ביצוע בדיקות רקע יסודיות למועמדים הוא צעד חיוני עבור ארגונים כדי לוודא שמגייסים את המועמדים הנכונים והמתאימים.
כאשר בדיקות הרקע מתבצעות ביעילות, הן יכולות לעזור להפחית את סיכוני הגיוס ובה בעת לוודא עמידה בתקנות ובדיני העבודה.
הגדרת היקף בדיקות הרקע, עמידה בדרישות החוק ושמירה על עקביות וסודיות, מאפשרים למעסיקים לבצע בדיקות יעילות ואתיות.
פרקטיקות אלה לא רק מפחיתות סיכונים אלא גם בונות אמון עם מועמדים ומטפחות תהליך גיוס הוגן.
יש הכרח לעקוב אחר שיטות עבודה מומלצות כדי לאזן בין עומק בדיקת הרקע לבין שיקולים משפטיים ואתיים.
להלן 3 הדרכים המומלצות לבדיקת רקע של מועמדים:
1 להגדיר בצורה ברורה את היקף בדיקת הרקע:
לפני תחילת בדיקת רקע, על מנהל משאבי האנוש לתאר איזה מידע הארגון מחפשים ומדוע.
ההיקף צריך להיות רלוונטי למשרה כדי למנוע פניות מיותרות.
בין תחומי המיקוד הנפוצים ניתן למנות למשל בדיקת היסטוריה פלילית. בתפקידים הדורשים אמון, כגון כספים או טיפול בילדים, בדיקת רישום פלילי עשויה להיות קריטית.
עם זאת, מעסיקים חייבים לוודא ציות לחוקים המסדירים כיצד ניתן להשתמש בהיסטוריה פלילית בהחלטות גיוס עובדים.
תחום נוסף הוא אימות תעסוקה: יש לוודא שהתפקידים המתוארים בקורות החיים, לרבות תחומי אחריות ותאריכי העסקה קודמים הם אכן מדויקים.
תחום אחר שיש לבדוק הוא השכלה והסמכות. עבור תפקידים הדורשים כישורים ספציפיים, אימות תארים והסמכות הינו חיוני.
יש להיות ספציפיים לגבי ההיקף כדי לוודא שבדיקות הרקע קשורות לעבודה ולא הוגדרו בצורה רחבה מדי. זה יסייע לארגון להימנע מתביעות אפליה ולוודא שתהליך הגיוס הוגן.
2 לעמוד בדרישות החוק והרגולציה:
מנהלי משאבי האנוש חייבים לציית לכל החוקים השונים בעת ביצוע בדיקות רקע. למשל, על המעסיק לספק למועמדים הודעה בכתב ולקבל את הסכמתם לפני תחילת בדיקת רקע.
בנוסף, על המעסיק לעמוד בדיני עבודה בכל הקשור להזדמנויות תעסוקה שוות.
על הארגון לוודא שמדיניות בדיקת הרקע שלו אינה משפיעה באופן לא פרופורציונלי על קבוצות מגוונות מסוימות, מה שעלול להוביל לתביעות של אפליה.
יש לבצע סקירה ועדכון מדיניות באופן קבוע כדי ליישר קו עם הדרישות המשפטיות באופן שבדיקות הרקע יהיו ניתנות להגנה.
3 לשמור על עקביות וסודיות:
עקביות היא המפתח להבטחת הגינות בתהליך בדיקת הרקע. מעסיקים צריכים ליישם את אותם סטנדרטים על כל המועמדים לתפקיד נתון, ללא קשר למאפיינים אישיים.
לדוגמה, אם בדיקת אשראי נחשבת רלוונטית למצב פיננסי, יש להחיל אותה על כל המועמדים לתפקיד זה.
בנוסף, מעסיקים חייבים לטפל במידע שנאסף בסודיות מרבית. יש לשתף את תוצאות בדיקת הרקע רק עם אנשים המעורבים בתהליך הגיוס, ויש לאחסן נתונים רגישים בצורה מאובטחת כדי למנוע הפרות של הדין.
