נכתב על ידי: ארז אלמוגי, מנכ"ל בלנצ'ארד ישראל המתמחה בתכניות לפיתוח מנהלים, כולל תכנית ייעודית לניהול מרחוק – Leading Virtual Teams
כחלק מ:
"וכעת אנחנו חייבים לעשות זאת, בין אם אנחנו אוהבים את זה ובין אם לא. יש דברים שתוכל לשתף מארגונים אחרים שאתם עובדים איתם?"
לאחר שיחה שהפכה לייעוץ ונמשכה שעתיים, הבנתי שיש הרבה ארגונים שישמחו לקבל תבנית לפעולה.
לכן אני מעלה במאמר 4 עקרונות חשובים: אלה 4 ה"C" שיעזרו לכם להמשיך לנהל בעידן הקורונה, וגם לאחר מכן.
התפשטותו והשפעתו של וירוס ה-COVID-19 הוביל ארגונים רבים לדרוש מעובדיהם לעבוד מהבית.
בחלק מהמקרים, עבודה וירטואלית אינה מהווה שינוי גדול. עובדים רבים כבר מורגלים לעבוד מרחוק לסירוגין או על בסיס קבוע.
עם זאת, קיים הבדל גדול בין עבודה משולחן המטבח מדי פעם לבין עבודה מהבית לפרק זמן ממושך (או לתמיד).
לפני שתלחצו על ההדק ותשלחו את חברי הצוות שלכם הביתה לעבוד באופן וירטואלי, אני מציע שתנסחו אסטרטגיה מתוכננת היטב.
מכיוון שהייתי חלק מצוותים וירטואליים במשך שנים רבות ואף הובלתי צוותים כאלה, אני יכול להעיד שעבודה מהבית היא לא תרופת פלא שפותרת הכול.
יש לה יתרונות בהשוואה לחיים במשרד, אבל יש לה גם אתגרים ייחודיים משלה.
אני ממליץ לשלב את ארבעת התחומים הבאים באסטרטגיה שלכם כשאתם שולחים את חברי הצוות שלכם לעבוד באופן וירטואלי:
1 להיות ברורים – Clarity
חברי הצוות שלכם זקוקים להכוונה ברורה בנוגע לציפיות ולאחריות הקשורים לעבודה מרחוק.
שאלות או נושאים להתייחסות כוללים:
- האם חברי הצוות מצופים לשמור על שעות עבודה ספציפיות?
- באילו פלטפורמות טכנולוגיות תשתמשו ומתי, כדי להחליף פגישות פנים אל פנים?
- האם ייקבעו נורמות לקבלת החלטות, לדרכי תקשורת ולשיתוף פעולה בקרב הצוות?
- אם יידרשו מצלמות לצורך הפגישות, האם מותר יהיה לאנשים לא להשתתף כי יש להם "יום שיער רע" (כשלמעשה סביר להניח שפשוט רצו להשאר בפיג'מה)?
- אל תניחו שהציפיות שמספר חברי צוות בודדים העובדים מהבית לפעמים מניחים שקיימות, ידועות במפורש על ידי כולם וחלות על מצב שבו כל הצוות מתפקד באופן וירטואלי.
2 תקשורת – Communication
תקשורת אפקטיבית היא המפתח לעבודה מוצלחת בצוות וירטואלי, ויש לה חשיבות גבוהה ביותר בביסוס אמון בקרב חברי הצוות.
אמון נבנה באמצעות אינטראקציה בין אישית, ולמרבה הצער עבודה וירטואלית מפחיתה את הקשר הבין אישי שאנו חווים בהשוואה לעבודה במשרד.
אנחנו מאבדים את המפגשים הרנדומליים במסדרון, במטבחון או ליד הקולר – מפגשים שהם כל כך חשובים לטיפוח הקשר האישי.
אנחנו מאבדים גם את הרמזים הוויזואליים שמועברים דרך שפת הגוף ומעניקים הקשר למה שאדם כלשהו אומר.
ההסתמכות על אי-מייל ועל הודעות כתובות (סמס, ווטסאפ) בעולם הווירטואלי מובילה בקלות לפרשנות שגויה של כוונותיו של האדם, בדרך כלל בכיוון שלילי.
לכן, עודדו באופן פעיל שימוש בטלפון ובמצלמות כדי להפוך את התקשורת לאישית יותר.
הכריחו את עצמכם לקיים פגישות אחד על אחד וישיבות צוות כדי להפגיש אנשים, "להילחם" בבדידות ולטפח תחושת זהות קבוצתית.
3 שיתוף – Community
לעבודה מרחוק יש יתרונות רבים. בהם פרודוקטיביות משופרת, תחושת עצמאות גדולה יותר, שליטה של כל עובד על עבודתו, ואיזון טוב יותר בין העבודה לחיים.
