מנהלי משאבי אנוש צריכים ללהטט בין מיון מועמדים, ראיונות, קליטת עובדים, דאגה לעובדים בכל שלב של עבודתם בארגון, ועוד.
בימים אלה, כאשר ארגונים רבים מעסיקים עובדים מהבית, המשימות המוטלות על מנהלי משאבי האנוש מורכבות שבעתיים.
ניתן לומר שמחלקת משאבי אנוש מהווה את ליבת החברה: כאן נבחרים, נקלטים ו'מתוחזקים' המשאבים החשובים ביותר של החברה – העובדים.
כדי לבצע את העבודה ביעילות מקסימלית, בעלות מינימלית, תוך זרימת עבודה שאינה מואטת, וכאשר העובדים מרוצים מעבודתם, הפיריון לא יורד והרווחיות לא נפגעת, כדאי וחשוב להשתמש באוטומציה.
מחלקת משאבי האנוש יכולה להשתמש כיום באוטומציה יעודית כדי לאפשר למנהלי משאבי האנוש והרכזים, להתמקד במשימות הקריטיות ביותר, תוך שהם מעבירים את הטיפול במשימות החוזרות על עצמן על הרובוטים.
תפקידה של מחלקת משאבי האנוש כוללת משימות רוטיניות מייגעות, בין אם זה מילוי דוח בסוף יום העבודה או גלישה בערימת קורות חיים כדי לזהות את המועמדים הטובים ביותר. משימות אלה גוזלות זמן וניתן להפקידן בידי מערכת מבוססת בינה מלאכותית.
כלים של בינה מלאכותית יכולים לבצע אוטומציה של תחומי הפעילות שיכולים להפיק תועלת מתשומת הלב לפרטים הקטנים, מהסוג שיש לאלגוריתם חכם.
מסקר שנערת על ידי KPMG לפני כשלוש שנים עולה, כי כ=56% מהנשאלים מצפים לראות ביצועים משופרים בשל הכנסת אוטומציה למשאבי אנוש, וכ-54% סבורים שאלגוריתמים חכמים יאפשרו לצוות משאבי האנוש לפנות זמן למשימות אסטרטגיות.
יש כמה סיבות שיכולות להבהיר את מידת החיוניות של בינה מלאכותית ורובוטיקה במשאבי אנוש:
1 שיפור תהליך רכישת הכישרונות:
לרכישת כישרונות יש תפקיד חשוב מאוד בהצלחתה של כל חברה, ולכן ניתן לחשוב שזה קצת מסוכן לאפשר לתהליך אוטומטי לבצע אותה.
עם זאת, אלגוריתמים חכמים מסוגלים יותר לטפל בצעדים הראשונים של התהליך, כמו למשל סינון מועמדים, בחירת פרופילים על סמך מאפיינים ומיומנויות ספציפיים, ושמירה על תקשורת בסיסית עם המועמד בשלב הראשון של המיון.
מערכת סינון מועמדים ובחירתם המבוססת על בינה מלאכותית מאפשרת להפחית הטיה ושגיאות אנושיות, מכיוון שהיא משקללת רק את כישורי המועמדים ורמת הניסיון שלהם.
2 התמקדות טובה יותר בצרכי העובדים:
שילוב של בינה מלאכותית במחלקת משאבי אנוש מאפשר לעצב מחדש את התרבות הארגונית ומאפשר לצוות משאבי האנוש למקד את תשומת ליבם במקום בו הוא נדרש.
לדוגמה, אנשי משאבי אנוש יכולים כעת לטפל טוב יותר בצרכי העובדים על ידי ניתוח התנהגויותיהם וזיהוי בזמן אמת של נושאים וחיכוכים אפשריים.
יתר על כן, מערכות מבוססות בינה מלאכותית יכולות לשמש גם כדי לחזות דפוסי שיתוף פעולה, למשל בין עובדים שעובדים טוב יותר ביחד, ולהעביר הכשרות וחומרי לימוד באופן סביר ביותר שיתקבל על ידי כל עובד.
כלים אלה של בינה מלאכותית מצמצמים את הזמן המושקע במשימות אדמיניסטרטיביות, ובמקביל מוריד את הסיכון לטעות בגלל עייפות הצוות, שחיקה או שעמום מהמשימות הרוטיניות.
3 פחות אחסון נייר ומסמכים:
אוטומציה מאפשרת גישה פשוטה וקלה לתיעוד המבוסס על זכויות גישה. במערכת המשרד המודרנית, כל הקבצים זמינים באופן אלקטרוני, על בסיס מבנה היררכי. בדרך זו, לכל אחד יש גישה למסמכים בהתאם לרמות ההרשאות.
כתוצאה מכך עובדים יכולים לעבוד מכל מקום ובכל זמן ולקבל גישה למסמכים ולחומרים הדרושים להם. מצב זה מעודד יותר גמישות בעבודה.
זאת ועוד, מערכת ארגונית הכוללת מערכות אוטומציה ובינה מלאכותית מפחיתה דליפות מידע בשוגג או במכוון, ומגבירה את ההגנה מפני גורמי איום חיצוניים. זה גם מוזיל את עלויות הציוד המשרדי ואחסון המסמכים.
