כל עובד, מהזוטר ביותר ועד ההנהלה הבכירה, ממלא תפקיד מרכזי בהצלחת הארגון. כאשר עובדים נעדרים, במיוחד באופן בלתי צפוי, זה יכול לשבש את זרימת העבודה, להוביל לירידה בפריון ולהפסדים כספיים פוטנציאליים.
ניהול היעדרויות הוא אסטרטגיה המתמקדת בהפחתת היעדרות בלתי מתוכננת של עובדים. ניהול היעדרויות עובדים ביעילות, הינו חיוני לשמירה על פרודוקטיביות וסביבת עבודה חיובית.
מאז תום משבר הקורונה הולכת וגדלה תופעת ההיעדרות של עובדים במקומות עבודה ויש לכך השלכות כלכליות משמעותיות על הארגונים.
מעבר לעלויות כספיות, יש לכך השפעה על הפרודוקטיביות, זרימת העבודה ואיכות השירות ללקוח. גישה פרואקטיבית, הנעזרת בכלי מעקב מודרניים, מבטיחה פרודוקטיביות מיטבית ורווחת עובדים.
הגישה של ניהול היעדרות היא גישה אסטרטגית של מנהלי משאבי אנוש שמאפשרת להם לשלוט היעדרות בלתי מתוכננת של עובדים ולהפחית אותה, ובכך לוודא מינימום של הפרעה לעבודה ומקסום תפוקת כוח העבודה.
ניהול היעדרויות של עובדים מצריך גישה מאוזנת המתחשבת בצרכי הארגון וברווחתם של העובדים כאחד.
קביעת מדיניות ברורה, טיפוח סביבת עבודה בריאה ומתן תמיכה לעובדים מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לנהל ביעילות את ההיעדרויות ולשמור על כוח עבודה פרודוקטיבי.
להלן סקירת 14 המרכיבים של ניהול היעדרות ביעילות:
1 ליישם מדיניות היעדרות ברורה:
יש לקבוע מדיניות היעדרות מקיפה המתארת את הנהלים לבקשת חופשות, דיווח על היעדרות והתיעוד הנדרש. יש להעביר את המדיניות הזו לכל העובדים כדי שיהיו מודעים לציפיות.
2 להשתמש במערכת מרכזית לניהול היעדרות:
יש להשתמש במערכת אוטומטית לניהול היעדרות כדי לעקוב ולנהל היעדרויות של עובדים. מערכת זו יכולה לעזור לייעל את התהליך, לשמור על רישומים מדויקים ולספק תובנות בזמן אמת לגבי מגמות היעדרות.
3 לדרוש הודעה מוקדמת:
יש לקבוע קווים מנחים לגבי הודעה מוקדמת על העובדים ולגבי הזמן מראש בו יש להודיע על בקשת חופש. זה עוזר בניהול עומסי עבודה ומבטיח שחברי הצוות ערוכים כראוי להיעדרות.
4 להגדיר נהלי אישור ברורים:
יש להגדיר את תהליך האישור לבקשות היעדרות. יש לקבוע למי הסמכות להעניק אישורים, כיצד יש להגיש בקשות ומהו לוח הזמנים לתגובות.
5 לנהל רישומים מדויקים:
יש לנהל תיעוד מפורט של היעדרויות עובדים, כולל תאריכים, סיבות וכל תיעוד תומך. רישומים מדויקים עוזרים בזיהוי דפוסים ובטיפול בבעיות פוטנציאליות.
6 לעקוב אחר מגמות היעדרות:
יש לנתח באופן קבוע נתוני היעדרות כדי לזהות דפוסים או מגמות כלשהן. זה יכול לעזור למנהל משאבי האנוש לטפל באופן יזום בבעיות הקשורות להיעדרות ולקבל החלטות מושכלות לגבי הקצאת משאבים.
7 לספק תמיכה לעובדים החוזרים מהיעדרות ממושכת:
כאשר עובדים חוזרים מהיעדרות ממושכת, יש לספק תהליך שילוב תומך מחדש. זה יכול לכלול פגישות התעדכנות, עדכונים על פרויקטים שהוחמצו ודיונים לגבי כל התאמות פוטנציאליות הנדרשות.
8 להתייחס להיעדרויות מוגזמות:
אם היעדרויות של עובד הופכות מוגזמות, יש לערוך איתו שיחה אחד על אחד כדי להבין את הסיבות הבסיסיות לכך. כדאי להציע תמיכה ולשקול התאמות נדרשות. אם הבעיה נמשכת, יש לפעול לפי הנהלים המשמעתיים של הארגון.
9 לטפח סביבת עבודה בריאה:
יש ליצור תרבות ארגונית המקדמת את רווחת העובדים ומונעת היעדרות מוגזמת. יש לעודד תקשורת פתוחה ולספק משאבים לניהול מתח ואיזון בין עבודה לחיים אישיים.
10 ליישם תוכניות חזרה לעבודה:
עבור עובדים שחוזרים מהיעדרויות ממושכות (למשל, חופשת מחלה ארוכה), כדאי לשקול ליישם תוכניות חזרה לעבודה המחזירה אותם בהדרגה לתחומי אחריותם ומספקת את כל ההתאמות הנדרשות.
11 להציע סידורי עבודה גמישים:
יש לשקול ליישם סידורי עבודה גמישים, כגון עבודה מרחוק או שעות גמישות, שיכולים לעזור לעובדים לנהל את ההתחייבויות האישיות והמקצועיות שלהם בצורה יעילה יותר.
12 תקשורת והטמעת תרבות של הימנעות מהיעדרות:
כדאי ליצור תקשורת קבועה עם העובדים כדי להעביר להם את חשיבות הנוכחות, את מדיניות ההיעדרות של החברה ואת השפעת ההיעדרות על הצוות והארגון.
13 לספק תמריצים:
יש לשקול להציע תמריצים לשיעורי נוכחות גבוהים, כגון תגמולים או הכרה לעובדים שעומדים בעקביות בציפיות הנוכחות.
14 לטפל בבעיות פוטנציאליות בהקדם:
אם מתעוררות בעיות היעדרות עקב חוסר שביעות רצון במקום העבודה או אתגרים אישיים, חשוב להתייחס אליהן בהקדם באמצעות שיחות פתוחות ותומכות. יש לספק משאבים או הדרכה הדרושים כדי לעזור לעובדים להתגבר על אתגרים.
