השינויים המהירים שחלים בשווקים והתחרותיות הגוברת, מגבירים במידה משמעותית את הדרישות ממחלקת משאבי האנוש.
המשמעות בפועל היא שפעילותה של מחלקת משאבי האנוש חייבת לגדול ולהתרחב במידה משמעותית במהלך טווח זמנים קצר יחסית.
אלא שהתקציב של מחלקת משאבי האנוש, במקרים רבים, לא גדל באותו קצב כמו הגידול בדרישות, ולעיתים הוא אף לא גדל כלל.
כל ההתפתחויות הללו מציבות בפני מנהלי משאבי האנוש את האתגר: איך להרחיב את פעילותה של מחלקת משאבי האנוש בלי להגדיל את התקציב, כלומר בתקציב נתון, או כזה שגדל בקצב איטי יותר לעומת קצב הגידול הנדרש בפעילות המחלקה.
הגדלת פעילות משאבי האנוש בקנה מידה משמעותי, בלי שיוקדשו לשם כך היקפי הוצאות משמעותיים, דורשת שילוב של יעילות, תכנון אסטרטגי ומינוף משאבים זמינים.
אימוץ של טכנולוגיות מתאימות, אופטימיזציה של תהליכים והתמקדות בפיתוח כישרונות, יאפשר למנהלי משאבי האנוש לנווט בהצלחה באתגרי צמיחה תוך שמירה על מסגרת העלויות.
במילים אחרות, הרחבת פעילות משאבי אנוש ללא גידול משמעותי בהוצאות דורש גישה אסטרטגית.
להלן 10 טיפים איך להרחיב את פעילות מחלקת משאבי אנוש ביעילות ללא הגדלת עלויות:
1 ניצול חכם של הטכנולוגיה:
יש לאמץ טכנולוגיות משאבי אנוש חסכוניות שחוסכות ממנהלי משאבי האנוש את הצורך לבצע את המשימות חוזרות ונשנות בתחומים כמו גיוס, הכשרות וניהול ביצועים.
מערכות מעקב אחר מועמדים וצ'אטבוטים יכולים לייעל תהליכים ללא השקעה כספית משמעותית.
2 הטמעת פורטלי שירות עצמי:
רצוי ליצור פורטלי שירות עצמי לעובדים כדי לגשת למידע על משאבי אנוש, לשלוח בקשות ולעדכן פרטים אישיים.
זה מפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי על צוות משאבי אנוש ומאפשר לעובדים לנהל משימות מסוימות באופן עצמאי.
3 מיקור חוץ של פונקציות שאינן בליבת הפעילות של המחלקה:
כדאי לשקול לבצע מיקור חוץ (להוציא לפרילנסרים או חברות חיצוניות קטנות) של פונקציות משאבי אנוש שאינן בליבת הפעילות, כמו למשל עיבוד שכר, ניהול הטבות או בדיקות רקע. זו יכולה להיות דרך חסכונית לקבל גישה למומחיות בלי לשכור לשם כך צוות שכירים נוסף.
4 סידורי עבודה גמישים:
יש לבחון סידורי עבודה גמישים, כגון עבודה מרחוק או לוחות זמנים גמישים, שיכולים לשפר את שביעות רצון העובדים ושימורם ללא צורך בהשקעות משמעותיות בתשתית.
זה יכול גם להרחיב את מאגר הכישרונות על ידי מתן גישה לעובדים מרוחקים הממוקמים באיזורים גיאוגרפים רחוקים, כולל עובדים במדינות שמעבר לים.
5 צוות משאבי אנוש חוצה תפקידים:
כדאי לשלב בצוות משאבי האנוש עובדים שכל אחד מהם מסוגל לטפל בכמה תפקידים שונים.
זה משפר את הרבגוניות של הצוות, ומאפשר לבצע במהירות פעולות, גם בתקופות שיא, ללא צורך בגיוס עובדים נוספים. בנוסף, זה מפחית את הסיכון לצווארי בקבוק כאשר חברי צוות מסוימים אינם זמינים.
6 התמקדות בפיתוח עובדים:
יש להשקיע בפיתוח מקצועי של העובדים כדי לטפח כישרונות בתוך החברה ולחסוך את היציאה לגיוסים מבחוץ.
על ידי העלאת מיומנויות של עובדים קיימים, מנהלי משאבי אנוש יכולים להבטיח שכוח העבודה מצויד להתמודד עם אחריות מוגברת, ולהפחית את הצורך בגיוס עובדים חיצוניים.
7 הטמעת תהליכי עבודה זריזים:
יש לאמץ תהליכי עבודה זריזים כדי להגיב במהירות לדרישות המשתנות. ניתן ליישם מתודולוגיות זריזות, הנפוצות בניהול פרויקטים, מה שמאפשר לאנשי הצוות להסתגל במהירות וביעילות.
8 עידוד תוכניות חבר מביא חבר:
יש ליישם ולעודד תוכנית חבר מביא חבר כדי להתחבר לרשתות העובדים הקיימות לצורך רכישת כישרונות.
גישה חסכונית זו גורמת לרוב לגיוס עובדים באיכות גבוהה יותר ויכולה להפחית את עלויות הגיוס.
9 תכנון כוח אדם אסטרטגי:
יש לבצע תכנון כוח אדם אסטרטגי כדי לזהות מיומנויות קריטיות הדרושות לצמיחה.
התאמת מאמצי הגיוס ליעדים אסטרטגיים מאפשרת למנהלי משאבי אנוש לתעדף משאבים במקומות בהם יש להם את ההשפעה הגדולה ביותר.
10 מדידה וביצוע אופטימיזציה:
יש ליישם מדדי ביצועים מרכזיים ולהעריך באופן קבוע תהליכי משאבי אנוש לצורך יעילות.
מדידה מתמדת ואופטימיזציה של זרימות עבודה מאפשרות למנהלי משאבי אנוש לזהות תחומים לשיפור, לייעל את התפעול ולמנוע הוצאות מיותרות.
