ידע שנצבר בארגון הוא ליבת העסקים והמפתח להצלחה עסקית ארוכת טווח של הארגון. אחת מנקודות התורפה של כל ארגון, בכל ענף ובכל תחום, היא אבדן ידע.
בכל פעם שעובד עוזב את החברה, בין אם מרצונו או בעקבות פיטורים, הוא לוקח איתו ידע שהינו חשוב לחברה.
אם הארגון לא נוהג לשמר את כל הידע שנצבר בארגון באופן שוטף, ולא מטמיע מערכות שמאפשרות לעובדים לשתף את הידע שהם צוברים עם עובדים אחרים, הידע החשוב הזה הולך לאיבוד.
בין אם הידע הזה נצבר אצל העובד שעזב הודות להכשרות שעבר בחברה או הודות לניסיונו בתפקיד אותו מילא, הארגון לא יכול להרשות לעצמו לאבד את הידע הזה.
לכן יש חשיבות רבה לשימור הידע. וכדי לעשות זאת יש לאגור את הידע ולאחסן אותו באופן שכל עובד יוכל לגשת אליו בקלות ובמהירות.
בנוסף על אגירת הידע, חשוב לנקוט שיטות יעילות כדי להבטיח שידע ומידע חשובים ישותפו בין עובדים של צוותים שונים ושל מחלקות שונות.
יש 3 צעדים שעל כל חברה לנקוט כדי לשמר את הידע בארגון ולאגור אותו באופן שכל עובד יוכל לגשת אליו ולהשתמש בו בקלות ובמהירות:
1 תיעוד:
יש ליצור מסמכים דיגיטליים, בין אם בטקסט או בסרטונים, לרבות מדריכים וקבצי נהלים והנחיות, המפרטים ידע ומידע חשובים. מסמכים דיגיטליים אלה צריכים להיות מאוחסנים במאגר שהינו הנגיש לעובדים בקלות.
2 מערכות ניהול ידע:
יש להטמיע מערכת ניהול ידע המאפשרת לעובדים לשתף, לגשת ולעדכן ידע ומידע חשובים. מערכת זו יכולה להיות מסד נתונים או תוכנה המארגנת את הידע באופן שניתן לאחזר אותו בקלות ובמהירות.
3 ביקורות שוטפות:
יש לערוך סקירות שוטפות של תהליכים, נהלים וידע, כדי לוודא שהם מעודכנים ורלוונטיים. סקירות מסוג זה מסייעות רבות לזיהוי פערי ידע ובזיהוי תחומים שנדרש בהם שיפור.
בנוסף לאגירת הידע, אחסונו ושימורו, יש לוודא שהעובדים משתפים ביניהם את הידע שנצבר בארגון.
להלן 6 שיטות לשיתוף הידע בין עובדים מצוותים שונים וממחלקות שונות:
1 יישום תרבות ארגונית של שיתוף ידע:
יש לעודד את העובדים לחלוק את הידע והניסיון שלהם עם אחרים, בין השאר על ידי ישיבות צוות קבועות, מפגשי סיעור מוחות ואירועים של שיתוף ידע בין מחלקות.
2 שימוש בכלים טכנולוגים של שיתוף פעולה בהעברת ידע:
פלטפורמות המשמשות לשיתוף ידע כמו למשל תוכנות לניהול פרויקטים, אפליקציות להודעות מיידיות ושיחות ועידה בווידאו יכולים לסייע לעובדים לעבוד יחד ביעילות רבה יותר ולשתף ביניהם את הידע בקלות רבה יותר.
3 שימוש במערכת טכנולוגית לניהול ידע:
יש לפתח מערכת לארגון ואחסון ידע ומידע חשובים, הכוללת אפשרות לשלוף את המידע הספציפי הרצוי ביותר, בתוך שניות.
מערכת כזאת תהפוך את כל המידע שנצבר בארגון לנגיש בקלות לכל העובדים. זה יכול לכלול בין השאר גם יצירת מסד נתונים ומערכת שמפיקה ממנו תובנות ומנתחת אותו על פי צרכי העובד שזקוק לו.
4 לספק לעובדים הדרכה ותמיכה:
יש לספק לעובדים הדרכה ותמיכה שיאפשרו להם לדעת איך להשתמש ביעילות במערכת ניהול הידע ובכלי שיתוף הפעולה.
בין השאר ניתן ליזום תוכניות הכשרה והדרכה שבמסגרתן יוכלו עובדים מנוסים להעביר את הידע והמומחיות שלהם לעובדים חדשים. אפשר לעשות זאת באמצעות מפגשי הכשרה פורמליים או על ידי תוכניות חונכות לא רשמיות.
5 לזהות שיתוף ידע של עובדים ולתגמל אותם על כך:
יש לעודד עובדים לשתף את הידע שהם צוברים במהלך עבודתם בארגון, כמו גם את הידע שהביאו איתם לארגון בעת שהצטרפו אליו.
במקביל יש לתגמל את העובדים המשתפים את הידע והמידע שלהם עם אחרים. ניתן לעשות זאת באמצעות תמריצים כגון בונוסים, בד בבד עם הכרה פומבית.
6 לטפח שיתוף פעולה בין בעלי תפקידים שונים:
יש לעודד שיתוף פעולה ותקשורת בין מחלקות וצוותים שונים. תקשורת פתוחה כזאת יכולה לסייע רבות לפתוח מאגרי ידע בפני כולם ולהקל על שיתוף הידע והמידע ברחבי הארגון.
