לרוב מאמרים על טיפים להכנה לראיון עבודה נכתבים עבור מועמדים לעבודה, אך ראיון עבודה מוצלח תלוי בשני גורמים – המועמדים והמגייסים, ואם אנו, אנשי משאבי האנוש, לא נתכונן כמו שצריך לביצוע ראיון העבודה – תהליך גיוס העובדים החדשים נידון לכישלון מראש, גם אם נקבל לידינו את הכישרונות הגדולים ביותר, שכן בתהליך גיוס העובדים יש השפעה גדולה בהכנה מראש גם מצד משאבי האנוש בארגון המגייס.
תהליך גיוס עובדים חדשים לחברה הוא תהליך מורכב (ולעיתים ארוך) שבו המראיין/נת מנסים לגלות מה הן היכולות האמיתיות של המועמדים ואלו נקודות תורפה רלוונטיות לתפקיד יש לכל מועמד וזאת תוך שמירה על התנהלות מקצועית ואתית. כאשר תהליך גיוס העובדים נעשה ללא הכנה מוקדמת עלול להיווצר מצב בו ראיון העבודה אינו אפקטיבי ואף ייתכן כי נסיים את התהליך עם גיוס לא מוצלח.
להתכונן לראיון עבודה – עבור צוות גיוס עובדים
החל מרכזי הגיוס ועד מנהלת מחלקת הגיוס, בביצוע ראיון עבודה ישנם קשיים שעומדים לפתחם של מנהלי משאבי האנוש והשלב הראשון בהתגברות על קשיים אלו הוא ההכרה בהם. אז מה הם הקשיים וכיצד ניתן להתגבר אליהם:
(1) הגדרת התפקיד
שלב מקדים לתהליך גיוס העובדים ובוודאי לביצוע ראיון העבודה הוא הבנת דרישות התפקיד. דרישות אלו יכולות להיות הדרישות הפורמליות (ניסיון מקדים, תואר…) והלא פורמליות (כגון יכולת התמודדות עם לקוח בעייתי). הבנת דרישות התפקיד והגדרתו המדויקת מאפשרת לצוות הגיוס לבצע כבר בתחילת הדרך סינון מתאים של המועמדים לתפקיד וכן בשלב מאוחר יותר, הגדרת התפקיד, מאפשרת למבצע ראיון העבודה לתאר את התפקיד באופן מדויק ולבחון את המועמד מול קריטריונים ברורים.
הגדרת התפקיד צריכה לכלול את הדרישות הבסיסיות, את דרישות היתרון וכן הבנה של הקף ואופן העבודה בשביל להגדיר את הדרישות שלא יעלו מהצד המקצועי. בנוסף יש להכין ולהבין מה הם הקשיים שעומדים לפתחו של מי שייבחר לביצוע התפקיד, אלו יתרונות יקבל המועמד שייבחר, ומה יידרש מימנו לאורך שלבי העבודה השונים, החל משלב הקליטה ועד לפעילות השוטפת. לדוגמה: האם בהגדרת התפקיד שאליו אתם מגייסים עובדים היום ברור לכם אם אלו גורמים יבוא המועמד במגע במהלך עבודתו – קולגות, צוותי עבודה, ספקים, לקוחות? לכל אלו צריכה להיות השפעה כלשהי על בחירתכם!
לאחר שהגדרתם את התפקיד בצורה נכונה, נדרש לנסח את מודעת הדרושים ולבחון איכן ואיך לפרסם אותה כך שתקבלו את המועמדים ברלוונטיים ביותר ולא תוצפו בקורות חיים. תוכלו להיעזר גם ב- 4 טיפים לניסוח מודעת דרושים נכונה.
(2) קריאה נכונה של קורות החיים
לאחר הגדרת התפקיד וניסוח המודעה בהתאמה לכך מגיעים קורות החיים של המועמדים לעבודה. קורות החיים הם נקודת המגע הראשונה עם המועמדים וזאת הנקודה האחרונה (ברוב המוחלט של המקרים) שבה ניתן לבחון את הנתונים עם כמה שפחות גורמים מטעים, שכן כל שלב מתקדם יותר מוסיף 'חשיפה' אישית למועמד שיכולה להשפיע על אופן קבלת ההחלטות שלנו.
ניתן לבחון את המועמדים על פי הנתונים 'הקרים' ולבדוק את התאמתו לארגון עצמו (עוד קודם להתאמתו לתפקיד). האם המועמד מחליף מקומות עבודה באופן תדיר? האם הוא שינה תחום עיסוק? מה הידע והניסיון המקדים שלו? מיהם הממליצים שלו? ועוד…
אך חשוב לזכור כי בקריאה נכונה של קורות החיים אין לפסול ונדרשת גישה חדשה לקריאת קורות חיים. תהליך גיוס עובדים צריך להתבסס על נתונים, אך התאמה לתפקיד אינה עמידה בדרישות בלבד אלה מכלול של גורמים רלוונטיים אותם יש לקחת בחשבון.
