תהליך יצירת צוות בעל ביצועים גבוהים אינו משימה קצרת טווח. זהו תהליך ארוך ומתמשך על פני זמן.
צוותים, בעיקר צוותים שמתפקדים היטב ביחד, נבנים לאורך זמן ודורשים מחויבות, מסירות והתמדה.
כדי לבנות צוותים טובים, יש לפעול על פי כמה כללים שיאפשרו למנהל הישיר ולמנהל משאבי האנוש בחברה, להבין טוב יותר את הצוות, כיצד הוא מתפקד וכיצד ניתן לתמוך ברמת הצמיחה הגבוהה ביותר שלהם.
הכללים לאפקטיביות של צוות מהווים מסגרת שעוזרת למנהלים להבין מהי רמת התפקוד של הצוותים שלהם, ולשפר את ביצועיהם, את הניהול שלהם ואת היכולת לאתר אילו הדרכות והכשרות הם צריכים, כדי שבסופו של דבר ניתן יהיה להגביר את הביצועים ולהשיג יעדים משותפים.
אחד הכללים הוא לבדוק 4 מכשולים פוטנציאלים שעלולים לפגוע בתפקוד הצוות:
1 מה עלול למנוע מהצוות לתפקד ברמה הגבוהה ביותר שלו.
2 מה גורם לחוסר תפקוד בצוות.
3 למה זקוקים חברי הצוות כדי לעשות את עבודתם בצורה הטובה ביותר.
4 איך הם יכולים לעבוד היטב ביחד כדי לנצל את מלוא הפוטנציאל של כולם.
יש כמה מודלים ידועים של יעילות הצוות, המנחים את המנהלים ואת מנהלי משאבי האנוש לגבי אילו עובדים מתאימים להיות יחד בצוות.
אחד המודלים היותר מוכרים בודק 4 מרכיבים: מטרות, תפקידים, נהלים ויחסים בין-אישיים, הוא אחד המודלים המוכרים ביותר של יעילות הצוות.
1 מטרות: הכרחי להציב לצוות יעדים וכיוון ברורים, כדי שהצוות יהיה אפקטיבי.
2 תפקידים: כל חבר צוות חייב לדעת מה כולל התפקיד שלו לפרטי פרטים ומהם תחומי האחריות שלו.
3 נהלים: יש צורך בהגדרת תהליכים כדי שהצוות יוכל לפעול בהצלחה.
4 יחסים בין אישיים: חשוב שכל חבר צוות יפתח קשרים עם חברי הצוות האחרים וכולם יוכלו לתקשר בצורה יעילה ולסמוך זה על זה.
מודל זה הוא המודל המתאים ביותר כדי לבנות מחדש ולשפר ביצועים של צוותים שאינם מתפקדים ושאינם משיגים את המטרות שהוצבו להם או לצוותים שאיבדו כיוון. מנהלים שיפעלו על פי המודל הזה יוכלו לזהות את הסיבה לבעיות התפקוד ולפתור אותן.
לדוגמה, אם הצוות לא משיג את המטרות והיעדים שהוצבו לו, ניתן לבדוק אם לכל אחד מחברי בצוות ברור התפקיד שלו וברורים לו תחומי האחריות שלו. מדל זה הינו יעיל מאוד לצורך בניית צוות חדש.
הרעיון שעומד מאחורי התפיסה הזאת גורס, כי ברגע שלכל אחד מחברי הצוות יש מטרה, תפקיד, תהליך לתמוך בו, והוא מתקשר היטב עם חברי הצוות האחרים, הצוות יהיה צוות מנצח.
אלא שלמרות כל היתרונות שיש במודל הזה, יש לו גם כמה חסרונות. אחד מהם נובע מהעובדה שהמודל הזה יכול להמחיש למנהלים רק באיזו מידה הצוות מתפקד בנקודת זמן מסויימת, אבל לא על פני כל תקופת העבודה המשותפת.
בנוסף, מודל זה מסתמך על צוותים שהינם מובנים וסטטיים די מההתחלה, ולא בודק את ההתפתחות שלהם על פני זמן.
