אין זה סוד שהתפתחות הטכנולוגיה המיועדת למשאבי האנוש מייעלת מקצה לקצה את שיטות העבודה של מחלקות משאבי האנוש.
המהפיכה הטכנולוגית מתבטאת בדרך בה מחלקות משאבי האנוש פונות לעובדים, בשיטות אחסון הקבצים, בשיטות הניתוח של ביצועי העובדים ועוד.
כל עוד הטכנולוגיה משמשת לסיוע למנהלי משאבי האנוש לשפר את תוצאות המחלקה, היא אכן מועילה ומייעלת את העבודה.
אבל לטכנולוגיות השונות יש גם נקודות תורפה. חשוב לשים לב לכך ששימוש לא נכון בטכנולוגיה עלול לגרום לנזקים יותר מאשר לתועלות.
להלן 3 דוגמאות לשיטות השימוש בטכנולוגיה במשאבי האנוש וההבדלים בין שימוש נכון לשימוש שגוי:
1 טכנולוגיה בגיוס עובדים:
אם בעבר התבצע רוב הקשר של מנהלי משאבי האנוש עם המועמדים לעבודה באמצעות הטלפון וכל הראיונות נערכו פנים אל פנים, הרי שכיום חברות מפרסמות משרות חדשות ברשתות החברתיות ובאמצעות אפליקציות שהולכות ומתפתחות.
המועמדים נדרשים להגיש מועמדות באמצעות מערכות טכנולוגיות שמבצעות מעקב אחר כל פנייה והסטטוס שלה בכל שלב משלבי הגיוס. כמו כן, חלק מהראיונות מתבצעים בצורה דיגיטלית.
תוכנות ואפליקציות אלה חוסכות זמן ניכר מזמנו של מנהל משאבי האנוש ומאפשרות לו לפנות זמן למשימות אחרות.
נקודת התורפה כאן טמונה בכך שלא תמיד מנהלי משאבי האנוש לוקחים בחשבון את כל האספקטים של הטכנולוגיה בשירות גיוס העובדים, לרבות אלה שיוצרים תקלות.
לדוגמה, לטפסים מקוונים יש פורמט סטנדרטי שלעתים קרובות מקשה על המועמדים לפרט בצורה מדוייקת את כל התכונות הנדרשות שיש להם, את כל הידע שרכשו והניסיון המגוון שלהם.
לכן, מערכת טכנולוגית שמעוצבת בצורה לא נכונה, או שההנחיות שהיא מספקת למועמדים במילוי הטפסים, עלולה ליצור בלבול וטעויות בקרב המועמדים ומנהלי משאבי האנוש כאחד.
בעיה מסוג אחר היא זמני תגובה איטיים מדי של המערכת הטכנולוגית, שעלולים לגרום למועמדים להתייאש באמצע התהליך ולפנות לארגון אחר.
2 ניתוח נתונים של ביצועי העובדים:
ניתוח ביצועי העובדים, היה תלוי בעבר בהערכות אישיות של מנהלים ובסטנדרטים ברורים, כמו לדוגמה, האם העובד סיים את המשימה בזמן, האם המנהל הישיר שלו יכול לסמוך עליו וכו.
הטכנולוגיה מקלה כיום על איסוף ופירוט הנתונים על העובדים במטרה לקבל תמונה הכוללת הרבה יותר פרטים, לרבות אילו משימות הם מבצעים בצורה הטובה ביותר, האם הם משיגים את כל היעדים ועולים על יעדי השנה הקודמת, ומהם שיעורי הטעויות שלהם או אי השגת היעדים.
יתרה מכך, יש תוכנות שמסוגלות אף לבצע חלק גדול מהמשימות של הערכת עובדים.
אם כן, אילו נקודות תורפה עלולות להכשיל את המערכת? מתברר שאיסוף של יותר מדי נתונים על העובדים וניתוחם על ידי מנהל משאבי האנוש, עלולים לגרום לעובדים לחוש שהם מאבדים את פרטיותם.
אחת הדוגמאות הבולטות לכך היא איסוף נתונים רבים מדי ממצלמות האבטחה והמעקב.
אם מנהל משאבי האנוש מנתח כל רגע ביומו של העובד, מהרגע שהוא מגיע לעבודה ועד שהוא יוצא ממנה, לרבות כל צעד שהוא עושה כולל בהפסקות, העובד עלול לחוש מוטרד מהיקף המעקב אחריו.
זה אמנם חוקי ולא מהווה סיבה לתביעה, אבל עלול לגרום לעובדים לחוש מנוכרים וכתוצא מכך להתנכר לארגון.
התוצאה היא שעובדים חשים שלא סומכים עליהם, דבר שמוביל לפגיעה במוטיבציה, פגיעה בנאמנות העובדים, ובסופו של דבר גם לנטישת העובד את הארגון.
הדרך הנכונה לבצע את המעקב אחר התקדמות העובד היא לדעת את המינון הנכון. לדעת לא רק כמה נתונים ניתן לאסוף על העובד אלא כמה נתונים צריך באמת לאסוף כדי לקבל תמונה אמיתית, בלי להגזים ולפגוע בעובד.
סיכון נוסף שטמון באיסוף של יותר מדי נתונים הוא שמחלקת משאבי האנוש תקבל יותר נתונים מכמות הנתונים שהיא מסוגלת לנהל בפועל בלי לבזבז זמן מיותר.
אחרי הכול, מעבר לנקודה מסוימת, איסוף של יותר מדי נתונים עלול לגזול זמן מיותר ממנהל משאבי האנוש בניסיון לברור את החומרים הרלוונטים מהנתונים שלא מספקים מידע חיוני.
3 נהלי אבטחת המידע הנדרשים לשמירה על אבטחת הנתונים:
התפתחויות הטכנולוגיה מאלצות כל ארגון לאבטח את הנתונים האגורים במערכות שלו, הרבה מעל ומעבר למה שהיה אי פעם.
דרישה זו לאבטחת הנתונים גוברת אף יותר לאור הרגולציה החדשה, לרבות תקנות GPRS.
אף שחלק הארי של האבטחה מוטל על מחלקות ה-IT של הארגון, מחלקת משאבי האנוש צריכה לקיים מדיניות מוגדרת מראש של מי במחלקת משאבי האנוש או במחלקות אחרות מורשה לגשת לאילו נתונים.
