מחלקות משאבי אנוש נעזרות בממוצע בכ-11 אפליקציות לאיתור, גיוס וקליטת טלנטים, מעקב אחר הגשות מועמדות של מועמדים, ניהול עובדים, תשלום לעובדים, טיפול בהטבות ועוד.
הבעיה עם האפליקציות של משאבי אנוש היא שנתוני העובדים מאוחסנים במאגרי מידע נפרדים ומנותקים משאר נתוני הארגון בענן.
לכן יש למצוא דרכים לחבר בין הנתונים, כלומר לשתף נתונים בין מערכות, ובכך לפתור את המכשול הזה. טכנולוגיית שיתוף הנתונים מאפשרת למעשה לקשר בין נתוני משאבי האנוש לשאר הנתונים של הארגון.
הנה 4 יתרונות בולטים שנובעים מטכנולוגיות המאפשרות שיתוף נתונים, באופן שישפר את עבודתה של מחלקת משאבי אנוש:
1 חסכון בזמן וביטול כפילויות בין אפליקציות משאבי אנוש:
טכנולוגיה שמאפשרת שיתוף נתונים אוטומטי, מאפשרת לייעל את כל זרימת העבודה, שבמסגרתה מעביר צוות משאבי האנוש ניירות בין שולחנות עבודה או מזין נתונים באופן ידני ממסך למסך באפליקציות משאבי אנוש.
לדוגמה, שברגע שמנהל הגיוס לוחץ על כפתור במערכת שלו, שמאשר גיוס של עובדים חדשים, כל נתוני העובדים החדשים הדרושים לעיבוד נושא השכר, נשלחים אוטומטית לאפליקציה של מחלקת השכר.
בדרך זו, גידול במספר העובדים אינו דורש שעות של הזנת נתונים ידנית, אלא הנתונים מתעדכנים אוטומטית בכל המקומות הרלווטיים במערכת.
שילוב מערכות זה, שמתאפשר הודות לטכנולוגיית שיתוף נתונים בין המערכות בארגון, יכול לחסוך כמה ימי עבודה בחודש, במשך כמה חודשים כל שנה (תלוי במספר העובדים).
2 הגדלת התפוקה והיעילות:
מערכות טכנולוגיות שמאפשרות שיתוף נתונים, משחררות את מנהלי משאבי האנוש מהעבודה הידנית הרוטינית ובכך מאפשרת להם להתרכז במשימות הקשורות לאסטרטגיה, המעצימה את עסקי הארגון.
בנוסף, שיתוף נתונים בין מערכות מאפשר למחלקת משאבי האנוש לסנן את המועמדים מהר יותר, ופרק הזמן שלוקח לאיוש משרות פוחת באופן דרמטי.
ככל שהתחרות על עובדים איכותיים גוברת, כך שיתוף נתונים הוא הפתרון הטוב והזול, המסייע למחלקת משאבי האנוש לעבוד מהר יותר.
שיתוף נתונים בזמן אמת יוצר גם המשכיות נתונים בכל הארגון, ומשחרר את צוות משאבי האנוש מההמתנה להזנת רשומות.
3 צמצום שגיאות הנובעות מהזנת נתונים ידנית:
הזנת נתונים ידנית, רוטינית ומייגעת, שחוזרת על עצמה בעשרות שדות של נתונים מאפליקציה אחת לאחרת, מובילה בדרך כלל לשגיאות הקלדה ולשגיאות בהזנת הנתונים הידנית.
הטכנולוגיה שמאפשרת לשתף נתונים מאפשרת לצמצם מאוד את מספר השגיאות. במקרים שבהם מדובר בסכומי שכר או הטבות, יש הכרח שכל הספרות יהיו נכונות כך שלא יווצרו טעויות בסכומי הכסף.
4 הגברת אבטחת המידע:
טכנולוגיות המיועדות לשיתוף נתונים מאפשרות לצמצם את מספר חשבונות המשתמש המיותרים, פרופילי עובד, שכפול נתוני העובדים ועוד, ובד בבד הן מאפשרות לצמצם את מספר האנשים המעורבים בהזנת נתונים ידנית.
במילים אחרות, הודות לטכנולוגית שיתוף הנתונים, פחות אנשים צריכים לעסוק ברשומות העובדים, וכך, פחות אנשים נחשפים לנתונים חסויים של העובדים, דבר המגביר את אבטחת המידע.
