מנהלי משאבי אנוש נדרשים ללהטט בין תחומי אחריות מרובים, החל בגיוס, קליטה ומחוברות עובדים, ועד לציות לדיני עבודה ותכנון אסטרטגי.
עם כל כך הרבה משימות הדורשות את תשומת הלב שלהם, ניהול זמן יעיל הינו חיוני לשמירה על פרודוקטיביות ולהפחתת מתח.
למעשה, ניהול זמן יעיל הוא המפתח להצלחתם של מנהלי משאבי אנוש והגברת הפרודוקטיביות שלהם.
הצבת סדר עדיפויות למשימות, שימוש בטכנולוגיית משאבי אנוש והצבת גבולות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לשפר את הפרודוקטיביות ואת היעילות שלהם ולהפחית מעצמם את הסטרס.
יישום אסטרטגיות אלו מאפשר לאנשי משאבי אנוש לנהל את תחומי האחריות שלהם בצורה יעילה יותר תוך שמירה על איזון טוב יותר בין עבודה לחיים אישיים.
להלן 3 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי של זמנו של מנהל משאבי האנוש:
1 קביעת סדר עדיפות של משימות להאצלת סמכויות:
מנהלי משאבי אנוש מתמודדים לעתים קרובות עם עומסים גדולים מאוד. לכן יש חשיבות רבה לקביעת סדרי עדיפויות של משימות, על פי דחיפות וחשיבות.
מטריצת אייזנהאואר, שמסווגת משימות לארבעה רבעים – דחופים וחשובים, חשובים אך לא דחופים, דחופים אך לא חשובים, ולא דחופים ולא חשובים – יכולה לעזור למנהלי משאבי אנוש להחליט היכן למקד את מאמציהם.
בנוסף, האצלת סמכויות הינה חיונית לצורך ניהול זמן יעיל. מנהלי משאבי אנוש צריכים להקצות משימות שגרתיות, כגון תזמון ראיונות או עיבוד ניירת, לחברי הצוות שלהם או להשתמש בכלי אוטומציה של משאבי אנוש כדי לטפל בעבודה אדמיניסטרטיבית שחוזרת על עצמה.
האצלת סמכויות מפנה זמן ליוזמות אסטרטגיות ובה בעת מעצימה את העובדים בצוות לפתח את כישוריהם.
2 טכנולוגיית משאבי אנוש ואוטומציה:
לטכנולוגיה יש תפקיד מכריע בייעול הפעולות של מנהלי משאבי אנוש. מינוף תוכנות משאבי אנוש וכלי אוטומציה מאפשר למנהלי משאבי האנוש להפחית עומסי עבודה ידניים ולהגביר את היעילות.
לדוגמה, מערכות מעקב אחר מועמדים, מפשטות את הליך גיוס העובדים, מערכות מידע למשאבי אנוש מנהלות את נתוני העובדים, וצ'אטבוטים מבוססי בינה מלאכותית מטפלים בפניות נפוצות של עובדים.
כלים למעקב אחר זמן ותזמון יכולים גם לעזור למנהלי משאבי אנוש להישאר מאורגנים ולהבטיח ניהול יעיל של פגישות, ראיונות ומועדי תאימות.
שילוב טכנולוגיה בתפעול היומיומי מאפשר למנהלי משאבי אנוש למזער עומסים אדמיניסטרטיביים ולהתמקד במשימות אסטרטגיות המניעות הצלחה עסקית.
3 להגדיר גבולות, ושעות מסויימות למשימות שדורשות התמקדות:
הדרישות הקבועות מהעובדים, מההנהלה הבכירה ומבעלי תפקידי מפתח, מקשות מאוד על מנהלי משאבי אנוש למצוא זמן ללא הפרעה לפרויקטים קריטיים.
כדי למקסם את הפרודוקטיביות, חשוב להגדיר גבולות ולתזמן שעות שבהן הם מתמקדים בהשגת יעדים ספציפיים.
הגדרת זמן בלוח השנה למשימות בעדיפות גבוהה, כגון פיתוח מדיניות או תכנון כוח אדם, עוזרת למנוע הסחות דעת.
תקשור גבולות אלו לעמיתים ולחברי הצוות מבטיחה כי הפרעות לא דחופות מופחתות למינימום ההכרחי.
בנוסף, שימוש בטכניקות כמו למשל עבודה במרווחים ממוקדים עם הפסקות קצרות, יכול לשפר את הריכוז והיעילות.
