הם לא צריכים להיתקע שעות בפקקים, אין מנהלים או עמיתים שיושבים להם על הראש, והם לא צריכים לריב על המזגן עם עמיתים שחם או קר להם מדי. העובדים מרחוק אכן נהנים מחופש יותר מעובדי המשרד. נשמע אידילי? לא בדיוק.
מדו"ח שפירסמה באחרונה הקרן האירופאית לשיפור תנאי העבודה עולה, כי אף על פי שהעובדים מרחוק הם יותר פרודוקטיביים מעובדי המשרד, הם גם נאלצים לעבוד הרבה יותר שעות, הם חשים צורך רב יותר להוכיח את עצמם ולכן קצב העבודה שלהם הוא הרבה יותר אינטנסיבי.
בה בעת הם חווים הפרעות בעבודתם בגלל מטלות שהם נאלצים לבצע, שאינן קשורות לעבודה. התוצאה היא שפעמים רבות הם חשים מתח ולחץ, הרבה יותר מזה של עובדי המשרד. בנוסף, מחוברותם לארגון פעמים רבות מתערערת בגלל מכשולי תקשורת ובעיות אחרות שנובעות מהריחוק הפיזי משאר העובדים, ולעיתים תחושת הבידוד מהארגון.
אם כן, איך ניתן לשפר את מצב: מה ניתן לעשות כדי לאפשר לעובדים מרחוק להיות יותר מחוברים לארגון ולחוש חלק בלתי נפרד ממנו ומהוויה האנושית במשרד.
1 לאפשר גישה מיידית למידע שמועבר לשאר העובדים
עובדים שעובדים במשרדי החברה, מכירים בדרך כלל את תהליכי זרימת עבודה ומבינים מדוע הם נחוצים. העובדים המרוחקים, במקרים רבים לא מקבלים את העדכונים השוטפים ממנהליהם הישירים, וגם לא עדכונים כלליים של כלל החברה שמגיעים באימייל הפנימי.
כדי שעובדים מרוחקים יחושו חלק בלתי נפרד מהארגון, חיוני והכרחי לאפשר להם גישה לכל אימייל פנימי, כל הצהרת משימה וחזון, כל עדכון על כל פרויקט, כל מסמך שיוצא על ידי החברה וכד.
בקצרה, כל פרט מידע שמקבלים העובדים שממוקמים במשרדי החברה חייב להגיע לידי העובדים המרוחקים באותו רגע שהוא מגיע אל עובדי המשרד. חיבורם לידע הזה יאפשר להם להבין איך התפקיד שלהם והמשימות שמוטלות עליהם תורמים להצלחה הכוללת של החברה. התוצאה היא עובד מרוחק שהינו הרבה יותר מחובר לארגון.
2 לכלול אותם בתרבות הארגונית
חלק חשוב ואף קריטי בטיפוח המחוברות הארגונית של העובדים מרחוק הוא לשלב אותם כחלק אינטגרלי לכל דבר ועניין בתרבות הארגונית. המכשול העיקרי לכך הוא היעדר תקשורת שוטפת על בסיס יומיומי בין העובדים מרחוק לבין שאר עובדי החברה.
כדי להתגבר על המכשול הזה יש חשיבות רבה לקיום ישיבות צוות בתדירות גבוהה, כאשר כל פגישה היא במתכונת שיחת וידאו שמשתתפים בה גם העובדים מרחוק. בכך תוכלו להכליל את העובדים המרוחקים בהוויה החברתית של הארגון, וכפועל יוצא מכך גם בתרבות הארגונית.
יתרה מכך, אחד האתגרים הכרוכים בעבודה מרחוק טמון בכך שגם כאשר יש תקשורת טובה, לתדירותה ואיכותה יש נטייה לדעוך עם הזמן. לכן תקשורת טובה, זורמת ובתדירות גבוהה, חייבת להישמר לאורך זמן.
3 להגיש להם סיוע בניהול זמן
אחד הדברים שהם לרועץ לעובדים מרחוק הוא היעדר יכולת לנהל את זמנם ביעילות. מעצם העובדה שהם עובדים מהבית, הסביבה הקרובה שלהם מצפה מהם לטפל בדברים שדורשים טיפול אף שאין להם קשר לתפקידם בעבודה.
לדוגמה, השכנים מצפים שהאדם שעובד מביתו יהיה נוכח בעת שמגיעים לבניין אנשי מקצוע כמו אינסטלטורים, חשמלאים ואנשי תחזוקה אחרים. כמו כן, בני משפחתם מצפים מהם לטפל במטלות הבית. הטענה היא תמיד: 'אבל את\אתה ממילא בבית כל היום'.
לכן, חשוב מאוד לייעץ לעובדים מרחוק איך להתמודד עם דרישות שכאלה ואיך להדוף אותן. לתת להם כלים והדרכה שיאפשרו להם להיות ממוקדים בעבודה ולנהל את זמנם ביעילות.
עובד מרחוק יוקיר מאוד סוג כזה של עזרה מצד הארגון. אל תחששו שהעובד מרחוק ירגיש שאתם נכנסים לו לפרטיות. ההיפך הוא הנכון. הוא ירגיש שאכפת לכם מהצלחתו וישמח לקבל משאבים שיסייעו לו להצליח בתפקידו.
4 לשתף את העובדים המרוחקים בהוויה החברתית
עובדים מרוחקים שעובדים מהבית או ממשרד מרוחק מרגישים לעיתים קרובות, מאוד מבודדים וחוששים שאיש לא זוכר את קיומם. כדי לסייע להם להרגיש שייכים לא פחות מעובדי המשרד, חשוב מאוד לשתף אותם במה שקורה במשרד, לייעץ להם כשהם נתקלים בקשיים במשימות שלהם ולהעניק להם תחושה שהם לא מתמודדים לבד עם האתגרים והקשיים הכרוכים במשימות שלהם.
בנוסף, חשוב לכלול אותם בפאן החברתי של הארגון. כאשר על עובד במשרד עובר יום רע, חבריו למשרד מעודדים אותו. כאשר יש לו יום הולדת או כאשר קורה במשפחתו אירוע משמח, חבריו לעבודה מברכים אותו וחוגגים איתו. חשוב מאוד לוודא שהעובד מרחוק מקבל את אותו יחס.
