היערכות לקראת התפטרות של סמנכ"ל היא משימה קריטית עבור מנהלי משאבי אנוש, שכן עליהם לוודא שמתבצע מעבר חלק בין ממלאי התפקיד ולמזער שיבושים בארגון.
היערכות יעילה לקראת עזיבה של סמנכ"ל היא אפשרית אבל לא פשוטה לביצוע.
במסגרת ההיערכות, על מנהלי משאבי אנוש להפחית סיכונים פוטנציאליים ולשמור על יציבות הארגון.
המצב האידאלי הוא שניתן יהיה להתכונן מראש לקראת כל עזיבה של כל מנכ"ל או סמנכ"ל.
אלא שבפועל, במקרים רבים זה לא אפשרי ולכן יש להיערך באופן יזום, לפני שזה מתרחש.
להלן 10 שלבים שיש ליישם במסגרת ההיערכות לקראת התפטרות של סמנכ"ל או מנכ"ל:
1 לפתח תוכניות של מחליפים לתפקידי מפתח ותפקידי ניהול בכירים:
יש לפתח באופן יזום תוכניות של טיפוח יורשים לתפקידי ניהול מרכזיים.
במסגרת תוכניות אלה יש לזהות מועמדים פנימיים פוטנציאליים שיכולים להיכנס לתפקידי המפתח לרבות תפקידי הסמנכ"לים או המנכ"ל במקרה של התפטרות.
תכנון רצף איוש המשרות כרוך בהערכת כישוריהם, ניסיונם ופוטנציאל הקידום של העובדים, כמו גם מתן הזדמנויות פיתוח ממוקדות כדי להכין אותם לתפקידי ניהול.
2 שמירה על פייפליין של טלנטים:
יש להקפיד על טיפוח פייפליין של כישרונות לתפקידי ניהול ותפקידי מפתח אחרים על ידי יצירת נטוורקינג, גיוס ויצירת קשר עם מועמדים פוטנציאליים בין אם פנימית בארגון ובין אם חיצונית לו.
בניית מאגר מגוון של מועמדים בעלי מיומנויות רלוונטיות מאפשרת להבטיח שלרשות מנהלי משאבי אנוש עומדות מספיק אופציות בעת איוש משרות פנויות של מנהלים, ומפחיתה את הסיכון למחסור בכישרונות.
3 תיעוד אחריות ותהליכים מרכזיים:
יש לתעד תחומי אחריות בתפקידי מפתח, תהליכים ונהלים הקשורים לתפקיד ההנהלה כדי להבטיח המשכיות ולאפשר מעבר חלק ליורשים.
תיעוד זה צריך לכלול מידע על פרויקטים מתמשכים, בעלי תפקידי מפתח, היקף הסמכות לקבלת החלטות וכל היבט קריטי אחר של התפקיד.
4 לעיין בחוזי העסקה והסכמי עבודה:
יש לעיין בחוזה העבודה של המנהל העוזב, בהסכמי הסודיות, בהסכמי אי התחרות ובמסמכים משפטיים רלוונטיים אחרים, כדי להבין את זכויותיו וחובותיו של הסמנכ"ל (או המנכ"ל) בעת התפטרותו.
יש לוודא עמידה בהתחייבויות חוזיות ודרישות משפטיות לאורך תהליך ההתפטרות.
5 תקשורת אפקטיבית:
יש לקיים תקשורת פתוחה ושקופה עם העובדים לגבי התפטרות הסמנכ"ל או המנכ"ל או בעל תפקיד מפתח אחר ולגבי תוכניות הארגון לניהול המעבר.
יש לספק לעובדים ביטחון לגבי יציבות הארגון, מחויבות להמשכיות, והצעדים הננקטים לאיתור מחליף מתאים.
6 לערוך ראיונות עזיבה:
יש לערוך ראיונות עזיבה עם המנהל העוזב כדי לקבל משוב, תובנות והמלצות לשיפור האפקטיביות של הארגון וטיפול בכל נושא שאולי תרם להתפטרותו.
יש להשתמש במשוב זה כדי לייעד אסטרטגיות עתידיות לניהול כישרונות ולשפר את מאמצי שימור העובדים.
7 ניהול קשרי תפקידי מפתח:
יש לנהל באופן יזום קשרים עם בעלי תפקידי מפתח, לרבות חברי דירקטוריון, מנהלים בכירים, לקוחות ושותפים חיצוניים, כדי להבטיח המשכיות הפעילות וכדי לשמור על אמון בהנהלת הארגון במהלך תקופת המעבר.
יש לעדכן את בעלי תפקידי המפתח לגבי תוכניות היורשים, הסדרי מנהלי דרג הביניים וכל השפעה אפשרית על פרויקטים או יוזמות מתמשכים.
8 לספק תמיכה למנהלים שעוזבים:
יש להציע תמיכה וסיוע לסמנכ"ל העוזב לאורך תהליך ההתפטרות, כולל הדרכה לגבי הליכי העזיבה, תכנון המעבר וייעוץ קריירה אם ירצה בכך.
שמירה על מערכת יחסים חיובית עם המנהל העוזב יכולה לעזור להקל על מעבר חלק ולשמור על רצון טוב לאינטראקציות עתידיות.
9 להקל על העברת ידע מהמנהל העוזב למחליפו בתפקיד:
יש להקל על העברת הידע ושיתוף המידע בין המנהל העוזב למחליפו בתפקיד כדי להבטיח מעבר חלק של תחומי אחריות.
10 לערוך סקירה לאחר התפטרות:
לאחר עזיבתו של המנהל הבכיר יש לערוך סקירה שלאחר ההתפטרות כדי להעריך את האפקטיביות של תהליך המעבר, להפיק לקחים וליישם את כל השיפורים הנדרשים למאמצי תכנון טיפוח היורשים בעתיד.
