בכל פעם שארגון מגייס עובד חדש, עליו לבצע את הקליטה באופן שתאפשר לו להשתלב היטב בארגון ובצוות ולסייע לו ללמוד את תפקידו.
כאשר חווית הקליטה אינה חיובית ואינה מסייעת לעובד החדש, העובדים החדשים עלולים להתקשות להבין איך לבצע את המשימות שלהם.
במצב כזה, מנהל משאבי האנוש עלול למצוא עצמו במצב בו הוא מאבד עובדים מהר יותר מקצב גיוסם.
3 טעויות נפוצות שארגונים עושים בעת קליטת עובד חדש והדרכים להמנע מהן:
1 תיאורי תפקיד מטעים במודעת הדרושים:
טעויות בהליך הגיוס יכולות לקרות עוד הרבה לפני שמתחילים בו, בעת פרסום מודעת הדרושים. ארגון שרוצה לגייס עובדים מוכשרים שיכולים לבצע את המשימות שהוא זקוק להן, צריך לוודא שתיאור התפקיד במודעה יהיה מדוייק. שלא יצור ציפיות גבוהות ממה שהתפקיד מציע ושלא ימעיט בערך האתגרים הכרוכים בתפקיד.
יש להקפיד על כל משפט ולוודא שהמשימות מתוארות בצורה מדוייקת.
ארגון שרוצה שהעובדים החדשים לא יעזבו זמן קצר לאחר שגוייסו, צריך לוודא שהם מקבלים את כל המידע שהם זקוקים לו, במודעת הדרושים, בריאיון העבודה וכו.
2 להתחיל את הליך הקליטה לפני שהעובד מגיע ליומו הראשון בעבודה:
קליטה מוקדמת של עובד חדש, לפני היום הרשמי להצטרפותו היא דרך לספק לעובדים החדשים את כל הניירת והמידע הדרושים להם לפני תחילת העבודה החדשה שלהם.
על מנהל הגיוס (או מנהל משאבי האנוש) להעביר להם את כל החומרים והטפסים הדרושים, לפני שהם מגיעים לעבוד בארגון. מהלך כזה יאפשר להם לקרוא ולעכל מידע חשוב על התפקיד ויחסוך להם את ההבירוקרטיה של הימים הראשונים.
יש לנצל את הזמן שלפני יום העבודה הראשון גם כדי לצייד עובדים חדשים בכל ציוד או תוכנה שהם יזדקקו להם בתפקידיהם החדשים.
בין אם מדובר בתג שם, מחשב וטלפון נייד, תוכנות שהם זקוקים להם ואיך להשתמש בהן, פרטי התחברות לאתר החברה ולמאגרי המידע, ועוד.
כאשר מדובר בעובד מרוחק גיאוגרפית והקליטה צריכה להתבצע מרחוק, האתגר הוא גדול יותר למנהלי משאבי האנוש.
אבל גם במקרה כזה, של קליטה מרחוק, הקליטה המוקדמת היא עדיין היבט מכריע בתהליך הקליטה.
יש לוודא שלעובד החדש יש את כל הניירת הדרושה כדי להצליח לעדכן את כל מה שצריך באמצעות האימייל שלו.
3 לצלוח את היום הראשון בעבודה:
אחד הדברים שמכשילים את קליטת העובדים החדשים היא התמקדות יתר במידע שעל העובדים החדשים ללמוד במהירות הגדולה ביותר, במידה שמכניסה אותם לסטרס ולא מאפשרת להם להינות מתפקידם החדש.
הסטרס הזה עלול להרתיע את העובד החדש ולגרום לו לחשוב מחדש על השארותו בחברה. לכן כדאי לנסות להתמקד גם ברווחתו של העובד החדש ולא להכניס אותו ללחים מיותרים, מעבר ללחץ הרגיל של תחילת עבודה חדשה במקום חדש.
לכן יש להקדיש זמן לגרום לכך שהיום הראשון לעבודתו של העובד החדש בארגון יהיה נעים ולהראות לו שהארגון הינו מסביר פנים וידידותי כלפיו.
בסיכומו של דבר, העובדים החדשים צריכים להרגיש כמו חלק ממשפחת הארגון, כבר ביום הראשון שלהם בעבודה.
יש להמחיש להם שהעובדים האחרים והתרבות הארגונית כולה הם ידידותיים כלפיהם ויש לוודא שיומם הראשון בעבודה הוא נהדר עם רשמים חיובים ומעודדים.
