מגוון פלטפורמות התוכנה המיועדות למשאבי אנוש הולך וגדל כל הזמן, ונראה כאילו עולם ההייטק התגייס כדי לייעל את עבודתם של מנהלי משאבי האנוש.
אם בעבר היו כלים טכנולוגים בודדים שנועדו לסייע בעיקר בגיוס עובדים, הרי שכיום יש מגוון רחב מאוד של פלטפורמות טכנולוגיות שמיועדות להפוך את עבודתה של מחלקת משאבי האנוש ליעילה הרבה יותר.
בין שלל הטכנולוגיות ניתן למצוא פלטפורמות מבוססות תוכנה שמאפשרות להפוך את כל עבודת משאבי האנוש לדיגיטלית (או לפחות כמעט את כולה).
פרט לצוות משאבי האנוש עצמו שיכול להינות משימוש בפלטפורמת תוכנה שכזאת, מדובר במערכות שכל דרגי הארגון יוכלו להשתמש בהן.
לדוגמה, אם המנכ"ל רוצה שתהיה לו גישה נוחה למידע העדכני ביותר על מספר העובדים ברגע נתון, על התפלגויות של ביצועי העובדים לפי מדדים שונים, על הפער בין הרצוי למצוי בכל הקשור לטלנטים, בעיות שימור עובדים וכך הלאה, פלטפורמת תוכנה טובה יכולה לספק לו את זה, בלי לבזבז את זמנו של מנהל משאבי האנוש.
דוגמה אחרת: אם העובדים רוצים לעדכן בעצמם את פרטיהם (הרלוונטיים להעסקתם) בצורה מאובטחת, כמו למשל הם התחתנו, נולד להם ילד, הם רוצים להגיש בקשה לחופשה, רוצים לצפות בתלושי שכר מקוונים, לבקש הכשרה מקוונת, מכל מקום ובכל מכשיר וכדומה – פלטפורמת תוכנה טובה המתאימה לארגון יכולה לספק להם את הפונקציות הללו.
אבל לפני שרוכשים פלטפורמת תוכנה שכזאת יש 3 שיקולים שצריך לקחת בחשבון ולתכנן היטב, כך שהפלטפורמה הנרכשת תהיה מותאמת היטב לצרכים הספציפיים של הארגון:
1 שיקול אחד שחשוב לקחת בחשבון הוא, האם מנהל משאבי האנוש מעדיף תוכנה כשירות או תוכנות מקומיות, והאם הוא מודע לכל היתרונות והחסרונות של כל אחת מהאופציות (פלטפורמה שמהווה תוכנה כשירות (SaaS) מול תוכנה שמופעלת באופן מקומי על ידי אנשי ה-IT של הארגון).
פלטפורמות ה-SaaS המיועדות למשאבי אנוש הן פתרונות מבוססי ענן. המשתמשים יכולים לגשת אליהם בצורה מקוונת דרך האינטרנט.
מנגד, התוכנה המקומית (שהיא האלטרנטיבה לפלטפורמת SaaS), מותקנת בשרתי הארגון עצמו ומורידים אותה לכמה מחשבים המוגדרים מראש בהתאם למספר הרישיונות שהלקוח שילם עבורם. תוכנה זו יש לעדכן באופן שוטף על ידי אנשי ה-IT בעוד שעדכוני SaaS מנוהלים באופן אוטומטי.
כל ארגון צריך להגדיר מראש את הצרכים ולוודא שהבחירה שעשה היא המתאימה לו ביותר.
2 סוגייה שנייה שיש לקחת בחשבון היא עלות מול תועלת. כדי למצוא את פלטפורמת תוכנת משאבי האנוש הטובה והמתאימה ביותר עבור הארגון, יש להתייחס ליעדים של הארגון לגבי החזרי ההשקעה (והזמן להחזר ההשקעה) שהארגון רוצה להשיג.
כלומר, האם הארגון רוצה להגדיל את הפרודוקטיביות ותוך כמה זמן; האם הארגון רוצה להפחית את נטישת העובדים – באילו אחוזים ותוך כמה זמן; האם הארגון רוצה לחסוך זמן במשימות מנהל וכך הלאה.
לשם כך על מנהל משאבי האנוש לשאול את עצמו מה הוא רוצה שהארגון ישיג, ואז לבדוק איזו פלטפורמה למשאבי אנוש יכולה לסייע לו להשיג זאת, במחיר שהוא יהיה מרוצה ממנו.
3 סוגייה שלישית היא חווית המשתמש. כאשר מנהל משאבי האנוש בוחן את פלטפורמות התוכנה השונות למשאבי אנוש, חשוב לצפות בהדגמות פעולתן כדי להבין מהי חווית המשתמש של כל אחת מהן ובאיזו מידה המערכת יכולה לתמוך במותג המעסיק.
ההדגמות יכולות להמחיש למנהל משאבי האנוש לברר אם הפלטפורמה מתאימה לארגון, ובאיזו מידה היא קלה ופשוטה לשימוש.
אם לדוגמה, הארגון יבחר במערכת משאבי אנוש בשירות עצמי (שמאפשרת לעובדים לעדכן את פרטיהם בעצמם) אשר מרתיעה את העובדים משום שהיא מסובכת מדי לשימוש, הם לא ישתמשו בה. כתוצאה מכך, העובדים לא יעדכנו את המידע שלהם והמערכת תאבד מערכה.
פלטפורמת התוכנה הטובה ביותר למשאבי האנוש, צריכה להיות פלטפורמה שכל צוות משאבי אנוש וכל העובדים יכולים להבין אותה ולהשתמש בה בקלות ובפשטות בלי הרבה הכשרה או הדרכה.
בנוסף, יש לבדוק האם פלטפורמת התוכנה מותאמת לשימוש בטלפונים חכמים, ואם כן, אילו פונקציות של המערכת זמינים למכשירים ניידים.
