מנהלי משאבי אנוש יכולים לשפר משמעותית את ניהול הזמן והפרודוקטיביות האישית של כל עובד בחברה, מה שיוביל לכוח עבודה יעיל יותר ובעל מוטיבציה גבוהה יותר.
ניהול זמן יעיל והגברת הפרודוקטיביות האישית של כל עובד הם קריטיים להשגת יעדים ארגוניים ושמירה על רווחת העובדים.
מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד מכריע בטיפוח סביבה התומכת בשימוש יעיל בזמן וממקסמת את הפרודוקטיביות.
להלן 14 אסטרטגיות שמנהלי משאבי אנוש יכולים ליישם כדי לשפר את ניהול הזמן והפרודוקטיביות האישית של העובדים בחברה:
1 סדנאות לניהול זמן:
יש לארגן עבור עובדים ומנהלים, סדנאות המתמקדות בטכניקות ניהול זמן. סדנאות אלו יכולות ללמד עובדים כיצד לתת עדיפות נכונה למשימות, להגדיר יעדים ריאליים ולנהל את זמנם ביעילות.
2 הדרכה בכלי פרודוקטיביות:
יש לספק מפגשי הדרכה על כלים ותוכנות לפרודוקטיביות, כגון פלטפורמות לניהול פרויקטים, כלי תקשורת בווידאו, ואפליקציות למעקב אחר זמן.
יש לוודא שהעובדים בקיאים בכלים אלה כדי לייעל את זרימת העבודה ולשפר את היעילות.
3 מדיניות עבודה מרחוק:
יש להטמיע מדיניות עבודה גמישה המאפשרת לעובדים לעבוד מרחוק או להתאים את לוחות הזמנים שלהם.
גמישות יכולה לעזור לעובדים לנהל את זמנם טוב יותר, להפחית את מתח הנסיעות ולאזן בין אחריות אישית ומקצועית.
4 זמן גמיש:
חשוב להציע אפשרויות גמישות שבהן העובדים יכולים לבחור את זמני תחילת עבודתם וזמן הסיום של עבודתם, בתוך גבולות מסוימים.
זה יכול להכיל שיאי פרודוקטיביות שונים ומחויבויות אישיות, ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.
5 הגדרת יעדים ספציפיים הניתנים למדידה, ברי השגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן:
יש לעודד את העובדים להגדיר יעדים ספציפיים, הניתנים למדידה, שהם בר השגה, שהם רלוונטיים, ושהם מוגבלים בזמן.
יעדים ברורים הניתנים להשגה מספקים כיוון ותחושת הישג, ומניעים את העובדים להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים.
6 מסגרות של סדרי עדיפויות:
יש ללמד את העובדים להשתמש במסגרות של סדרי עדיפויות, שעוזרות להם לסווג משימות לארבע דרגות של סדרי עדיפויות, הנקבעות על סמך דחיפות וחשיבות.
זה מבטיח שמשימות קריטיות יקבלו את מירב תשומת הלב.
7 לעודד הפסקות:
יש לקדם את החשיבות של הפסקות קבועות כדי למנוע שחיקה ולשמור על רמות פרודוקטיביות גבוהות.
יש לעודד שיטות עבודה הכוללות הפסקות קצרות בשעות העבודה וניצול מלא של זמן ההפסקה, למנוחה.
8 תהליך אופטימיזציה:
יש לסקור ולייעל תהליכים עסקיים באופן קבוע כדי למנוע חוסר יעילות. ייעול זרימות העבודה יכול להפחית משימות מיותרות ולפנות זמן לפעילויות בעלות ערך רב יותר.
9 פגישות אפקטיביות:
יש לעודד יעילות בפגישות על ידי קביעת סדר יום ברור, הגבלת מספר המשתתפים למשתתפים החיוניים והרלוונטיים ביותר ולעמוד במגבלות זמן קפדניות.
יש לקדם את השימוש בכלי תקשורת אסינכרוניים לעדכונים שאינם דורשים דיונים בזמן אמת.
10 תכנון עיצוב מקום העבודה:
יש לתכנן את עיצוב מקום העבודה באופן שימזער הסחות דעת ויקדם מיקוד. זה יכול לכלול יצירת אזורים שקטים, מתן תחנות עבודה ארגונומיות והבטחת תאורה ואוורור טובים.
11 לתמרץ פרודוקטיביות:
יש להכיר בעובדים המפגינים ניהול זמן ופרודוקטיביות יוצאי דופן ולתגמל אותם על כך.
זה יכול להיות באמצעות בונוסים, הכרה פומבית או הוספת ימי חופשה. חיזוק חיובי יכול להניע אחרים לשפר את שיטות הפרודוקטיביות שלהם.
12 שגרה של משוב קבוע:
יש לערוך פגישות קבועות של אחד על אחד בין מנהלים ועובדים כדי לדון בהתקדמות, באתגרים ובאסטרטגיות לניהול זמן.
משוב והדרכה מותאמים אישית יכולים לעזור לעובדים לשפר את הפרודוקטיביות שלהם.
13 מינוף טכנולוגיה ואוטומציה:
יש להשתמש בכלי אוטומציה לטיפול במשימות שחוזרות על עצמן. זה יכול לכלול מסנני דואר אלקטרוני, מערכות דיווח אוטומטיות וכלים לניהול קשרי לקוחות. אוטומציה מפנה זמן לעובדים להתמקד בפעילויות אסטרטגיות יותר.
14 בינה מלאכותית ואנליטיקה:
יש להשתמש בכלים של בינה מלאכותית ואנליזות כדי לזהות דפוסי פרודוקטיביות וצווארי בקבוק.
התובנות שהושגו יכולות לעזור למנהלי משאבי אנוש לקבל החלטות מושכלות לגבי היכן למקד את ניהול הזמן ושיפור הפרודוקטיביות.
