ככל שעוברים הימים, נראה שמשבר הקורונה וההגבלות שמגיעות יחד איתו נמצאים כאן וימשיכו להיות כאן עוד זמן רב.
לאור זאת, יש להתחיל להתכונן לקראת תקופה ארוכה שבה רוב עובדי החברה יצטרכו לעבוד מהבית.
המשמעות היא שאל הערימה הגבוהה של המטלות המוטלות על מנהלי משאבי האנוש צפויה להתווסף מטלה נוספת: להנחות את העובדים איך לעבוד מהבית תוך שמירה על פרודוקטיביות סבירה.
יש 3 תוכניות פעולה שמאפשרות שמירה על פרודוקטיביות בעבודה מהבית:
1 לשמור על מיקוד ופרודוקטיביות בעזרת רשימת מטלות עצמית:
רשימת מטלות פשוטה לכל יום יכולה לעשות פלאים בכל הנוגע לשמירה על ארגון נכון של הזמן ובתוך כך גם על המוטיבציה ורמת הפרודוקטיביות כאשר עובדים מהבית.
כאשר העובד יוצר את הרשימה יש לחשוב על היעדים החשובים ביותר וארוכי הטווח, כמו למשל סיום פרויקט. אבל גם על יעדים קטנים יותר וקצרי טווח, כמו למשל השלמת משימות מרכזיות.
סימון של השגת כל יעד קצר טווח וקטן יחסית, מאפשר לעובד לדעת שהוא במסלול של התקדמות ומהווה חיזוק חיובי.
כדאי להדפיס את הרשימה ולתלות אותה במקום בולט בפינת העבודה, ולא רק לזכור אותה בעל פה. ההנאה בהעברת משימות מרשימת ה"משימות לביצוע" לרשימת ה"משימות שבוצעו" מסייעת רבות לשמור על המוטיבציה.
2 לקבוע לוח זמנים מוגדר לכל משימה:
עבודה מהבית דורשת עמידה בלוחות זמנים בדיוק כמו העבודה שמתבצעת במשרד. ההבדל הוא שבעבודה מהבית העובד קובע לוחות זמנים לעצמו.
ההבדל הוא שכאשר עובדים מהבית, ולוקחים הפסקות קצרות מדי פעם, גם ההפסקות ומה שעושים בהפסקות (למשל אם יש מטלות בבית שלא סובלות דיחוי) צריך להיות מתוזמן באותם לוחות זמנים.
לאחר שלוח הזמנים הוגדר על ידי כל עובד שעובד מהבית, כדאי ורצוי שכל אחד ישתף את לוחות הזמנים שלו עם עמיתיו לצוות.
כך ניתן יהיה לדעת מתי לקבוע פגישות צוות בלי לשבש את לוחות הזמנים של כל אחד מהעובדים.
חשוב גם לוודא שכל אחד מבני המשפחה יכבד את לוח הזמנים הזה. יש לקבוע גבולות ברורים בין המשפחה לעבודה.
במילים אחרות, ששאר בני הבית יבינו שעצם העובדה שהעובד הינו עובד מביתו, אין משמעה שהוא פנוי לדברים אחרים בשעות העבודה.
3 לעבוד בשיתוף פעולה ובתקשורת רציפה עם חברי צוות אחרים:
לרבים נראה ונשמע שעבודה מהבית היא חוויה מבודדת. שבה העובד מבצע את המשימות לבד בעוד שהוא מרוחק משאר חברי הצוות והמנהל הישיר.
אלא שבפועל, מהות העבודה של כמעט כל עובד היא בעבודת צוות, ולכן כך צריך להיות גם כשכל אחד מחברי הצוות עובד מביתו.
כלומר, יש הרבה מאוד מקום לאינטראקציה עם עובדים אחרים. זה יכול להיות מפגש וירטואלי בזום, או קבלת משוב, או עבודה ביחד על מסמך תוך שיתוף מסמכים או כל פעילות משותפת אחרת.
לכן כל מנהל צוות צריך להחליט ביחד עם העובדים על הדרכים לשתף פעולה במהלך יום העבודה ועל הזמנים הנוחים לכולם לצורך מפגשים וירטואליים ושיתופי פעולה אחרים.
