגרום למנהל משאבי האנוש לחוש שהוא כורע תחת הנטל, דבר שמוביל לדחיינות.
פירוק המשימות לצעדים קטנים יותר וניתנים לניהול, הופכת אותם לפחות מאיימים, לניתנים יותר לניהול וקל יותר לגשת אליהם.
מנהלי משאבי אנוש יכולים ליצור תוכנית או מתווה שלב אחר שלב עבור כל משימה, המספקת מפת דרכים ברורה לביצוע.
כשמנהל משאבי האנוש משלים ביצוע של שלב מצומצם יותר, זה מספק תחושה של התקדמות והישג, מגביר את המוטיבציה ומקטין את הנטייה לדחות.
