מנהל משאבי אנוש אמון על ניהול ההון האנושי ומתוקף ההגדרה הכללית הזו, ומתוקף היותנו 'קודם כל בני אדם', יש למנהלי משאבי אנוש (וכן, בעיקר למנהלות משאבי אנוש) נטייה לטפל בהון האנושי במקום לנהל אותו.
עובדים מגיעים למקום עבודה כשהם סוחבים איתם בעיות, לחצים, חרדות ולעתים גם אבל. כל אלו משפיעים על התפקוד שלהם בעבודה ולכן דורשים התייחסות של מנהל משאבי אנוש אולם, מנהל משאבי אנוש לא שם כדי לסייע להם לפתור את הבעיות הפרטיות שלהם אלא כדי לוודא שבעיות אלו לא ישפיעו על התפקוד בעבודה. זה נשמע לכאורה same-same אבל יש כאן אבחנה דקה וחשובה בין לטפל בבעיה לבין לטפל בעובד.
רייצ'ל קלמנטס, מנהלת משאבי אנוש ב-Center for Corporate Health באוסטרליה: "כאשר העובד מגיע 'טעון', כאשר הוא נסער, עצוב או חווה מתחים, תפקידו של מנהל משאבי אנוש מתחיל בלזהות את הבעיה וממשיך בלתת מענה. עליו מוטלת האחריות לזהות את מקור הביעה ולפתח תכנית ניהולית שתיתן מענה לבעיות מסוג זה במאקרו ולמקרה הספציפי במיקרו."
על פי קלמנטס (מתוך ריאיון לאתר משאבי אנוש HR Online) הצעד הראשון הוא כאמור לזהות את מקור הבעיה עם דגש על השאלה: האם הבעיה היא בגלל העבודה או מסיבות אישיות שאינן קשורות לעבודה. כדי לאבחן את מקור הבעיה, יש לנהל עם העובד שיחה דיסקרטית, בסביבה שקטה ותומכת. מנהל משאבי אנוש לא צריך לגשת לעובד כמי שבא לפתור את הבעיה אלא, בשלב הזה, הוא צריך לגשת לעניין כמי שבא להבין את מקור הבעיה. אם אין לכם תשובות / פתרונות, זה בסדר. המטרה שלכם היא לדובב אותו, להקשיב, לנתח ולהבין בשלב הזה.
מכאן התסריט מתחלק לשני תרחישים: האחד – הבעיה היא אישית ואיננה קשורה לעבודה. השני – הבעיה קשורה לעבודה (כאן נדרש טיפול מקצועי ואקטיבי יותר).
במקרה של בעיה אישית אשר איננה קשורה לעבודה, יש להציב גבולות ברורים כבר בשלב הראשון. קלמנטס: "יש להגיד לעובד משהו כמו 'זה נשמע שאתה עובר/ת תקופה לא פשוטה בחיים האישיים שלך, אני אולי לא האדם הנכון לדבר אתו / לשתף אותו בבעיה… בוא נראה למי את/ה יכול/ה לפנות ומי כן יכול לסייע לך ולתמוך בך בשלב הזה….".
ניתן להמליץ לעובד לפנות לטיפול מקצועי ואפילו לבדוק תחילה איזו מסגרת יכולה לעמוד לרשותו (אם יש לו ביטוח בריאותי המכסה גם סיוע נפשי וכיו"ב). אם העובד מתקשה, אפשר לסייע לו על ידי כך שמציגים בפניו רשימת מטפלים או מרפאות או סוגי טיפולים. אפשר להציע לו לבדוק עבורו את האופציות ואפילו לזמן עבורו תור (כל זה מותנה הסכמה מראש מצד העובד).
גם כשמדובר על בעיות אישיות של העובד, חשוב לשמור על מעורבות אמנם במינון, אבל כן לקיים שיחות המשך כדי לראות שהעובד נמצא באיזשהי מסגרת והוא בתהליך של טיפול.
קלמנטס: "מצב שבו המעסיק מעורב מידי בחייו האישיים של העובד הוא מצב מסוכן. ראשית כל, לא תמיד יש לנו את הידע וההכשרה לטפל בבעיות אישיות. שנית, עובדים במצב 'רגיש' נוטים לחשוף יותר מידע ממה שהיו בוחרים לחשוף בתקופה אחרת בחייהם. המידע הרגיש שנמצא כיום בידי המעסיק ו/או מנהל משאבי אנוש גורם להם להרגיש חשופים / ערומים וזה רק מקדם חרדות ותסכול. לכן, צריך להציב גבולות ולשמור על גבולות אלו מבעוד מועד באמצעות מדיניות ארגונית ברורה ואחידה לסוגייה הזו."
