לאיזו מחלקה שייך נושא השכר – מחלקת משאבי אנוש או כספים. זוהי אחת השאלות שמעסיקות ארגונים רבים בכל העולם.
חברת היעוץ דלויט עשתה סקר שכותרתו: 'מי אחראי בארגון שלך על נושא השכר' וקיבלה הרבה תשובות שונות.
כ-50 אחוז מהחברות השיבו בסקר כי נושא השכר שייך למחלקת משאבי האנוש שלהן.
החוקרים גילו עוד, כי בממוצע, חשבי השכר בארה"ב עוסקים רק כ-27 אחוז מזמנם במהלך החודש, בפועל בניהול שכר.
שאר זמן עבודתם מתחלק בין מטלות שמבחינה היסטורית שייכות למחלקת כספים כמו למשל ביקורת על דוחות כספיים, לבין מענה לשאלות עובדים שבאופן היסטורי שייכות למחלקת משאבי אנוש.
אם כך, האם נושא השכר צריך להיות שייך למחלקת משאבי האנוש. להלן 3 יתרונות שיש למחלקת משאבי האנוש על פני מחלקת הכספים בהיבט של השכר ועלותו:
1 הקפדה על עמידה בדיני העבודה:
מחלקת משאבי האנוש היא זו שתפקידה להיות בקיאה בדיני העבודה על כל מורכבותם, בכל הקשור לימי חופשה, הפקדות לפנסיה וביטוח לאומי, דמי הבראה ושאר הזכויות הסוציאליות של העובדים.
הידע בכל הקשור לדיני העבודה מהווה למעשה חלק מהותי מהציות להם ושמירה על הארגון מפני תביעות. לכן הגיוני שנושא שכר העובדים יהיה תחת האחריות של משאבי האנוש.
2 יכולת העברת מידע רגיש:
מחלקת משאבי אנוש היא בעלת תפקידים שמהותם הוא אחריות כלפי העובדים. מי שמנהל את נושא השכר צריך לבצע שינויים הכרחיים לרבות גובה השכר, כל מה שקשור לטופס 101 כולל מועד תחילת העבודה של העובדים, שינויים בהטבות, מעקב אחר סיום העבודה לרבות הענקת כל הזכויות לעוזבים ולמפוטרים ועוד.
בלי הידע של מחלקת משאבי אנוש בכל הקשור לפרטיות וסודיות העובד, טיפול במידע מסוג זה מהווה סיכון להפרת הפרטיות.
במילים אחרות, מחלקת משאבי האנוש היא המתאימה ביותר לענות על שאלות של עובדים לגבי שכר, שאולי צריך לדון בהן תוך שמירת חיסיון העובד ושמירה על סודיות. זוהי פעולה שמשאבי אנוש מבצעים על בסיס יומיומי.
נוסף על כך, למרות שלא נעים להתמודד עם עובדים לא מרוצים, טעויות בשכר הן בלתי נמנעות. מחלקת משאבי האנוש הוא זו שערוכה בצורה הטובה ביותר להתמודדות עם חוויות שליליות של עובדים.
3 שימוש בנתונים כדי לדרבן את הצמיחה:
בארגונים שבהם מחלקת משאבי האנוש אחראית על נושא השכר, צוות משאבי האנוש יכול להשתמש בעובדה שיש בידיו את כל מכלול הנתונים, כדי לארגון לעובדים סדנאות וקורסים שיסייעו להם לקבל החלטות מושכלות וטובות יותר בכל מה שקשור לשכר והטבות.
פעילות זו של סדנאות וקורסים יכולה להוביל לכך שהעובדים יהיו יותר מחוברים לארגון ושיעורי שימור העובדים יהיו גבוהים יותר.
4 יעילות גבוהה יותר בשמירה על סודיות ומניעת מטעויות:
כל עוד האחריות לנושא השכר מוטלת על מחלקת הכספים, צריכה מחלקת הכספים לקבל את הנתונים על העובדים ממחלקת משאבי האנוש.
לעומת זאת, כאשר מחלקת משאבי אנוש אחראית על נושא השכר, יש לה כבר את כל הנתונים, ולכן פוחת הסיכון לאבדן נתונים בעת המעבר.
כתוצאה מכך, הארגון חוסך לעצמו הרבה מאוד טעויות בנושא השכר, לרבות טעויות שעלולות לגרור איתן תביעות של עובדים.
בנוסף, כאשר כל הנתונים הקשורים לשכר נמצאים אך ורק בידי מחלקת משאבי האנוש ולא מועברים למחלקת הכספים, קל יותר להגביל את הגישה של יותר מדי עובדים בארגון, למידע רגיש במיוחד של עובדים. מצב זה מספק לעובדים ולמנהלים הבטחה לשמירה על סודיות.
בסיכומו של דבר, כל עוד קיימות בקרות פנימיות נאותות, אין סיבה שמחלקת משאבי אנוש לא תהיה אחראית על כל נושא ניהול השכר, בפרט כאשר מדובר בארגון קטן.