אבל יש לכך מחיר – תחושת בידוד ובדידות. כל אדם שעבד מרחוק במשך תקופה ארוכה יגיד לכם שהבדידות היא אורח תכוף במשרדו הביתי, וכי נדרש מאמץ מכוון כדי למנוע מאותו אורח להתנחל בחייו בקביעות.
אנשים העובדים מרחוק צריכים להתאמץ באופן פעיל ליצור קשר עם חברי צוות אחרים כדי ליצור קשרים חברתיים, אפילו רק כדי לפטפט במשך מספר דקות.
חשוב גם שמנהלי הצוותים יצרו הזדמנויות שיאפשרו לחברי הצוות לעשות בונדינג.
האסטרטגיות יכולות לכלול ארוחת צהריים משותפת וירטואלית של הצוות באמצעות מצלמות, שיתוף בתמונות של חיות המחמד של אנשי הצוות, או מתן סיורים וירטואליים במשרדים הביתיים.
כשמעבירים עובדים לעבודה וירטואלית, בין אם באופן זמני כתגובה לווירוס הקורונה או באופן קבוע כחלק מאסטרטגיה גדולה יותר, הדבר דורש מהמנהלים להגדיל את כמות ההכשרה שהם מעניקים לצוות.
בין אם מדובר בהכשרה ספציפית כיצד להנהיג או לעבוד בצוות וירטואלי, או בהכשרה כללית בנוגע למנהיגות ומיומנויות אחרות.
אין להתייחס לאנשים העובדים מרחוק באופן שונה מחברי צוות העובדים במשרד.
המלכודת של "רחוק מהעין רחוק מהלב" נכנסת לפעולה לעתים קרובות עם עובדים וירטואליים, ומגבילה את ההתפתחות האישית שלהם ואת הזדמנויות הקידום המוצעות להם.
על עובדים וירטואליים לנהל לעצמם יחסי ציבור, והם זקוקים לכך שהמנהלים יתמכו במאמציהם להיכלל בקהילה הארגונית הרחבה יותר.
כשמעבירים עובדים לעבודה וירטואלית, הדבר דורש מהמנהלים להגדיל את כמות ההכשרה שהם מעניקים לצוות.
4 טיפול עצמי – Care
עובדים וירטואליים נדרשים לקחת את ההובלה בכל הנוגע לטיפול בעצמם אם הם מעוניינים להצליח בטווח הארוך.
בנוסף לאתגרים הנובעים מהבידוד והבדידות, עובדים וירטואליים מוצאים את עצמם לעתים קרובות עובדים שעות ארוכות יותר מכיוון שהעבודה נוכחת תמיד.
קשה להתנגד לפיתוי לשלוח רק עוד אי-מייל אחד, לכתוב עוד כמה שורות של קוד, להוסיף ליטושים אחרונים למצגת הקריטית ההיא, או לבצע רק עוד קצת ניתוח נתונים כאשר אור מסך המחשב קורא לך.
על מנת להילחם באתגר זה, מומלץ שיהיה לעובד מרחב עבודה ייעודי, עדיף עם דלת, שבו הוא יוכל להשאיר את העבודה מאחוריו בסוף היום.
קבעו לעצמכם נורמות אישיות בנוגע לשעות העבודה ולהפסקות, בדיוק כפי שהיו לכם במשרד פיזי.
קבעו גבולות מול האנשים המתגוררים אתכם בכל הנוגע לרעש ורמות פעילות בדירה וכיצד יטופלו מטלות הבית במהלך יום העבודה.
שלבו רוטינות בתוך לוח הזמנים שלכם באופן שיאפשר לכם ליצור קשר עם אנשים אחרים ולהטעין מחדש את הסוללה שלכם.
יתכן שזה יכלול הליכה לבית קפה בבוקר, טיול עם הכלב בשכונה, אכילת ארוחת צהריים מחוץ לבית או יציאה להליכה של אחר הצהריים בפארק המקומי.
התייחסו לעבודה מהבית באופן דומה להתייחסותכם לעבודה מהמשרד. בגדים המתאימים למשרד מכניסים אתכם להלך הרוח של עבודה, ותאמינו לי, זה יועיל לכם כאשר תצטרכו להצטרף לישיבה מצולמת ספונטנית!
לסיכום
בהרבה מקצועות היום, עבודה הפכה להיות משהו שעושים ולא מקום שאליו הולכים.
כשדורשים מאנשים לעבוד מהבית בתגובה לווירוס הקורונה, הדבר מעניק לארגונים רבים הזדמנות לראות שאנשים יכולים להיות פרודוקטיביים באותה מידה, ואולי אפילו יותר, כשהם עובדים וירטואלית בהשוואה לעבודה מהמשרד.
זוהי הזדמנות נהדרת לארגונים לבנות אמון מול העובדים, בכך שהם יתנו להם הזדמנות לעבוד מרחוק, וזו גם הזדמנות לעובדים להוכיח בתגובה שניתן לסמוך עליהם.
