ארגונים שעדיין לא הקימו צוותי ניהול משברים, כוחות משימה וועדות לתכנון תגובה המותאמת למצב, כדאי שיעשו זאת. לתוכנית הקמת צוות ניהול משברים בהתאמה למשבר הקורונה ראו גם: צוות משולב שירוכז ע"י משאבי אנוש להתמודדות עם השלכות הקורונה.
מדובר בכוח משימה שהתפקיד המוטל עליו אינו פשוט. על חבריו להיפגש במפגשים וירטואליים באופן קבוע במטרה לפתח מדיניות ולספק מידע למנהלים ולעובדים החיוניים שנדרשים להגיע לעבודה, מודעות גבוהה מאוד לנושא הקורונה לרבות מניעה וניהול ההיגיינה.
צוותים אלה צריכים להתמקד גם בעיצוב מדיניות לגבי תוכניות המשכיות עסקית, עבודה מרחוק, הדרכת פעולות שוטפות וחיזוי תגובות אפשריות לאירועים עתידיים.
במוקד הדיונים של הצוות יש לדון בנושא הטכנולוגיות הייעודיות לנושא העבודה מרחוק. יש צורך להצטייד במערכות המתאימות כדי שהעבודה מרחוק והתקשורת מרחוק בין הצוותים יהיו אפשריות בצורה קלה ופשוטה ללא סיבוכים ותקלות מותרות.
נושא נוסף שצוות המשימה צריך לדון בו הוא צמצום הנסיעות לעבודה ובמסגרת העבודה והגבלתן.
על הצוות להכין תוכנית לצמצום הפעילות לפעילות קריטית בלבד, והעברת פעולות קריטיות לאזורים מבודדים ככל הניתן.
בנוסף, על צוות המשימה המיוחד להעביר הנחיות ברורות וד משמעיות לכל עובד לגבי האפשרות שהוא נדבק או שהה בקרבת אדם שנדבק.
יש לדווח על כך באופן מיידי לצוות משאבי האנוש. ויש לדרוש מאותו עובד שירשום את כל העובדים שהוא היה בקרבתם.
צוות המשימה המיוחד צריך להיות אחראי גם על הגורמים הבאים:
1. פיקוח על רשתות האספקה או על הספקים והתעדכנות שוטפת בנוגע להשפעות אפשריות על האספקה.
2. ביצוע הערכת סיכונים שוטפת בשרשרת האספקה והערכת השפעות על הפעילות, תוך לקיחה בחשבון ספקים חלופיים.
3. אישור תקציב נוסף בארגון לאספקה, או פסק זמן נוסף בתשלום.
4. צמצום או השעיה טוטלית של בונוסים למשתכרים בדרגות השכר הגבוהות ביותר.
5. ניתוח וחיזוי השפעות שוק פוטנציאליות.
6. טיפול בנושאי רווחה רלוונטיים.
7. הנהגת מדיניות עבודה מהבית או מרחוק כחובה, במידת האפשר.
8. סגירת מתקני פנאי בארגון כמו למשל מכוני כושר, קפיטריות ואזורים משותפים.
9. ביצוע תיקונים במדיניות תגמול והטבות עובדים.
10. התחשבות והענקת פסק זמן בתשלום, במידת האפשר, לעובדים שפיתחו סימפטומים, או עובדים שחייבים לטפל בבני משפחה המאובחנים כחולים בקורונה.
11. בכל הקשור להצטיידות בטכנולוגיות שמאפשרות עבודה מהבית בצורה קלה ופשוטה, יש לבדוק גם מערכות התראות על חירום ועדכון פרטי הקשר של העובדים.
12. להמליץ לעובדים שעובדים מהבית לקחת את המחשבים הניידים או הציוד הנייד שלהם הביתה.
13. לרתום את עובדי ה-IT להענקת סיוע שוטף לכל עובד שעובד מהבית ונתקל בבעיות טכניות הקשורות למערכות הטכנולוגיות.
