טיפול במצבי חירום ואירועי משבר ביעילות מירבית היא אחריות קריטית של מנהלי משאבי אנוש.
מנהלי משאבי האנוש חייבים להתכונן ולהיערך לקראת מצבי חירום ואירועי משבר, לנהל אותם ביעילות לאחר שהם מתרחשים, להבטיח את בטיחות העובדים, לשמור על המשכיות עסקית ולמזער את ההשפעה על הארגון.
משברים יכולים להיות בנושאים רבים, החל מאסונות טבע, מגיפות ואירועים ביטחוניים, ועד משברים פיננסיים וסכסוכים פנימיים.
מוכנות, תגובה מהירה ותקשורת יעילה הם המפתח לצמצום ההשפעה של אירועים כאלה.
להלן 16 אסטרטגיות שמנהלי משאבי אנוש יכולים ליישם כדי להתמודד עם מצבי חירום ואירועי משבר בחברה:
1 להקים צוות תגובה למשבר:
יש להקים צוות תגובה למשבר, המורכב מאנשי מפתח ממחלקות משאבי אנוש, תקשורת, IT, עורכי דין ומחלקות רלוונטיות אחרות. צוות זה צריך להיות אחראי על תיאום המאמצים במהלך משבר.
2 הליכי חירום:
יש לפתח נהלי חירום מפורטים המתארים את הצעדים שיש לנקוט בסוגים שונים של משברים.
זה צריך לכלול תוכניות פינוי, פרוטוקולי תקשורת ופעולות ספציפיות עבור תרחישים שונים כגון אסונות טבע, התקפות סייבר או אלימות במקום העבודה.
3 זיהוי סיכונים פוטנציאליים:
יש לערוך הערכת סיכונים יסודית כדי לזהות איומים ופגיעות פוטנציאליים. יש לקחת בחשבון גורמים כמו מיקום גיאוגרפי, סיכונים ספציפיים לכל ענף ותהליכים פנימיים.
4 אסטרטגיות להפחתת סיכונים:
יש לפתח אסטרטגיות להפחתת סיכונים שזוהו. זה יכול לכלול יישום אמצעי אבטחת סייבר חזקים יותר, הבטחת עמידה בתקנות הבריאות והבטיחות וביצוע תרגילי בטיחות קבועים.
5 תוכנית תקשורת בעת משבר:
יש ליצור תוכנית תקשורת בעת משבר המתארת את אופן הפצת המידע בעת חירום. יש לוודא שקיימים ערוצים ברורים לתקשורת פנימית וחיצונית.
6 כלים לתקשורת:
יש להשתמש בכלי תקשורת שונים כגון אימיילים, התראות טקסט, אינטראנט החברה ורשתות חברתיות כדי להפיץ מידע במהירות.
יש לוודא שהעובדים יודעים היכן למצוא עדכונים וכיצד לדווח על מקרי חירום.
7 הכשרה בשגרה להתמודדות עם משברים:
יש לערוך בשגרה מפגשי הכשרה קבועים בנושא נהלי חירום וניהול משברים.
העובדים צריכים לדעת כיצד להגיב לסוגים שונים של משברים, כולל לאן לפנות, למי לפנות ואילו פעולות לנקוט.
8 הדמיות ותרגילים:
יש לארגן סימולציות ותרגילים כדי לתרגל נהלי חירום. תרגילים קבועים עוזרים לעובדים להכיר את נתיבי הפינוי, פרוטוקולי התקשורת והתפקידים הספציפיים שלהם בזמן משבר.
9 תוכניות סיוע לעובדים:
יש להטמיע תוכניות סיוע לעובדים המספקות תמיכה במהלך משבר ואחריו. תוכניות אלה יכולות לכלול, בין השאר, ייעוץ משפטי וסיוע בתכנון פיננסי כדי לעזור לעובדים להתמודד עם תוצאות המשבר.
10 אמצעי ובטיחות:
יש לוודא שיש במקום בכל עת, אמצעי בריאות ובטיחות. זה כולל ערכות עזרה ראשונה, מטפים וגישה לסיוע רפואי. יש לבדוק ולתחזק את המשאבים הללו באופן קבוע.
11 מדיניות עבודה מרחוק:
יש לפתח מדיניות עבודה מרחוק המאפשרת לעובדים לעבוד מהבית בשעת חירום. יש לוודא שלעובדים יש את הכלים הדרושים וגישה להמשך עבודתם מרחוק.
12 תמיכה טכנית:
יש לספק לעובדים גישה לתמיכת IT כדי להקל על עבודה מרחוק. זה כולל הבטחת גישה מאובטחת למערכות החברה, אספקת החומרה והתוכנה הדרושים והצעת תמיכה טכנית.
13 תכנית המשכיות עסקית:
יש ליצור תוכנית המשכיות עסקית המפרטת כיצד החברה תמשיך לפעול במהלך ואחרי המשבר.
תוכנית זו צריכה לכלול מערכות גיבוי, סידורי עבודה חלופיים ואסטרטגיות לשמירה על פונקציות חיוניות.
14 גיבוי ושחזור נתונים:
יש ליישם נהלי גיבוי ושחזור נתונים. יש לוודא כי נתונים קריטיים מגובים באופן קבוע וניתן לשחזר אותם במהירות במקרה של התקפת סייבר או כשל במערכת.
15 תאימות לתקנות:
יש לוודא שמתקיים ציות לחוקים ולתקנות הרלוונטיים בנוגע לבטיחות במקום העבודה, הגנת מידע וניהול משברים.
על מנהלי משאבי האנוש להתעדכן כל הזמן בדרישות החוק ובסטנדרטים בתעשייה.
16 סקירה שלאחר המשבר:
לאחר תום המשבר יש לערוך סקירה יסודית כדי להעריך את התגובה ולזהות תחומים שיש להשתפר בהם. יש לאסוף משוב מעובדים ומבעלי תפקידי מפתח כדי להבין מה עבד טוב ומה לא.
להלן 3 טיפים ליישום:
1 עדכונים שוטפים:
יש לעדכן את התוכניות והנהלים לניהול משברים כדי לשקף איומים ושינויים חדשים בארגון.
2 מעורבות ההנהלה:
יש לוודא שההנהלה הבכירה של החברה מעורבת באופן פעיל בתכנון ובתגובה לניהול משברים.
3 לולאת משוב:
יש ליצור לולאת משוב לשיפור מתמיד של אסטרטגיות ניהול משברים בהתבסס על לקחים שנלמדו ואינפוטים של העובדים.