(3) הכנת שאלות רלוונטיות לתפקיד עבור ראיון העבודה
שלב מקדים נוסף לקיום ראיון העבודה הוא הכנה נכונה של השאלות הרלוונטיות לראיון ובהתאמה אישית לכל מועמד. לאחר שקראתם את קורות החיים וזימנתם מועמדים פוטנציאליים לראיון העבודה כבר יש בידכם מידע רב על מי שהולך לאייש את התפקיד (שכן הוא נמצא בקבוצה מוגדרת של המועמדים המוזמנים לראיון).
לפיכך השאלות בראיון העבודה לא צריכות להיות רק שאלות כלליות שמטרתן להבין את התאמתו של המועמד לתפקיד על פי הגדרת התפקיד שניסחנו בשלב הראשון. השאלות צריכות להיות חלק אינטגרלי מבהליך סינון המועמדים ומציאת המועמד הטוב ביותר, לכן נידרש לנסח שאלות ספציפיות לכל ראיון עבודה, בהתאמה למועמד, משלושת הקטגוריות הבאות:
- שאלות כלליות לראיון עבודה – שאלות אלו הן השאלות הרגילות אותם תרצו לשאול את כל המועמדים למשרה והן יכולות לשמש במדד בסיס והשוואה בין המועמדים השונים.
- שאלות הבהרה אישיות – ברור שכאשר אתם עוברים על קורות החיים עולות שאלות, תהיות ומחשבות לגבי הכתוב שם. לכן כבר בשלב הקודם, יש לנסח ולכתוב שאלות רלוונטיות ולהצמידם לקורות החיים של המועמד לעבודה, כך שבמהלך ראיון העבודה ניתן יהיה לקבל הבהרות ולאמת נתונים לגבי קורות החיים.
- שאלות השוואה וסינון –מכיוון שישנה קבוצה ברורה של מועמדים שעונים לקריטריונים הבסיסים של המשרה ומטרת איש/ת הגיוס למצוא את המועמד/ת המתאימים ביותר לארגון ולתפקיד, ניתן ומומלץ לנסח שאלות השוואה למועמדים השונים בהתאם לחוסרים (מצד אחד) וליתרונות (מצד שני) שהם מציגים ביחס למועמדים האחרים.כלומר: אם מספר מועמדים הציגו ניסיון ובקיאות בנושא מקצועי מסוים (שמהווה יתרון) והדבר לא צוין בקורות החיים של מועמד מוביל אחר, חשוב לשאול על הנושא, ייתכן כי הדבר הושמט מקורות החיים. באופן זה ניתן לבצע השוואה מקיפה של המועמדים השונים בתנאים שווים ולבחור את המועמד המתאים ביותר לתפקיד.
(4) קיום ראיון העבודה בסביבה ראויה
ראיון עבודה מוצלח תלוי בגורמים רבים, אך אם נכשלנו בלהעמיד סביבת עבודה ראויה לקיום הראיון כל השקעתנו יורדת לטמיון שלא לצורך – שכן על סביבת קיום הראיון יש לנו שליטה מלאה כמגייסים.
נדרש לבדוק כי החדר בו יבוצעו ראיונות העבודה פנוי וללא הפרעות סביבתיות, כי יש את כל הכלים והציוד הנדרשים לקיום ראיון העבודה (לדוגמה: אם התחלת ראיון עבודה וחסר כיסא לאיש צוות שמראיין יחד עם איש משאבי האנוש – פגעתם בראיון העבודה, הדבר נכון גם אם הצעתם למרואיין שתייה וכעת צריך להביא את הקנקן מחדר האוכל), כי פינתם את הזמן כראוי, וכי כל החומרים (קורות החיים, שאלות, דפי מבחן…) זמינים לכם. זכרו ראיון העבודה הוא המפגש הראשון עם מי שיכול להיות העובד הבא שלכם, לכן חשוב להקפיד על הכללים לקיום ראיון עבודה מוצלח, וכי אתם שמים לב לא ליפול לאחת מחמש הטעויות הנפוצות ביותר בקרב מגייסים.
מאמר זה נכתב ע"י צוות מערכת אתר הדרושים AllJobs לטובת קהילת הגיוס של פורטל משאבי האנוש ומבוסס על ידע ונתונים ממקורות חיצוניים ופנימיים הנאספים ע"י AllJobs.
