לא מעט ארגונים, בעיקר גדולים, מציעים כיום מספר בלתי מוגבל של ימי חופשה. חופשה של עובדים היא אחת הדרכים להתמודד עם שחיקתם וכתוצאה מכך ירידה בפרודוקטיביות שלהם ובמקרים רבים, בסופו של דבר עזיבה.
אם כן, הנכונות של מנהלים לאשר חופשות לעובדים הינה חלק בלתי נפרד משימור עובדים וממניעת שחיקה.
השאלה הגדולה היא מה קורה כאשר כמה עובדים, לעיתים מאותו צוות, מבקשים חופשה בעת ובעונה אחת, כלומר, לאותם מועדים.
או במילים אחרות, מה על מנהל ישיר ומנהל משאבי אנוש לעשות כאשר מגיעות בקשות מכמה עובדים לצאת לחופשה באותו זמן.
ראשית, יש לזכור כי גמישות ותקשורת פתוחה הם המפתח לפתרון קונפליקטים הקשורים לבקשות לחופשה.
התחשבות בצרכים של הארגון יחד עם התחשבות העובדים, מאפשרות להגיע לאיזון התומך בסביבת עבודה חיובית ומבטיח המשכיות של משימות ופרויקטים חיוניים.
כאשר מספר עובדים מבקשים זמן חופשה בו זמנית, מנהלים עומדים בפני האתגר להבטיח שהפעילות העסקית תימשך בצורה חלקה תוך מתן מענה לצרכי העובדים לחופשה.
להלן 15 צעדים שמנהל יכול לנקוט כדי לטפל ביעילות במצב בו כמה עובדים מבקשים חופשה בעת ובעונה אחת:
1 לסקור את מדיניות החברה:
תחילה יש לבדוק את מדיניות החופשות של הארגון. על המנהל לוודא שהוא מכיר כללים או הנחיות הקשורים לבקשות לחופשה, כולל תקופות הודעה מוקדמת (לפני החופשה), תאריכים ומגבלות צבירת ימי חופשה.
2 הערכת צרכים עסקיים:
יש לבצע הערכת ההשפעה של החופשה המבוקשת על פעילות המחלקה ועל היעדים העסקיים הכוללים. יש לקחת בחשבון גורמים כגון מועדי פרויקטים, התחייבויות של לקוחות וחלוקת עומס עבודה.
3 סדר עדיפויות של בקשות:
יש לבחון את אופי הבקשה של כל עובד. לחלקם עשויות להיות נסיבות מיוחדות, כגון אירועים משפחתיים או טיולים מתוכננים מראש. נסיבות מיוחדות שכאלה דורשות גמישות. יש לתעדף על סמך גורמים כמו ותק, כל הקודם זוכה, או דחיפות הבקשה.
4 תקשורת פתוחה:
יש לקיים שיחה עם העובדים שהגישו בקשות לחופשה. יש לדון בקונפליקט הפוטנציאלי ובחשיבות השמירה על המשכיות עסקית. יש לעודד את העובדים לשקול תאריכים חלופיים במידת האפשר.
5 פתרונות חלופיים:
יש לחפש חלופות שיכולות לתת מענה לצרכים העסקיים ולתוכניות החופשה של העובדים כאחד. זה יכול לכלול אפשרויות עבודה מרחוק או חלוקה זמנית אחרת, של תחומי אחריות.
6 הגינות ושקיפות:
יש לוודא שתהליך קבלת ההחלטות שקוף והוגן. יש ליישם בעקביות את מדיניות החופשות ואת הקריטריונים לאישור כדי למנוע תפיסות של הטיה או העדפה.
7 פתרונות משותפים:
יש לשלב את העובדים שביקשו את החופשה, במציאת הפתרונות. יתכן שיש להם רעיונות יצירתיים לניהול עומס העבודה שיהיה בהיעדרם או סיוע לעמיתיהם במהלך היעדרותם.
8 כוח אדם זמני:
אם התקציב מאפשר ואופי התפקידים מאפשר, יש לשקול פתרונות של כוח אדם זמני, כגון העסקת עובדים זמניים או חלוקה מחדש של משימות בין חברי הצוות הקיימים כדי לכסות את עומס העבודה.
9 תוכנית תקשורת:
לאחר קבלת ההחלטה, יש לתקשר אותה באופן מיידי לכל העובדים המעורבים. יש להסביר להם בבירור את הסיבות מאחורי ההחלטה וכל הסדרים חלופיים שנקבעו.
10 לשמור על גמישות:
חשוב שהמנהלים יהיו מוכנים להתאים תוכניות לפי הצורך. אירועים בלתי צפויים עלולים להתרחש, ויתכן שיהיה צורך בגמישות בניהול לוחות זמנים ועומסי עבודה.
11 שמירת רשומות:
בכל מקרה, חשוב לשמור על תיעוד מדויק של בקשות חופשה מאושרות וההסדרים שנעשו לכיסוי היעדרות העובדים. תיעוד זה יכול להיות בעל ערך לעיון עתידי.
12 לעודד תכנון:
כדאי לקדם תכנון חופשה יזום בקרב הצוות. יש לעודד את העובדים להגיש בקשות זמן רב מראש, זה יכול לסייע במניעת התנגשויות התזמון.
13 לקבוע ציפיות:
יש לכתוב בבירור מהן הציפיות של המנהל הישיר ומנהל משאבי האנוש לגבי האופן שבו העובדים צריכים להתמודד עם האחריות שלהם לפני החופשה, במהלכה ולאחר חזרתם מהחופשה. יש לעודד האצלת משימות לפי הצורך.
14 לבצע הערכת ההשפעה:
לאחר תקופת החופשה, יש לבצע הערכה של ההשפעה של היעדרות העובדים על תפוקת הצוות וביצועי הארגון. יש להשתמש במשוב כדי לבצע שיפורים במצבים עתידיים.
15 שיפור מתמשך:
יש לסקור ולשפר באופן קבוע את תהליך בקשת החופשה ואת המדיניות בהתבסס על משוב והפקת לקחים. זה מבטיח מערכת הוגנת ויעילה לניהול בקשות לחופשה.
