10 טיפים לקליטה נכונה של עובדים

לעיתים מתקיימת נטישה של עובדים לאחר תקופת עבודה קצרה, גם אם אתה כמנהל משאבי אנוש בצעת את תהליך הגיוס בצורה הטובה והמקצועית ביותר. 

עובדים חדשים לא תמיד מתקבלים בברכה בקרב חבריהם לצוות. לעיתים עקב חשש של אחד או יותר מאנשי הצוות באשר למקומם בחברה, לעיתים כיוון שהצוות אליו העובד נקלט, לא יודע בנוגע לעובד החדש ותפקידו. בנוסף לבעיות בקליטה בצוות, קליטה לא אפקטיבית של עובד בחברה יכולה להיות תוצאה של תהליך קליטה עמוס ומתיש, חוסר בהכשרה וליווי מתאימים לתפקידו בחברה ואפילו איכות הטכנולוגיה, הריהוט ומבנה המשרד בו הוא יושב. כיצד ניתן לשפר את תהליך קליטת העובדים בחברה ולצמצם ככל האפשר מקרי נטישה? להלן עשרה טיפים:

הכן את הצוות לקליטת העובד החדש

לצוות אליו ישויך העובד, יש תפקיד חשוב ומכריע באופן קליטתו בחברה. אם הצוות יגלה נכונות להכירו וסובלנות כלפיו, כך העובד החדש יחוש נוח ויתאקלם ביתר קלות. על מנת לוודא שאף אחד מאנשי הצוות אינו חש מאוים או חושש על תפקידו בשל הקליטה, יש להכין את הצוות בטרם העובד מתחיל לעבוד. על המנהל לקיים שיחה עם אנשי הצוות, להסביר בפירוט אילו תפקידים העובד החדש ימלא, לספר להם עליו כמה שאפשר ולתת להם רקע על הניסיון הקודם שלו והחברות בהן עבד. כך העובדים יחושו יותר נוח לקבל את העובד, ירגישו פחות מאוימים, ומעצם הידיעה על המקומות הקודמים בהם עבד, יתאפשרו להם נושאי שיחה ראשוניים עם אותו העובד.

הכן את המשרד הייעודי

גם למשרד בו העובד ימוקם, יש תפקיד חשוב באיכות הקליטה שלו. ישנו הבדל משמעותי בין הגעה למשרד מוזנח ומנוכר, מלא טפסים וניירת, עם טכנולוגיה מרושלת וריהוט מרופט. משרד מוקפד, נקי המאובזר בטכנולוגיה מתקדמת ובעל נוף מעניין, מייצר אווירה נעימה לעובד החדש ומספק לו את התחושה המוצדקת שכניסתו לחברה מבורכת וכי החברה משקיעה בו. משרדו של העובד הוא המקום בו הוא יישב מרבית שעות היום, ממנו הוא יעבוד ויפתח ומשם הוא יעלה את רעיונותיו היצירתיים. לכן ההשקעה במשרד אינה משהו שניתן לוותר עליו.

הסבר על המבנה הארגוני

ביום בו העובד מגיע לחברה, חשוב לספק לו מידע מדויק לגביי המבנה הארגוני של החברה. החל ממדיניות החברה בנושאים חשובים, דרך תפקידם ומקום מושבם של אנשי המפתח ועד להיכרות עם אנשי החברה.

הכרת הבניין

כשעובד חדש מגיע לחברה הכל זר לו. כל מה שנראה לכם מוכר וטריוויאלי, מבחינתו זה חדש. לכן חשוב מאוד שמנהלו האישי של העובד שמקבל אותו לעבודה ביום הראשון, יערוך עמו סיבוב היכרות במבנה החברה ועם כמה מהעובדים, על מנת שהוא ילמד ויכיר את הארגון. בנוסף, יש להכיר לו את מבנה הבניין, השירותים, פינות הקפה, חדרי הישיבות וכל מתקן בו הוא יצטרך להשתמש במהלך עבודתו.

היררכיה

גם בנושא ההיררכיה הארגונית יש לספק לעובד מידע רלוונטי. להציג לו את המנהלים בחברה, החל ממנהלו האישי ועד להנהלה הבכירה. יש להציג לו את מנהלי משאבי האנוש ואת אפשרויות השיח שלו עם המנהלים כולם.

עומס קליטה

למרות שישנם נהלי קליטה בחברה ולעיתים טפסים רבים שעל העובד למלא, לצורך קליטתו במחלקת כוח האדם או משאבי האנוש, פעמים רבות עומס הניירת וההליכים כל כך גדול שהוא יוצר אנטגוניזם ולחץ ביום הראשון. על מנת להקל בעומס, ניתן לחלק את ערימות הטפסים למספר ימים, כך שהימים הראשונים של העובד בחברה יחולקו נכונה בין היכרויות עם העובדים והמבנה, לימוד התרבות הארגונית וכן מילוי טפסים.

הכשרה

מחסור בהכשרה וכלים לביצוע של העובד את תפקידו בחברה, הוא אחד מגורמי הנטישה המהירה המוכרים ביותר. גם אם העובד עבד בתפקיד דומה לזה שימלא בחברה שלכם, בכל חברה המשימות שונות, הלקוחות אחרים ואפילו הטכנולוגיה אחרת. מאוד חשוב להכשיר את העובד לתפקידו בחברה, ולספק לו תקופת הסתגלות ולמידה שתאפשר לו להיכנס לתפקיד עם ידע ובטחון ככל האפשר. החל מהסבר מקיף על הלקוחות מולם הוא יעבוד, דרך המשימות הקרובות שלו ועד לתוכנות המחשב עליהם בהם ישתמש, כל מידע רלוונטי לתפקיד שלו צריך להיות מועבר היטב. מלבד זאת, ככל שההכשרה תעשה מהר יותר, כך העובד ירגיש נוח ובטוח במקום שלו בהתאם.

ארוחת צהריים

ארוחת צהריים לא נועדה רק לאכילה כי אם למפגש חברתי, הפסקה מהעבודה וחידוש אנרגיות. לארוחת הצהריים בחברות יש משקל חשוב בגיבוש העובדים ושמירה על האנרגיה שלהם. על העובד החדש להשתתף בארוחת הצהריים עם יתר העובדים כבר מהיום הראשון, כדי לספוג את האווירה החברתית ולהרגיש חלק מהצוות. כך שגם אם בדיוק הטלתם עליו משימה או טפסים שעליו למלא, רצוי שתדחו זאת לשעה מאוחרת יותר, על מנת שלא יפסיד את ארוחת הצהריים.

פעילויות חברה

פעילויות חברה כגון טיולים משותפים, ימי גיבוש, נופשים ואפילו הדרכות חוץ, הם מרכיב מהותי בגיבוש הצוות והעובדים. חשוב שהעובד יכיר את הפעילויות החברתיות שהחברה מיישמת, את הטיולים וימי הגיבוש שנערכו בעבר ואלו שעתידים לבוא. כך העובד יקבל ערך מוסף לעבודתו ויחוש שיש לו למה לצפות מבחינה חברתית.

שיחה עם העובד

על מנת שהעובד ירגיש כי אתם מתעניינים בשלומו ודואגים לקליטתו ולתחושותיו בימים הראשונים, על מנהל משאבי האנוש לבצע שיחה או מספר שיחות התעניינות עם אותו עובד בימים הראשונים. חשוב לשאול לשלומו, לשאול על תחושותיו הראשוניות לגביי החברה ולגביי התחושה שלו באשר לקליטתו. כמובן לוודא שהוא חש שיש לו מענה מכם בשעת הצורך.