קליטת עובדים, הכשרות לעובדים וחיזוק מיומנויות, שיחות משוב, פעילויות רווחה לעובדים ובני משפחותיהם, ואולי אפילו ימי גיבוש, כל אלה ועוד הם "פועלי הבמה" הנסתרים מהעין של המעבר לעבודה מהבית לטווח ארוך.
הטרנספורמציה שעובר ענף משאבי אנוש והפיכתו לענף "משאבי אנוש מהבית", תאלץ את התחום לעבור שינוי רדיקלי בכל מישור שהוא פועל בו.
כפי שכבר כתבנו כאן, אחד האתגרים היותר גדולים בעבודה מרחוק הוא הוא קליטת עובדים מרחוק.
כניסה לארגון כעובד עובד חדש היא משימה מאתגרת בפני עצמה, קל וחומר כאשר עובד נכנס לעבודה עם חברי צוות שהוא כל ללא מכיר אותם ואת הדינמיקה ביניהם.
כדי להקל מעט על הליך הקליטה מרחוק, על מנהלי משאבי האנוש מוטל כעת לנסות לשפר את מחוברותם של העובדים החדשים והוותיקים כאחד ולעודד את הוותיקים לתמוך בחדשים, אף שהכול מתבצע מרחוק.
כדי שתהיה קליטה מוצלחת, יש למצוא דרך שתצמצם את הזמן שחולף בין קליטתו של העובד בארגון לרגע שהוא הופך פרודוקטיבי.
בנוסף, יש לוודא שנבנה אמון אמיתי בין העובד החדש לשאר חברי הצוות, על אף הריחוק הפיזי.
כל מנהל משאבי אנוש נדרש בימים אלה לבחון מהן האסטרטגיות הטובות ביותר להעסקה מרחוק תוך בניית מערכות יחסים חדשות בין עובדים.
במקביל נדרשים מנהלי משאבי האנוש לקבוע ציפיות ברורות, ולהקנות תרבות ארגונית המותאמת לעבודה מהבית, תוך הטמעת חזון החברה ויעדיה.
יש 3 צעדים שיוכלו להקל על קליטת עובד חדש מרחוק:
1 ודאו שהעובד החדש קיבל את כל הציוד והכלים הדרושים לו לביצוע המשימות שלו. ודאו שבימיו הראשונים בחברה הוא לא יצטרך להסתבך בבירוקרטיה מסובכת ולהתגבר על קשיים טכניים מיותרים.
לכן מומלץ, שאף לפני שמתחיל יומו הראשון בעבודה, החברה תזמין עבורו את כל הציוד הדרוש, לרבות מחשב נייד, טלפון סלולרי של החברה וכד, ושלחו אותם את ביתו.
כמו כן יש לוודא שכל התוכנות הדרושות לעובד לצורך עבודתו כבר מותקנות על גבי המכשירים.
זאת ועוד, יש לוודא שגם כל הסיסמאות, שם המשתמש וכל מידע אחר שדרוש להם לצורך אבטחת מידע, לרבות הרשאות מתאימות כבר מותקן ומעודכן בציוד שהם מקבלים עוד לפני היום הראשון בו החלו לעבוד בחברה.
2 בארגונים שיש לכך תקציב ניתן לשלוח אל בית העובד החדש חבילת שי עם איחולי ברוך הבא, כדי לגרום להם להרגיש באופן מיידי שהם חלק מהארגון.
אין צורך במתנות גרנדיוזיות, אלא מדובר בסלסילת שי סמלית עם מוצרים בסיסיים הנושאים את לוגו החברה, (למשל, כוס לקפה, בקבוק מים רב פעמי וכו) שיצור להם תחושת שייכות וימנע את תחושת הבדידות והסטרס שבלהתחיל עבודה חדשה בלי להכיר (בכלל או כמעט) איש מהעובדים הקיימים.
כדאי גם לשלוח את העובדים החדשים הודעת וידאו מהמנכ"ל ומנהל משאבי האנוש, המותאמת אישית לכל עובד חדש, בה המנכ"ל ומנהל משאבי האנוש מברכים את העובד החדש לרגל כניסתו לחברה ומקדמים את פניו.
3 פיתוח מערך חונכות של עובדים ותיקים החונכים את העובדים החדשים עם כניסתם לעבודה.
הצמדת חונך אישי לעובד חדש, שיסייע לו לעבור את המהמורות הראשונות בחברה, תפחית את תחושת הבידוד של העובד החדש ביחס לחברי הצוות שלו ולארגון כולו.
החונך יוכל להדריך את העובד החדש בכל מה שידרש, לרבות עריכת הכרות עם התרבות הארגונית של החברה, וסיוע בשילובו החברתי בצוות.
