צווארי בקבוק בעת קליטת עובדים מאטים מאוד את תהליך הקליטה בארגון ומשבשים את חווית הקליטה של העובדים.
טיפול יזום בנקודות בהן חלים העיכובים מאפשר לייעל את קליטת העובדים, לא רק עבור הארגון עצמו אלא גם עבור העובדים החדשים ולספק להם חווית קליטה חיובית.
להלן 3 שיטות שמאפשרות לפתוח צווארי בקבוק בעת קליטת עובדים:
1 לאפשר גישה קלה ופשוטה של העובד החדש לכל המערכות:
ברוב המערכות הדיגיטליות, החסמים העיקריים לכניסה ונקודות החיכוך הם הרשאות ואבטחת הכניסה.
ארגון שנוקט בתהליך קליטת עובדים דיגיטלי, באופן שמועמדים יכולים לגשת בעצמם למערכת כדי להשלים את הניירת או לטפל בשלבים אחרים, חשוב לפשט את תהליך ההתחברות ככל האפשר.
יש מערכות טכנולוגיות שמאפשרות לעובדים לבצע ב'שירות עצמי' את העברת כל הפרטים למערכת בהקשת כפתור אחת תוך ביטול הצורך בדרישות מסוימות של הגדרת התחברות.
חשוב שתהליך הקליטה יהיה ידידותי גם למכשירים ניידים. שימוש בעיצוב שמאפשר תגובה מהירה, מאפשר לעובדים החדשים להשתמש במכשירים המועדפים עליהם.
בנוסף, הניידות של הטלפונים הניידים החכמים הופכת את האפשרויות הידידותיות לנייד נוחות לשימוש, מה שמבטיח שהעובדים החדשים יכולים להשלים את השלבים השונים תוך כדי תנועה.
2 להטיל על העובדים החדשים לבצע רק את הפרוצדורות שבאמת חיוניות:
הדרישות מהעובדים החדשים בכל הנוגע לקליטתם עשויות להשתנות מעובד אחד לאחר. הדרישות הן בדרך כלל קשורות לתפקיד שהם ימלאו בסופו של דבר בחברה.
הבעיה היא שארגונים רבים משתמשים בתהליך קליטה אחיד לכולם, ומבקשים מעובדים חדשים למיין בעצמם את המידע כדי להבין אילו צעדים עליהם לנקוט.
שיטה זו היא בהכרח מסורבלת עבור עובדים חדשים ומאוד פוגעת בחווית העובד הראשונית שלהם.
במקום זאת, כדאי לשפר את הליך הקליטה כדי להפוך אותו לכזה שמתאים לסוגים שונים של עובדים חדשים.
יש לקחת בחשבון את הדרישות התפקיד של העובד החדש, האם מדובר בעובד חוזר או עובד חדש לחלוטין ופרטים נוספים שעשויים לשנות את הדרישות כדי להשלים את כל המידע הדרוש לארגון בהתבסס על מי הוא העובד באופן ספציפי.
שימוש בגישה זו מאפשר לארגון לחסוך מהעובד הליכים מייגעים ומיותרים ולקבל את המידע שהוא צריך לגבי אותו עובד ספציפי.
בסופו של דבר, השיטה הזאת מפשטת את התהליך עבור העובדים החדשים, משפרת את חווית הקליטה ומפחיתה את הסיכויים ששלב קריטי ייפול בין הכיסאות.
3 לענות על שאלות של עובדים חדשים:
במקרים רבים, לעובדים החדשים יש חששות במהלך תהליך הקליטה בחברה. כתוצאה מכך, לעובדים חדשים יש בדרך כלל הרבה שאלות שהם רוצים שיענו עליהן ככל שהם מתקדמים בהליך הקליטה.
יש חשיבות לדרך שבה הארגון מגיב לשאלות שלהם. כאשר משאירים שאלות תלויות באוויר ולא מספקים תשובה ברורה, זה פוגעה בחווית הקליטה, ועלול להוביל את העובד החדש להנחות שליליות לגבי הארגון.
באותה מידה, גם תשובות מעורפלות או בלתי ישימות, משקפות בצורה גרועה את הארגון, ולעתים קרובות מובילות לתסכולים עבור העובדים החדשים.
לכן יש לוודא שהארגון מתמקד ביצירת דיאלוג דו כיווני. בנוסף, כדאי לאמץ טכנולוגיה שמייעלת את ניהול הדיונים הללו.
