בימים אלה נמצא בעיצומו השלב בו תחום משאבי האנוש הופך יותר ויותר דיגיטלי, ובהתאם לכך, מאמץ טכנולוגיות שיכולות לסייע רבות למנהלי משאבי האנוש.
יותר ויותר מנהלי משאבי אנוש מותירים מאחור את החששות מפני כניסת הטכנולוגיות לתחומם וחלקם אף מאמצים אותן בהתלהבות.
אלא שלא כל טכנולוגיה מתאימה לכל ארגון, וצריך לבחור את סוג הטכנולוגיה בתשומת לב לצרכים הספציפיים של כל ארגון. מה שטוב לארגון אחד, לא בהכרח טוב לארגון אחר.
כדי לדעת איך להתאים את הטכנולוגיה לסוג הפעילות, על מנהלי משאבי האנוש להבין איך משימותיהם היומיומיות משפיעות על ארגון, ובהתאם לכך, אילו כלים וטכנולוגיות כדאי להם לרכוש לצורך ניהול העובדים וביצועיהם, הכשרותיהם וכדומה.
בראש ובראשונה חשוב לזהות נקודות תורפה. כלומר המשימות שגוזלות ממנהל משאבי האנוש את הזמן הרב ביותר, ולפעמים אף המשימות המתסכלות ביותר בגלל הקושי ליישם אותן, בפרט כאשר דווקא משימות אלה הן התורמות המשמעותיות לביצועים העסקיים של הארגון.
כמו כן יש לזהות אילו כלים טכנולוגים יכולים לשפר את ניהול הביצועים בארגון ואילו כלים, כתוצאה משיפור הביצועים, יביאו להגברת הפרודוקטיביות.
להלן 3 סוגי תכונות המאפיינים את הכלים הטכנולוגים שיכולים לסייע רבות למנהלי משאבי האנוש, ומהווים את המכנה המשותף לצרכיו של כמעט כל ארגון, בין אם הוא קטן, בינוני או גדול:
1 כלים מבוססי ענן המסייעים למנהלי משאבי האנוש לבצע אופטימיזציה של ניהול כישרונות. מדובר בכלים שמסייעים בגיוס טלנטים ובקליטתם, לרבות קליטה של טלנטים חדשים בכל פינה בעולם (כלומר, כלי מבוסס ענן שיכול לנהל בין השאר גם קליטת עובדים מהבית).
כל אחד מהכלים מבוססי הענן הללו חייב להיות בנוי במשולב עם אבטחת מידע כדי להגן על הנתונים של הארגון ועובדיו, ולשמור על הסודיות המסחרית.
לפני שרוכשים כלי טכנולוגי מבוסס ענן עבור משימות בתחום ניהול משאבי האנוש, יש לוודא שמוטמעת בו תכונה קריטית: היכולת להמשיך לפעול בצורה שקופה ורציפה, בלי קשר לשינויים ולשדרוגים הטכנולוגים.
במילים אחרות, שינויים טכנולוגיים בכלי טכנולוגי מסוג כזה לא צריכים לעכב את העבודה ולכן לא צריכים לעכב את הצמיחה העסקית של הארגון.
ולבסוף, לא פחות חשוב: זה צריך להיות כלי טכנולוגי שמספק למנהל משאבי האנוש חווית משתמש ידידותית ומהנה, שמאפשרת למנהל משאבי האנוש להיות פרודוקטיבי ולהינות מביצוע המשימות היומיומיות שעליו לבצע.
2 תוכנות משאבי אנוש המאפשרות לבצע תכנון פיננסי מבוסס ענן, מקוון. בתחום זה עדיף לבחור כלי שיודע להתאים את עצמו ואת תכונותיו לכל ענף ותחום עיסוק (של הארגון), החל מהייטק וכלה בחינוך, החל מתאגידים גדולים ועד חברות קטנות בשלביהן הראשונים.
כדאי לבחור במערכת שיודעת לצמוח ולהשתנות יחד עם צמיחת החברה והשינויים שחלים בה. כמו כן יש לבחור בפלטפורמה גמישה המותאמת אישית לחווית המשתמש הרצויה על ידי שילוב יישומי הרחבה על לוח המחוונים שלה.
3 תוכנות המיועדות למשאבי אנוש המאופיינות בתכונות משמעותיות וקריטיות, הניתנות להתאמה אישית מלאה לצרכי כל חברה.
תכונות מפתח אלה צריכות לכלול ניהול כוח אדם, ניהול כישרונות, אספקת שירות עובדים וניהול הון אנושי גלובלי (בינלאומי).
מערכת זו צריכה להיות מערכת שמנהל משאבי האנוש יוכל להשתמש בה לניהול פונקציות מאתגרות נוספות כגון חישוב שכר והטבות.
